Als uw thuiskantoor vol papieren ligt, is het digitaliseren van deze documenten niet zo'n lastige taak als u misschien had gedacht. U heeft geen grote flatbedscanner of dure software nodig: u heeft alleen uw smartphone en Google Drive nodigofiOS.
Laad Google Drive, richt de camera van uw telefoon op een document en u kunt er een pdf van maken die veilig in de cloud kan worden opgeslagen, en die net als elk ander bestand in Google Drive kan worden gesorteerd en doorzocht. U kunt uw papieren mappen en misschien zelfs hele archiefkasten opruimen, voor een nettere en meer georganiseerde fysieke ruimte.
Er zijn andere apps die dit kunnen, waaronder Dropbox en de Apple Notes-app, maar hier concentreren we ons op Google Drive. Het is beschikbaar op internet en voor elke telefoon en tablet (en is vooraf geïnstalleerd op de meeste Android-apparaten), sluit naadloos aan bij andere Google-apps en -services en bevat een verscheidenheid aan handige hulpprogramma's voor bestandsbeheer.
Uw documenten scannen
Het enige dat u hier echt hoeft te doen, is Google Drive op uw telefoon installeren, uw documenten opstapelen en gereed maken, en een vlak oppervlak vinden om ze te scannen. Google Drive kan tot op zekere hoogte compenseren voor documenten die onder een hoek of bij wisselend licht zijn gescand, maar voor de beste resultaten heeft u een schone, vlakke en goed verlichte ruimte nodig.
Open Google Drive op Android en je ziet een+(plus)knop omlaag in de rechterbenedenhoek: Tik hierop en vervolgensScannenom aan de slag te gaan. In Google Drive voor iOS krijg je ook een B (plus)-knop, maar dan moet je kiezenDocument scannen. U zult dan zien dat de camera van uw apparaat is geactiveerd en dat de hoofdscaninterface verschijnt.
Meer informatie:Hoe u op internet kunt zoeken (minus AI Junk & Clutter) met Google in Safari voor Mac
Het scanproces werkt enigszins anders, afhankelijk van uw apparaat. Op Android zou automatisch scannen standaard moeten zijn ingeschakeld: richt de camera van uw telefoon op een document en het moet worden herkend en gescand. Ga door met het scannen van extra pagina's indien nodig en tik vervolgens op de pijl naar rechts (rechtsonder). Tik op de hoofdsluiterknop in het midden om automatisch scannen in of uit te schakelen, en op het afbeeldingspictogram aan de linkerkant om een pagina uit de kombuis van je telefoon te kiezen.
Als u iOS gebruikt, zou automatisch scannen ook moeten zijn ingeschakeld, dus richt de camera van uw telefoon op een pagina om deze te laten herkennen en vastleggen. Tik op de knopAutoknop (rechtsboven) om dit te wijzigenHandmatig, waarbij u elke keer op de ontspanknop moet drukken (tik nogmaals op de knop om terug te gaan naarAuto). Blijf pagina's op dezelfde manier scannen totdat u klaar bent om het hele document op te slaan en klik vervolgens opRedden.
Het volgende scherm dat u ziet, varieert ook afhankelijk van het platform. Met iOS kun je in principe gewoon een bestandsnaam en een map in je Google Drive kiezen, terwijl je op Android verschillende verbeteringen of filters op je pagina's kunt toepassen, individuele pagina's indien nodig opnieuw kunt vastleggen en pagina's kunt bijsnijden of roteren - en je kunt vervolgens op tikkenVolgendeom een bestandsnaam en map te kiezen.
Beheer uw documenten
Documenten kunnen het beste via internet worden bekeken en beheerd. Schermafbeelding: GoogleNadat u uw pagina's heeft gescand, kiest u uw bestandsnaam, kiest u een Google Drive-map en tikt u op de knop Uploaden. U zult zien dat het document wordt overgebracht naar de cloudopslag. Dat betekent dat het beschikbaar is via Google Drive op elke telefoon of tablet waarop u bent ingelogd, en via Google Driveop internet.
Er zijn verschillende manieren om bestanden in Google Drive te beheren. Dit kunt u het gemakkelijkst doen via de webinterface. Klik met de rechtermuisknop op een document en u ziet opties om het te downloaden, te hernoemen en te kopiëren, en om het met andere mensen te delen. KiezenOrganiserenvanuit dit submenu en u kunt het bestand in een specifieke map plaatsen.
Alles wat u scant via de mobiele Google Drive-app wordt opgeslagen als pdf. Deze bestandstypen kunnen worden doorzocht in Google Drive: Voer uw zoekopdracht in het zoekvak in en in de resultaten ziet u PDF's met de door u opgegeven tekst erin.
Dubbelklik op een gescande PDF op de webpagina en deze wordt op volledig scherm geopend. Vanuit deze interface kunt u het bestand afdrukken of downloaden en uw keuze makenOpenen met Google Documenten. Dit betekent dat Google Drive zal proberen de PDF om te zetten in een bewerkbaar document, waarbij de lettertypen en lay-outs zoveel mogelijk behouden blijven. U kunt dit onlinebestand vervolgens bewerken en eraan werken zonder de originele PDF te beïnvloeden.
PDF's nemen niet veel ruimte in beslag in de cloud, maar Google geeft je slechts 15 GB gratis ruimte in Gmail, Google Foto's en Google Drive. Als u meer ruimte nodig heeft om uw gedigitaliseerde documenten op te slaan, moet u zich aanmeldenvoor een Google One-abonnement: Prijzen beginnen bij $ 2 per maand voor 100 GB extra ruimte.