Als u een pc heeft gehad, denkt u misschien dat u geen Microsoft Word-tips nodig heeft. Het bestaat tenslotte al 40 jaar en al zijn geheimen zijn al lang geleden blootgelegd. Jongen, hebben we nieuws voor je?
Of je Word nu de hele tijd gebruikt of het alleen opent als je je cv moet afstoffen, je zult een beetje dieper moeten waden dan vetgedrukt en onderstrepen om er echt het maximale uit te halen. Gelukkig voor jou hebben we onze pan in de rivier van opties gedompeld en er advies uit gehaald dat puur goud is.
1. Maak neptekststukken met de lorem ipsum-tool
Mensen die niet met woorden werken, weten misschien niet dat lorem ipsum het Simlish van het geschreven woord is. Het zijn gewoon wartaal: op woorden lijkende brokken letters die mensen helpen te visualiseren hoe tekst eruitziet op een website of in een tijdschrift, boek of gestileerd document.
[Gerelateerd: word een betere schrijver met deze online tools]
Als u meer geneigd bent documenten te ontwerpen in plaats van ze te schrijven, of als u het opstellen van concepten graag uitstelt door met het paginaformaat te rommelen, kunt u lorem ipsum in Word gebruiken. U hoeft niet eens een menu te openen: typ gewoon=Overlevering()ergens op de pagina, druk opBinnenkomen, en je bent helemaal klaar.
Standaard maakt de opdracht vijf korte alinea's met tekst. Als dat niet genoeg voor je is, kun je Word laten weten hoeveel je er wilt hebben door een getal tussen haakjes toe te voegen. Dus als je 12 alinea's wilt, typ dan= Overlevering (12)en geniet van uw vrije tekst.
2. Voeg een live tijdstempel toe aan uw werk
Als u een documentsjabloon heeft dat u voortdurend moet bijwerken met de huidige datum, heeft Word een hulpmiddel dat voorkomt dat u naar de hoek van uw scherm hoeft te kijken terwijl u fluistert: "Welke dag is het?" aan jezelf.
U kunt een tijdstempel aan een document toevoegen door naar deInvoegentabblad en klik op deDatum en tijd invoerengereedschap: het is een klein pictogram dat een kalender toont met een klok erbovenop, links van deVergelijkingknop.
In het venster dat verschijnt, kunt u kiezen uit een lange lijst met tijdnotaties, zoals de klassieke tweecijferige 'maand/dag/jaar', of zelfs een notatie die de exacte seconde bevat waarop u deze in het document hebt ingevoegd. Standaard is deze functie statisch, tenzij u het vakje direct onder de lijst ernaast aanvinktAutomatisch bijwerken. Als u klaar bent, klikt u opOKen je bent klaar om te gaan.
Als u samenwerkt met mensen in andere landen of in een andere taal werkt dan de standaardtaal van uw systeem, kan deDatum en tijd invoerenvenster biedt een vervolgkeuzemenu waarin u het taalgebruik en de datumnotatie-opties ermee kunt wijzigen. Microsoft zal u onmiddellijk de talen laten zien die u aan uw besturingssysteem hebt toegevoegd, dus als u er een moet gebruiken die daar niet wordt vermeld, moet u deze toevoegen viaInstellingen, gevolgd doorTijd & taal(Windows), ofSysteeminstellingen>Algemeen>Taal & Regio(macOS).
3. Onderteken documenten in Microsoft Word
Op een gegeven moment moest je voor het ondertekenen van een document dat je via e-mail ontving, het afdrukken, ondertekenen en er vervolgens een foto van maken. Of erger nog: scan het. Tegenwoordig kunt u met Word het fysieke aspect van het ondertekenen van een document met deVormenoptie.
Ga naar deInvoegentabblad, klik opVormenen kies het kronkeltje eronderLijnen. Hierdoor kunt u uw cursor als pen gebruiken om uw handtekening te tekenen, die u vervolgens door het document kunt verplaatsen en deze zelfs kunt kopiëren/knippen en plakken wanneer u maar wilt. Natuurlijk is het tekenen van uw handtekening met een muis niet de gemakkelijkste of meest comfortabele taak, maar met een beetje oefening wordt het gemakkelijker.
Aan de andere kant, als u een belangrijk document ondertekent en de aanblik van uw wankele handtekening niet de hele tijd kunt verdragen, is er een andere optie. Als u een Office 365-abonnee bent en een pc heeft, kunt u deze gebruikenom te ondertekenen met behulp van de tekenfunctie.
Ga naar deTekenentabblad en zet de tuimelschakelaar hierboven aanTeken met trackpad. Word toont u een rechthoekig gebied op het scherm. Vul het door met uw vinger op uw trackpad te tekenen. U hoeft niet naar beneden te drukken of zoiets, schuif gewoon uw cijfer rond. Gebruik twee vingers om het gebied naar een andere plaats op het scherm te verplaatsen (handig als u een vakje moet aanvinken) en druk op een willekeurige toets als u klaar bent. Uw krabbels gedragen zich dan als objecten waarvan u het formaat kunt wijzigen en die u door het document kunt kopiëren/knippen en plakken.
4. Sluit afleidingen af met de Focus-modus van Microsoft
Eén ding dat Word (of welke tekstverwerker dan ook) niet voor u kan doen, is feitelijk schrijven wat u moet schrijven. Je kunt elders inspiratie opdoen, maar uiteindelijk moeten jouw woorden de jouwe zijn. Hoe eenvoudig dat ook klinkt, het is niet eenvoudig om te doen.
Help uzelf door afleiding te vermijden met de Focus-modus van Microsoft. Met deze functie wordt uw document op volledig scherm met een zwarte achtergrond weergegeven, zodat u letterlijk niets anders hoeft te doen dan woorden in te typen. De standaardweergave geeft niet eens de hoofdnavigatiebalk of het lint weer met alle opties die u gewend bent. Maar ze zijn er nog steeds. Beweeg de aanwijzer gewoon naar de bovenkant van het scherm en de opties rollen naar beneden. Oh, en het geheel is monochroom, dus je wordt niet afgeleid door mooie kleuren.
Ga naar om de focusmodus te activerenWeergaveen kiesFocus. U kunt de functie verlaten wanneer u maar wilt door op te drukkenOplsleutel.
5. Laat Word uw schrijven beoordelen met een leesbaarheidsscore
Zoals we al zeiden, kan Word geen proza voor je schrijven, maar het kan wel een nuttige editor zijn. Het programma kan uw schrijven beoordelen en u vertellen waar u verbeteringen moet aanbrengen, zodat uw tekst geschikt is voor uw publiek.
Als de woorden al op de pagina staan, ga dan naarHulpmiddelen,Spelling en grammaticaen selecteerEditor. Er verschijnt een zijbalk aan de rechterkant van uw scherm met een algemene score voor uw schrijven en drie gebieden waarop u kunt verbeteren:Spelling,Grammatica, EnBeknoptheid. Klik op elk ervan om de suggesties van Word te bekijken. Houd er rekening mee dat dit slechts een programma is, dus het is heel goed mogelijk dat sommige aanbevelingen helemaal niet logisch voor u zijn. Als dat het geval is, kunt u ervoor kiezen om ze te negeren.
Onderaan de zijbalk gebeurt de magie: klik opDocumentstatistieken, en na een paar seconden zie je een venster met details over je document, zoals het aantal woorden en zinnen, en het gemiddelde aantal tekens per woord.
Maar het echt leuke gedeelte zit eronderLeesbaarheid. Daar toont Word u de score van uw tekst op basis van de Flesch Reading Ease en de Flesch-Kincaid Grade Level-indexen. Deze systemen zijn respectievelijk bedoeld om te bepalen hoe gemakkelijk het is om een document te lezen, en welk leesniveau uw publiek op school zou moeten hebben om het volledig en gemakkelijk te kunnen begrijpen.
In het geval van de leesgemakscore geldt: hoe hoger het getal, hoe gemakkelijker het te begrijpen is. Over het algemeen wil je dat wat je schrijft ook zo istussen 70 en 80, wat betekent dat het voor de gemiddelde volwassene vrij eenvoudig te begrijpen zou moeten zijn. De Flesch-Kincaid-index gebruikt ondertussen de leerniveaus van het Amerikaanse onderwijssysteem als parameters en kan je helpen inschatten of je tekst bij je publiek past. Als je bijvoorbeeld op een academische conferentie spreekt, zal een hoge score geen probleem zijn.
Vanaf de bovenkant van de pagina tot de alinea erboven zegt Word dat dit verhaal een leesbaarheidsscore van 65 heeft, wat niet ideaal is, maar daarom hebben we nog steeds menselijke redacteuren. (Als je het je afvroeg: de score verbeterde nadat mijn redacteur eraan had gewerkt.)
6. Selecteer met één klik een hele zin
Over bewerken gesproken: bij het schrijven in Word is het selecteren van tekst een van de beste manieren om zinnen te verplaatsen en te verwijderen wat niet werkt.
Je gebruikt waarschijnlijk snelkoppelingen zoalsShift + pijlom tekst teken voor teken te selecteren, enShift + Option + pijl(Mac) ofShift + Control + pijl(Windows) om het woord voor woord te bespreken. Als je een slager-editor bent, kun je misschien drie keer op een alinea klikken om het geheel te selecteren en te beëindigen. Maar Word biedt nog een andere mogelijkheid: met één klik één zin selecteren. De truc is om vast te houdenCommando(Mac) ofControle(Windows) terwijl u het doet.
Aanbevolen lees:Hoe u gratis Microsoft Word en Excel kunt gebruiken
7. Spring tussen populaire bewerkingsplekken
Een meer niche, maar nog steeds nuttige tip is om een sneltoets te gebruiken om tussen bewerkingen te springen. HitShift+F5en Microsoft brengt u terug naar de laatste plaats waar u uw tekst hebt bewerkt. Druk er nog een keer op en je gaat naar de vorige.
Houd er rekening mee dat als uw laptop of toetsenbord de F-toetsenrij gebruikt voor andere functies (zoals het dempen van uw computer of het aanpassen van de helderheid van uw scherm), u mogelijk deFunctieofFnsleutel vóór die snelkoppeling. Hierdoor weet uw computer dat u F5 als F5 gebruikt en bent u niet van plan om bijvoorbeeld de achtergrondverlichting van uw toetsenbord aan te passen.
Dit is ongelooflijk handig als u een bijzonder lang document aan het herzien bent, of als u zich in de laatste bewerkingsfase bevindt, waarbij de wijzigingen schaars kunnen zijn en ver van elkaar verwijderd zijn.
8. Zoek en vervang onzichtbare karakters
Als je ooit met een sterk opgemaakt document hebt geworsteld of je hebt afgevraagd waarom het indrukken van de Enter-toets je niet de juiste spatiëring geeft, kom je mogelijk verborgen of onzichtbare tekens tegen.
Zie je, de meeste dingen in een document hebben een karakter, zelfs de ruimte tussen alinea's. Als je wilt zien waar je mee te maken hebt, kun je Microsoft vragen je dit te laten zien door op te drukkenCommando + 8(Mac) ofCtrl+Shift+8(Vensters). Als je dat doet, zie je een aantal nieuwe personages in een andere kleur verschijnen. Enkele van de meest voorkomende zijn een hangend punt tussen woorden, wat staat voor een enkele spatie, en een naar links gerichte “P”, wat betekent dat er een enkele alinea-einde is.
U zult deze snelkoppeling waarschijnlijk niet gebruiken voor eenvoudige documenten, maar als u een sjabloon gebruikt die u in Word of online hebt gevonden, kan dit u helpen te begrijpen wat er mis is als het bestand zich niet goed gedraagt.
9. Bescherm uw documenten met een wachtwoord
Niet alles wat u schrijft, mag iedereen lezen, en als u er zeker van wilt zijn dat zelfs de meest nieuwsgierige spionnen niet lezen waar u aan werkt, kunt u Word-documenten beveiligen met een wachtwoord.
Afhankelijk van de versie van Word die u heeft, kunt u deze optie vinden door op te klikkenBestand,Info, en danBescherm document. Het volgende menu geeft u een lijst met dingen die u kunt doen, zoals het beperken van bewerkingen of het alleen bepaalde mensen toegang geven tot het bestand. Maar als u een veiliger route wilt gaan, kies danVersleutel met wachtwoorden volg de instructies.
[Gerelateerd: stop nu al met het kiezen van slechte wachtwoorden]
In de 2023-versie van Word vindt u deBescherm documentoptie onder deBeoordelingtabblad. In het volgende venster ziet u een aantal dingen die u kunt doen, van het instellen van een wachtwoord om toegang te krijgen tot het document, tot het vereisen van inloggegevens voor specifieke acties zoals het bekijken van opmerkingen, bewerken of het bijhouden van wijzigingen. Voer uw wachtwoord in (onthoud het of bewaar het op een veilige plaats) en klikOKafmaken.
10. Lijn alle objecten perfect uit
Als het gaat om het invoegen van objecten in uw document, geeft Word u veel vrijheid. U kunt afbeeldingen, video's, GIF's en doodles insluiten en ze verplaatsen waar u maar wilt.
Maar al die vrijheid maakt het soms moeilijk om te bepalen of de grafieken die u aan uw jaarverslag toevoegt, daadwerkelijk goed zijn uitgelijnd. En je hebt te veel uren gewerkt om een beeld je dag te laten verpesten.
Gebruik een raster om er zeker van te zijn dat alles is waar het moet zijn. Onder deIndelingtabblad, klikUitlijnenen kies uit het vervolgkeuzemenuRasterlijnen bekijken. Deze optie legt onmiddellijk een raster over het werkgebied van uw pagina, dat u als referentie kunt gebruiken om precies te zien waar u objecten moet plaatsen of om ervoor te zorgen dat ze allemaal even groot zijn. In het menu Uitlijnen kunt u ook op klikkenRasterinstellingenom opties aan te passen, zoals naar welk gebied van de pagina-objecten worden uitgelijnd of de grootte van het raster. Als u klaar bent, klikt u opOKom uw instellingen op te slaan.