Ci sono poche cose più noiose del tira e molla tra te e qualcuno che devi incontrare. Potrebbero dire che sono liberi in qualsiasi momento (io), ma quando dici un'ora e una data, sussultano e dicono che in realtà è l'unico momento in cui non possono stare insieme (anche io).
Per facilitare il coordinamento delle riunioni, Google ha lanciato una nuova funzionalità gratuita del calendario chiamata Programmazione degli appuntamenti. Lo strumento è disponibile per i clienti di Google Workspace dall’inizio del 2022, ma all’inizio di questo mese The Big G ne ha concesso l’accesso a tutti gli utenti, anche se con limitazioni, a seconda che paghino o meno.
Con la pianificazione degli appuntamenti, puoi impostare porzioni di disponibilità sul tuo calendario in modo che chiunque desideri incontrarti, sia durante una videochiamata che nella vita reale, possa scegliere qualsiasi ora e data entro i parametri impostati. La funzionalità è altamente personalizzabile e configurarla nel modo giusto è il modo migliore per farla funzionare per te.
Come utilizzare il programma degli appuntamenti di Google Calendar
Indipendentemente dal tipo di account che possiedi, inizierai a configurare la pianificazione degli appuntamenti andando su Google Calendar in un browser web e premendoCrearenell'angolo in alto a sinistra dello schermo. Nel menu emergente, fare clic suProgramma degli appuntamentie verrà visualizzato un elenco di opzioni sul lato sinistro dell'interfaccia.
1. Dai un nome al tuo programma degli appuntamenti.Gli utenti del livello gratuito potranno creare un solo programma, mentre i clienti paganti (o coloro che fanno parte di un'organizzazione Google Workspace) possono averne più di uno, quindi nominarli renderà le cose più facili. Non dedicare troppo tempo a questo: puoi sempre modificarlo in seguito.
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2. Imposta la durata dell'appuntamento.Questa sarà la durata standard della riunione. Può andare da 5 minuti fino a 23,1 ore. Perché quei 6 minuti in più? Chissà, ma tu e chiunque incontrerai sicuramente concorderete sul fatto che un appuntamento così lungo non è esattamente pratico o produttivo. Non preoccuparti di abbreviare la riunione: le persone possono prenotare più di uno spazio con te al giorno purché non venga raggiunto il limite giornaliero; ne parleremo più avanti.
I tuoi appuntamenti possono durare solo 5 minuti e durare fino a poco più di 23 ore. Calendario di Google
3. Imposta la tua disponibilità generale.Con questa impostazione, stabilirai le grandi quantità di tempo che sarai disponibile per le riunioni. Se desideri che questa pianificazione venga eseguita per sempre finché non la disattivi, lascia il fileRipeti settimanalmentemenu a discesa così com'è. Ma se vuoi solo impostare la tua disponibilità per la prossima settimana, cliccaci sopra e scegliNon si ripete.
Sotto, vedrai un elenco dei giorni della settimana e, accanto a ciascuno, gli orari di inizio e fine per le grandi finestre di disponibilità. Questi sono i periodi di tempo in cui le persone potranno prenotare un appuntamento con te e puoi aggiungerne quanti desideri a ogni giorno facendo clic sul pulsantesegno piùa destra di ogni giorno. Ad esempio, se sei disponibile tutto il giorno in ufficio, potresti programmare dalle 9:00 alle 17:00, ma se non vuoi che nessuno ti disturbi da mezzogiorno alle 13:30, puoi impostare due finestre di disponibilità attorno a questo. Una volta fatto ciò, non è necessario ripetere le impostazioni per ogni giorno della settimana: fai clic suicona copiaa destra (due rettangoli uno sopra l'altro) e replicherà automaticamente la tua disponibilità generale dal lunedì al venerdì.
Evita che qualcuno interrompa la tua passeggiata pomeridiana costruendo attorno ad essa la tua disponibilità. Calendario di Google
Tieni presente che, per impostazione predefinita, sabato e domenica verranno impostati come non disponibili per le riunioni, ma facendo clic sul segno più lo cambierà.
4. Modificare la pianificazione. I menu successivi ti consentiranno di ottimizzare i dettagli su come desideri che funzioni la pianificazione degli appuntamenti. Ad esempio, sarai in grado di impostare quando si attiva (selezionaDisponibile oraSottoFinestra di pianificazione, ODate di inizio e fine) e con quanto anticipo le persone possono prenotare un soggiorno con te (fino a un anno).
Puoi anche modificareDisponibilità modificataper date specifiche in cui normalmente potresti incontrarti. Funziona esattamente come l'opzione di disponibilità generale, ma invece dei giorni della settimana sceglierai date specifiche. Pertanto, se la tua pulizia dei denti cade in un periodo che ti sei contrassegnato come generalmente disponibile, puoi aggiungere quella data qui e modificare il tuo programma secondo necessità.
Se hai bisogno di tempo per prepararti per ogni riunione o semplicemente vuoi evitare che la tua giornata diventi una sfilata infinita di persone che ti fanno domande, puoi limitare il tuo tempo di disponibilità impostando unTempo di bufferENumero massimo di prenotazioni giornaliere. Quest'ultimo imposterà un limite di riunioni giornaliere e sembrerai non disponibile quando tale limite verrà raggiunto.
Concediti una pausa di 5 minuti tra una riunione e l'altra. Te lo meriti. Calendario di Google
5. Scegli il modo in cui Google Calendar determina se sei occupato.Il tuo programma degli appuntamenti controllerà sempre il tuo Google Calendar per vedere se sei occupato in modo che non ci siano sovrapposizioni con altre riunioni che potresti aver accettato.
Ma ecco il problema: se non sei un utente Google pagante e hai più di un calendario (uno personale e uno di lavoro, ad esempio), potrai sceglierne solo uno per definire la disponibilità. I titolari di account Google paganti e i membri delle organizzazioni Workspace non devono scegliere, quindi possono continuare a compartimentare la propria vita in un modo più pratico.
Quando hai finito con queste impostazioni, fai clic suProssimoper continuare.
6. Modifica i dettagli del programma degli appuntamenti.Nel menu seguente troverai altre impostazioni con cui puoi scherzare:
L’ultima opzione potrebbe anche essere chiamata “Nah, troveremo una soluzione”. Calendario di Google
- Foto e nome della pagina di prenotazione:La tua pagina di prenotazione è ciò che le persone vedranno quando vorranno prenotare un soggiorno con te. Il nome e la foto che utilizzi per il tuo account Google verranno visualizzati lì, quindi se desideri qualcosa che sembri professionale, assicurati di modificare queste impostazioni nelPagina Il mio account.
- Luogo e conferenza:Modificalo per stabilire dove preferiresti incontrare la persona che prenota il tuo tempo. Puoi scegliere di fare in modo che la piattaforma generi automaticamente un collegamento Google Meet al momento della prenotazione, specifichi un luogo fisico (il tuo ufficio, ad esempio) o trasformi tutti i tuoi incontri in telefonate. Puoi anche scegliereNessuno / da specificare in seguitocosì tu e i tuoi ospiti potrete decidere come incontrarvi.
- Descrizione: Qui puoi dire tutto quello che vuoi sul tuo incontro. Forse vuoi chiarire ai tuoi studenti che non risponderai alle domande sul loro ultimo esame o vuoi far sapere alle persone il prezzo dei tuoi servizi. Sì, puoi farlo anche se sei abbonato a Google Workspaceconfigura un account Stripe per ricevere il pagamentoper il tuo tempo.
7. Imposta un modulo di prenotazione. SottoModulo di prenotazione, potrai specificare tutti i campi che gli ospiti dovranno compilare prima di prenotare con te. Per impostazione predefinita, Google Calendar richiede il loro nome e cognome, nonché il loro indirizzo email, ma puoi aggiungerne altri se lo desideri. ClicAggiungi elemento— potrai chiedere alle persone di fornire i loro numeri di telefono o compilare un campo personalizzato, come la loro preferenza per il bar. Seleziona la casella accanto aNecessarioper rendere qualcosa di obbligatorio e terminare facendo clicAggiungi elemento.
In questo menu, anche gli utenti Google paganti vedranno l'opzionerichiedere la verifica dell'e-mail. Fai clic sulla casella accanto per consentire alle persone di verificare le proprie email quando prenotano un soggiorno con te utilizzando un account email non Google. Questo passaggio aggiuntivo potrebbe essere fastidioso per alcuni, ma è anche estremamente utile per prevenire prenotazioni dannose, soprattutto se la tua pagina di prenotazione si trova in un luogo pubblico, come una biografia sui social media.
8. Assicurati che i tuoi ospiti siano informati della tua riunione.Ora scegli se vuoi ricordare alle persone che prenotano con te il loro appuntamento. Gli utenti del livello gratuito potranno inviare agli ospiti una conferma solo al momento della pianificazione, mentre i clienti paganti di Google potranno inviare tutti i promemoria via email che desiderano.
Se sei un cliente Google pagante puoi inviare ai tuoi ospiti più promemoria sul tuo appuntamento. Calendario di Google
Per impostazione predefinita, la casella accanto aPromemoria via e-mailverrà selezionato e impostato per inviare un messaggio un giorno prima dell'appuntamento fissato. Fai clic sul menu a discesa per scegliere un altro intervallo di tempo o crearne uno personalizzato. Se vuoi inviare più di una nota, premiAggiungi promemoria.
Infine, colpisciSalvaper completare l'impostazione del programma degli appuntamenti.
Come modificare il programma degli appuntamenti su Google Calendar
Con tutte queste impostazioni, potresti aspettarti che ci sia una pagina di facile accesso in cui puoi tornare al menu di creazione del programma degli appuntamenti, ma non c'è. Per modificare qualsiasi dettaglio del programma degli appuntamenti su Google Calendar, dovrai trovare il suo nome sul calendario (pensalo come un singolo evento che si ripete), aprirlo e fare clic sul'icona della matita.
Tieni presente che potresti trovare più voci nel programma degli appuntamenti in un solo giorno. Questo accade perché il nome del tuo programma di appuntamenti apparirà sempre nei giorni in cui ci sono fasce orarie da prenotare, ma ci saranno anche appuntamenti specifici già programmati. Noterai la differenza perché il primo avrà accanto un'icona a forma di quattro quadrati, mentre il secondo avrà il nome della persona che ha prenotato lo slot tra parentesi a destra.
Puoi eliminare il programma degli appuntamenti parzialmente o completamente. Assicurati solo di selezionare l'opzione giusta. Calendario di Google
Quando apri Pianificazione appuntamenti dalla vista Calendario, vedrai anche aicona del cestino—fai clic per eliminare parzialmente o completamente il tuo programma prenotabile. Nel menu successivo potrai eliminare quel giorno in modo specifico (Solo questa settimana), quel giorno in tutte le prossime settimane (Tutte le settimane), o cancellare completamente il programma (Tutta la disponibilità). Controlla il fumetto accanto all'opzione che desideri e premiSalva.
Come invitare le persone a fissare un appuntamento con te su Google Calendar
Ecco come apparirà la tua pagina di prenotazione alle persone che vogliono incontrarti. Calendario di Google
Per consentire alle persone di prenotare un appuntamento con te su Google Calendar, dovrai indirizzarle alla tua pagina di prenotazione. Questo è un semplice sito Web in cui potranno consultare la tua disponibilità e scegliere l'orario che funziona meglio per loro. Tieni presente che potranno vedere solo quando sarai libero di incontrarti, ma non vedranno alcun dettaglio del tuo calendario.
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Per condividere questo collegamento, apri il programma degli appuntamenti da Google Calendar e fai clic suApri la pagina di prenotazione. Da lì, premi ilCondividerenell'angolo in alto a destra dello schermo: fai clicCopia collegamentoper copiare l'URL negli appunti e condividerlo con chi vuoi su una piattaforma di tua scelta, come email, SMS o social media. Puoi anche andare alIncorporamento del sito webscheda per ottenere un codice di incorporamento che ti consentirà di aggiungere un widget alla tua pagina web su cui le persone possono fare clic per prenotare un appuntamento con te.
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