Si votre bureau à domicile est rempli de papiers, numériser ces documents n’est pas une tâche aussi ardue qu’on aurait pu le penser. Vous n'avez pas besoin d'un gros scanner à plat ni d'un logiciel coûteux : tout ce dont vous avez besoin est votre smartphone et Google Drive pourouIOS.
Chargez Google Drive, pointez l'appareil photo de votre téléphone vers un document et vous pourrez le transformer en un PDF qui peut être stocké en toute sécurité dans le cloud et qui peut être trié et recherché comme n'importe quel autre fichier dans Google Drive. Vous pouvez ranger vos dossiers papier et peut-être même des classeurs entiers, pour un espace physique plus rangé et organisé.
Il existe d'autres applications qui peuvent le faire, notamment Dropbox et l'application Apple Notes, mais nous nous concentrons ici sur Google Drive. Il est disponible sur le Web et pour chaque téléphone et tablette (et est préinstallé sur la plupart des appareils Android), il s'intègre parfaitement à d'autres applications et services Google et comprend une variété d'outils de gestion de fichiers utiles.
Scanner vos documents
Tout ce que vous avez vraiment à faire pour vous préparer ici est d'installer Google Drive sur votre téléphone, d'empiler et de préparer vos documents et de trouver une surface plane à utiliser pour les numériser. Google Drive peut compenser dans une certaine mesure les documents numérisés sous un angle ou sous une lumière variable, mais pour de meilleurs résultats, vous souhaitez un espace propre, plat et bien éclairé.
Ouvrez Google Drive sur Android et vous verrez un+Bouton (plus) vers le bas dans le coin inférieur droit : appuyez dessus, puisBalayagepour commencer. Dans Google Drive pour iOS, vous obtenez également un bouton B (plus), mais vous devez ensuite choisirNumériser un document. Vous verrez alors que la caméra de votre appareil est activée et que l’interface de numérisation principale apparaît.
Apprendre encore plus:Comment effectuer une recherche sur le Web (moins AI Junk & Clutter) avec Google sur Safari pour Mac
Le processus de numérisation fonctionne légèrement différemment selon votre appareil. Sur Android, la recherche automatique doit être activée par défaut : pointez simplement l'appareil photo de votre téléphone vers un document et celui-ci devrait être reconnu et numérisé. Continuez à numériser des pages supplémentaires si nécessaire, puis appuyez sur la flèche droite (en bas à droite). Appuyez sur le bouton de l'obturateur principal au centre pour activer ou désactiver la recherche automatique, et sur l'icône d'image à gauche pour sélectionner une page dans la galerie de votre téléphone.
Si vous utilisez iOS, la recherche automatique doit également être activée. Il vous suffit donc de pointer l'appareil photo de votre téléphone vers une page pour qu'elle soit reconnue et capturée : appuyez sur l'icôneAutobouton (en haut à droite) pour le changer enManuel, où vous devez appuyer sur le déclencheur à chaque fois (appuyez à nouveau sur le bouton pour revenir àAuto). Continuez à numériser les pages de la même manière jusqu'à ce que vous soyez prêt à enregistrer l'intégralité du document, puis cliquez surSauvegarder.
L'écran suivant que vous voyez varie également en fonction de la plate-forme. iOS vous permet simplement de choisir un nom de fichier et un dossier dans votre Google Drive, tandis que sur Android, vous pouvez appliquer plusieurs améliorations ou filtres à vos pages, capturer des pages individuelles si nécessaire et recadrer ou faire pivoter des pages. Vous pouvez ensuite appuyer surSuivantpour choisir un nom de fichier et un dossier.
Gérer vos documents
Les documents sont mieux visualisés et gérés à partir du Web. Capture d'écran : GoogleUne fois que vous avez numérisé vos pages, choisissez votre nom de fichier, choisissez un dossier Google Drive et appuyez sur le bouton Télécharger, et vous trouverez le document transféré vers le stockage cloud. Cela signifie qu'il est disponible via Google Drive sur n'importe quel téléphone ou tablette sur lequel vous êtes connecté, ainsi que via Google Drive.sur le net.
Il existe différentes manières de gérer les fichiers dans Google Drive, la plus simple étant de passer par l'interface Web. Faites un clic droit sur un document et vous trouverez des options pour le télécharger, le renommer et le copier, ainsi que pour le partager avec d'autres personnes. ChoisirOrganiserà partir de ce sous-menu et vous pouvez placer le fichier dans un dossier spécifique.
Tout ce que vous numérisez via l'application mobile Google Drive sera enregistré au format PDF. Ces types de fichiers peuvent être recherchés dans Google Drive : saisissez votre requête dans la zone de recherche et dans les résultats, vous verrez des PDF avec le texte spécifié inclus.
Double-cliquez sur un PDF numérisé dans la page Web et il s'ouvre en plein écran. Depuis cette interface, vous pouvez imprimer ou télécharger le fichier, et choisirOuvrir avec Google Docs. Cela signifie que Google Drive tentera de convertir le PDF en un document modifiable, en préservant autant que possible les polices et les mises en page. Vous pouvez ensuite modifier et travailler sur ce fichier en ligne sans affecter le PDF original.
Les PDF ne prennent pas beaucoup de place dans le cloud, mais Google ne vous offre que 15 Go d'espace gratuitement, sur Gmail, Google Photos et Google Drive. Si vous avez besoin de plus d'espace pour stocker vos documents numérisés, vous devez vous inscrirepour un forfait Google One: Le prix commence à 2 $ par mois pour 100 Go d'espace supplémentaire.