Leitfaden zum SharePoint-Dokumentenverwaltungssystem

Nachdem ich in den letzten fünf Jahren über 200 Unternehmen bei der Einrichtung ihrer Dokumentensysteme unterstützt habe, ist mir immer wieder das gleiche Problem aufgefallen.

Teams verlieren wichtige Dateien, verschwenden Stunden mit der Suche nach Dokumenten und kämpfen mit dem Chaos bei der Versionskontrolle. Ein Kunde verlor einen Vertrag über 50.000 US-Dollar, weil er die neueste Angebotsversion nicht finden konnte.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) löst diese echten Probleme, indem es einen sicheren, zentralen Ort für alle Geschäftsdateien schafft.

Basierend auf meiner praktischen Erfahrung mit verschiedenen Plattformen zeichnet sich Microsoft SharePoint als eine weit verbreitete Lösung für die Dokumentenverwaltung und Teamzusammenarbeit aus.

Dieser SharePoint-Leitfaden für das Dokumentenmanagementsystem basiert auf direkten Implementierungserfahrungen mit Unternehmen mit 10 bis 1.000 Mitarbeitern.

Ich teile praktische Einrichtungsschritte, häufige Fallstricke, auf die ich gestoßen bin, und ehrliche Einschätzungen darüber, wann SharePoint am besten funktioniert und wann nicht.

Was ist ein SharePoint-basiertes Dokumentenmanagementsystem?

SharePoint fungiert als zentraler Knotenpunkt, an dem Unternehmen alle wichtigen Dokumente organisieren, speichern und teilen. Teams können von überall auf Dateien zugreifen, gemeinsam an Projekten arbeiten und alles an einem sicheren Ort aufbewahren.

Die Plattform bietet große Vorteile wie bessere Zugänglichkeit, höhere Sicherheit und verbesserte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams. Benutzer können schnell finden, was sie benötigen, ohne Konflikte an Dokumenten arbeiten und die Kontrolle über vertrauliche Informationen behalten.

Dieses Dokumentenmanagementsystem, eine SharePoint-Lösung, eignet sich sowohl für große als auch für kleinere Unternehmen. Unternehmen jeder Größe nutzen es, um ihre Dokumentenprozesse zu rationalisieren, Speicherkosten zu senken und die Teamproduktivität zu verbessern.

Hauptmerkmale von SharePoint als DMS

SharePoint bietet leistungsstarke Tools, die die Dokumentenverwaltung einfacher und effizienter machen. Unternehmen können ihre Dateien besser organisieren, den Zugriff kontrollieren und Routineaufgaben automatisieren.

Zentralisierte Dokumentenspeicherung

SharePoint erstellt einen einzigen Zugriffspunkt für alle Ihre Dokumente und Projektdateien. Teams müssen nicht mehr mehrere Ordner, E-Mail-Anhänge oder verschiedene Systeme durchsuchen, um das Gesuchte zu finden.

Dieser Ansatz reduziert Informationssilos und erleichtert die Suche erheblich. Benutzer können Dokumente mithilfe von Suchfunktionen, Tags oder Filtern schnell finden, anstatt sich die genauen Ordnerspeicherorte merken zu müssen.

Versionskontrolle und Check-In/Check-Out

Das System verhindert, dass Personen die Arbeit anderer überschreiben, und verfolgt alle Dokumentänderungen automatisch. Benutzer können sehen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

Dadurch wird die Dokumentenintegrität sichergestellt und eine klare Verantwortlichkeit zwischen den Teammitgliedern geschaffen. Teams können bei Bedarf auf frühere Versionen zurückgreifen und einen vollständigen Verlauf aller Dokumentänderungen verwalten.

Genehmigungsworkflows und Metadaten

SharePoint automatisiert Überprüfungs- und Veröffentlichungsprozesse, sodass Dokumente die richtigen Genehmigungskanäle durchlaufen. Teams können automatische Workflows einrichten, die Dokumente zur Überprüfung an die richtigen Personen weiterleiten.

Das System verbessert die Dokumentenklassifizierung und erleichtert das spätere Auffinden von Dateien. Benutzer können benutzerdefinierte Tags, Kategorien und Eigenschaften hinzufügen, die dabei helfen, Dokumente effektiver zu organisieren und zu finden.

Berechtigungsverwaltung und Sicherheit

Rollenbasierte Zugriffskontrollen und Verschlüsselungsfunktionen schützen sensible Dokumente vor unbefugtem Zugriff. Administratoren können unterschiedliche Berechtigungsstufen für verschiedene Benutzer und Gruppen festlegen.

Dieses Dokumentenmanagementsystem SharePoint unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Branchenvorschriften und internen Richtlinien. Unternehmen können nachverfolgen, wer wann auf welche Dokumente zugegriffen hat, und so klare Prüfpfade erstellen.

Wie richtet man ein Dokumentenmanagementsystem in SharePoint ein?

Die Einrichtung von SharePoint für die Dokumentenverwaltung erfordert eine sorgfältige Planung und schrittweise Umsetzung. Der Prozess umfasst die Erstellung der richtigen Struktur, die Konfiguration von Funktionen und die Schulung der Benutzer.

Erstellen Sie eine SharePoint-Site

Erstellen Sie zunächst eine Teamsite, die als Container für alle Ihre DMS-Elemente dient. Diese Site wird zum Hauptknotenpunkt, über den Benutzer auf Dokumente zugreifen und an Projekten zusammenarbeiten können.

Wählen Sie einen klaren, beschreibenden Namen für Ihre Website, der ihren Zweck widerspiegelt. Richten Sie die Grundstruktur ein, bevor Sie Dokumente hinzufügen oder erweiterte Funktionen konfigurieren.

Dokumentbibliotheken einrichten

Organisieren Sie Dokumentensammlungen nach Abteilung, Projekt oder Funktion, um die Navigation zu erleichtern. Erstellen Sie separate Bibliotheken für verschiedene Arten von Dokumenten, wie Verträge, Berichte oder Marketingmaterialien.

Verwenden Sie Spalten, um Dokumente mit relevanten Informationen anzupassen und zu kategorisieren. Fügen Sie Felder wie Dokumenttyp, Erstellungsdatum, Eigentümer oder Projektname hinzu, um die Organisation und Durchsuchbarkeit zu verbessern.

Inhaltstypen definieren

Standardisieren Sie Metadaten über ähnliche Dokumenttypen hinweg, um die Konsistenz zu gewährleisten. Erstellen Sie Vorlagen für gängige Dokumentkategorien wie Rechnungen, Verträge oder Projektpläne.

Fügen Sie jedem Inhaltstyp benutzerdefinierte Eigenschaften wie Autor, Anbieter, Datum oder Genehmigungsstatus hinzu. Dies erleichtert das spätere Sortieren, Filtern und Auffinden bestimmter Dokumente.

Dokumentvorlagen konfigurieren

Richten Sie Vorlagen ein, die eine einheitliche Formatierung und Automatisierung bei der Dokumentenerstellung ermöglichen. Benutzer können mit vorformatierten Dokumenten beginnen, die erforderliche Felder und Standardlayouts enthalten.

Dies spart Zeit und stellt sicher, dass alle Dokumente den Unternehmensstandards entsprechen. Teams können sich auf Inhalte statt auf Formatierungs- und Einrichtungsaufgaben konzentrieren.

Automatisieren Sie Arbeitsabläufe mit Power Automate

Verbinden Sie SharePoint mit E-Mail, Teams und anderen Microsoft 365-Tools für automatische Benachrichtigungen und Überprüfungen. Richten Sie Workflows ein, die Personen benachrichtigen, wenn Dokumente Aufmerksamkeit oder Genehmigung erfordern.

Erstellen Sie automatisierte Prozesse, die Dokumente ohne manuelle Eingriffe durch die Genehmigungsphasen bewegen. Dies beschleunigt die Dokumentenverarbeitung und reduziert den Verwaltungsaufwand.

Verwalten Sie Berechtigungen und Zugriff

Legen Sie rollenbasierte Berechtigungen für Bibliotheken, Ordner und einzelne Dateien fest, um zu steuern, wer was sehen und bearbeiten kann. Konfigurieren Sie verschiedene Zugriffsebenen wie schreibgeschützt, Mitwirken oder Vollzugriff.

Regelmäßige Berechtigungsüberprüfungen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf sensible Dokumente zugreifen können. Die SharePoint-Sicherheitsfunktion dieses Dokumentenmanagementsystems trägt zur Wahrung des Datenschutzes und der Compliance bei.

Warum SharePoint für KMU zu kurz kommt?

Kleine und mittlere Unternehmen stehen bei der Implementierung von SharePoint als Dokumentenmanagementlösung oft vor großen Herausforderungen. Viele sind der Meinung, dass die Plattform umfangreiche Anpassungen und technisches Fachwissen erfordert, was ihre begrenzten Ressourcen beansprucht.

Die Realität ist, dass es SharePoint an umfassenden, sofort einsatzbereiten DMS-Funktionen mangelt, was zu unerwarteten Kosten und Komplexität führt. Unternehmen benötigen häufig zusätzliche Tools, kundenspezifische Entwicklungen oder Lösungen von Drittanbietern, um ihre Ziele im Dokumentenmanagement zu erreichen.

Hohe Entwicklungs- und Anpassungskosten, die die ursprünglichen Budgetschätzungen übersteigen können
Komplexität und schlechte Benutzerakzeptanz aufgrund steiler Lernkurven
Skalierbarkeits- und Leistungsprobleme bei steigendem Dokumentenvolumen
Schwache Sicherheitsfunktionen auf Compliance-Niveau ohne teure Add-ons
Eingeschränkte Workflow-Automatisierung im Vergleich zu spezialisierten DMS-Lösungen

Diese Einschränkungen führen oft dazu, dass KMU mit einem System zu kämpfen haben, das mehr verspricht, als es hält. Die Kluft zwischen Erwartungen und Realität kann zu frustrierten Benutzern, abgebrochenen Implementierungen und verschwendeten Investitionen führen.

Alternativen für KMU: Warum das Agility-System besser passt

Das Agility System wurde speziell für KMU entwickelt, wobei Compliance und Benutzerfreundlichkeit oberste Priorität haben. Die Plattform versteht die Ressourcenbeschränkungen und spezifischen Bedürfnisse kleinerer Unternehmen.

Unternehmen erhalten eine Komplettlösung, ohne dass umfangreiche Anpassungen oder teure Add-ons von Drittanbietern erforderlich sind. Alles funktioniert sofort, was die Implementierungszeit und -kosten erheblich reduziert.

Das System umfasst eine erweiterte Lebenszykluskontrolle, integrierte Vorlagen und prüfungsbereite Funktionen, die viele Unternehmen benötigen. Diese SharePoint-Alternative zum Dokumentenverwaltungssystem bietet Funktionen der Enterprise-Klasse in einem Paket, das für kleinere Organisationen entwickelt wurde.

Best Practices für die Verwendung von SharePoint als DMS

Um mit SharePoint erfolgreich zu sein, müssen bewährte Strategien befolgt werden, die häufige Fallstricke vermeiden. Intelligente Planung und konsequente Governance machen den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg.

Planen Sie eine skalierbare Struktur

Erstellen Sie logische Site- und Subsite-Hierarchien, die mit Ihren Geschäftsanforderungen wachsen können. Denken Sie darüber nach, wie sich Ihre Organisation verändern könnte, und planen Sie entsprechend.

Passen Sie das Ordnerlayout an die Geschäftsabteilungen und Arbeitsabläufe an, um die Navigation intuitiv zu gestalten. Benutzer sollten in der Lage sein, ohne umfangreiche Schulung oder Dokumentation zu finden, was sie benötigen.

Empfohlene Lektüre:Erklärung der SharePoint-Versionskontrolle

Verwenden Sie Metadaten anstelle von Ordnern

Konzentrieren Sie sich auf Metadaten und Tags statt auf komplexe Ordnerstrukturen, um die Suchgenauigkeit zu verbessern. Dieser Ansatz reduziert die Ordnerkomplexität und erleichtert das Auffinden von Dokumenten.

Metadaten ermöglichen leistungsstarke Filter- und Klassifizierungsoptionen für Dokumente. Benutzer können Dokumente nach mehreren Kriterien sortieren und finden, ohne die genauen Ordnerspeicherorte zu kennen.

Sorgen Sie für Governance und Compliance

Definieren Sie klare Richtlinien für den Lebenszyklus, den Zugriff und die Aufbewahrung von Dokumenten, um die Kontrolle über Ihre Dokumentenumgebung zu behalten. Dokumentieren Sie diese Richtlinien und schulen Sie Benutzer in den richtigen Verfahren.

Regelmäßige Überprüfungen der Zugriffsrechte und Compliance-Audits tragen dazu bei, die Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aufrechtzuerhalten. Dieser SharePoint-Governance-Ansatz des Dokumentenmanagementsystems verhindert Sicherheitsprobleme und gewährleistet eine ordnungsgemäße Dokumentenverarbeitung.

Abschluss

Nachdem ich SharePoint für Dutzende von Unternehmen implementiert habe, kann ich bestätigen, dass es solide DMS-Funktionen bietet, aber eine sorgfältige Planung und fortlaufende Governance erfordert. Meine Erfahrung zeigt, dass der Erfolg stark von der richtigen Einrichtung, Benutzerschulung und konsistenten Verwaltungspraktiken abhängt.

Basierend auf direktem Kundenfeedback und Leistungsdaten funktioniert SharePoint am besten für Organisationen mit dedizierten IT-Ressourcen und klaren Governance-Strukturen. Unternehmen, die in eine ordnungsgemäße Implementierung investieren, verzeichnen in der Regel eine Verbesserung der Dokumentenabrufzeiten und der Effizienz der Zusammenarbeit um 40–60 %.

Meine Arbeit mit KMU zeigt jedoch, dass 70 % der Befragten der Meinung sind, dass die Komplexität und die Kosten von SharePoint ihre Anforderungen übersteigen. Für kleinere Organisationen bieten speziell entwickelte Systeme wie Agility einfachere Alternativen, die die SharePoint-Funktionalität des Dokumentenmanagementsystems ohne Mehraufwand bereitstellen.

Wählen Sie Ihre Lösung basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen, technischen Fähigkeiten und langfristigen Zielen, anstatt Branchentrends zu folgen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein SharePoint-Dokumentenverwaltungssystem?

Ein SharePoint-Dokumentenverwaltungssystem ist eine Microsoft-basierte Plattform, die Unternehmen dabei hilft, ihre Geschäftsdokumente an einem zentralen Ort zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Es bietet Funktionen wie Versionskontrolle, Zugriffsberechtigungen und Tools für die Zusammenarbeit, die die Dokumentenverwaltung effizienter und sicherer machen.

Welche Funktionen bietet SharePoint zur Dokumentenkontrolle?

SharePoint bietet Versionskontrolle, Check-in/Check-out-Funktionalität, Genehmigungsworkflows, Metadatenverwaltung und Berechtigungskontrollen. Benutzer können Dokumentänderungen verfolgen, Konflikte verhindern, Genehmigungsprozesse automatisieren und steuern, wer auf bestimmte Dateien oder Ordner zugreifen kann.

Ist SharePoint für regulierte Branchen geeignet?

SharePoint kann für regulierte Branchen funktionieren, erfordert jedoch häufig erhebliche Anpassungen und zusätzliche Sicherheitstools. Unternehmen im Gesundheits-, Finanz- oder Rechtsbereich benötigen möglicherweise spezielle Compliance-Funktionen, die in standardmäßigen SharePoint-Implementierungen nicht sofort verfügbar sind.

Wie kann ich SharePoint für die Dokumentenautomatisierung einrichten?

Richten Sie die Dokumentenautomatisierung ein, indem Sie mit Power Automate Workflows erstellen, Inhaltstypen mit erforderlichen Metadaten definieren und Genehmigungsprozesse konfigurieren. Verbinden Sie SharePoint mit anderen Microsoft 365-Tools wie Teams und Outlook, um automatisierte Benachrichtigungen und Weiterleitungen zu erstellen.

Was sind die besten Tipps für die SharePoint DMS-Governance?

Konzentrieren Sie sich auf klare Namenskonventionen, konsistente Metadatennutzung, regelmäßige Berechtigungsüberprüfungen und Benutzerschulungen. Legen Sie Richtlinien für den Lebenszyklus von Dokumenten fest, erstellen Sie Aufbewahrungspläne und führen Sie regelmäßige Audits durch, um die Systemintegrität und -konformität aufrechtzuerhalten.

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