Gmail ist der E-Mail-Client der Wahl, auf den sich viele von uns verlassen, um die Berge an Nachrichten zu verwalten, die sich in unserem Posteingang stapeln – und es verfügt über eine Reihe hilfreicher Funktionen, von der automatischen E-Mail-Priorisierung bis hin zur Label-Unterstützung.
Hier konzentrieren wir uns auf die in Gmail verfügbaren FunktionenUndiOS. Wenn Sie nicht an Ihrem Computer sitzen, ist es umso wichtiger, dass Sie Ihre E-Mails schnell und einfach bearbeiten können. Diese Tipps werden Ihnen dabei sehr nützlich sein.
1. Wischen Sie zur Aktion
Wenn Sie in Gmail auf Mobilgeräten auf eine Liste mit E-Mails stoßen, können Sie bei jeder E-Mail nach links oder rechts wischen, um schnell Maßnahmen zu ergreifen – beispielsweise eine E-Mail zu archivieren oder Benachrichtigungen für einen Thread stummzuschalten. Diese Wischbewegungen können Ihnen helfen, Ihre E-Mails viel schneller zu lesen.
Um festzulegen, welche Wischbewegungen welche Aktionen auslösen, tippen Sie dann auf die drei horizontalen Linien (oben links).Einstellungen. KlopfenAllgemeine EinstellungenUndWischaktionen(Android) bzwAnpassungen des PosteingangsUndE-Mail-Swipe-Aktionen(iOS), um Aktionen für die Wischgesten nach links und rechts auszuwählen.
2. E-Mails automatisch weiterleiten
Standardmäßig kehren Sie zur Liste der Konversationen zurück, wenn Sie eine Nachricht, die Sie gerade lesen, archivieren oder löschen. Manchmal ist das die beste Vorgehensweise, aber vielleicht möchten Sie lieber direkt zur nächsten Nachricht in der Liste springen.
Sie können dies jedoch nur auf Android ändern, da die Funktion noch nicht auf iOS Einzug gehalten hat. Tippen Sie dann auf die drei horizontalen Linien (oben links).Einstellungen, dann wählenAllgemeine EinstellungenUndAutomatischer Vorlaufvon einer Nachricht zur nächsten gehen.
Die Gmail-App kann schnelle automatische Antworten basierend auf dem Inhalt Ihrer E-Mail-Threads generieren – wie „Bis bald“ oder „Danke dafür“ – und Sie können damit Zeit sparen, wenn Sie schnell mit vielen Leuten Kontakt aufnehmen müssen.
Wenn intelligente Antworten aktiviert sind, werden sie in Kästchen unter der neuesten Nachricht in einem Thread angezeigt. Um sie ein- oder auszuschalten, tippen Sie auf die drei horizontalen Linien (oben links) und wählen Sie ausEinstellungenund tippen Sie dann auf Ihren Gmail-BenutzernamenIntelligente Antwort(Android) oder einfachIntelligente Antwort(iOS).
4. Benachrichtigungen verwalten
Niemand benötigt weitere Benachrichtigungen und die Gmail-App kann intelligent erkennen, welche E-Mails einen Ping auf Ihrem Telefon auslösen. Diese Einrichtung hängt davon ab, ob Sie Android oder iOS verwenden, da die beiden Plattformen Benachrichtigungen im Allgemeinen unterschiedlich verarbeiten.
Tippen Sie unter Android auf die drei horizontalen Linien (oben links).Einstellungenund Ihren Benutzernamen. UnterBenachrichtigungenSie können sich dafür entscheiden, nur Benachrichtigungen über E-Mails mit hoher Priorität zu erhalten. Sie können diese Warnungen weiter optimieren überBenachrichtigungen,App-Benachrichtigungen, UndGoogle Mailin den Android-Einstellungen.
Tippen Sie unter iOS auf die drei horizontalen Linien (oben links) und dannEinstellungen. KlopfenE-Mail-Benachrichtigungenum auszuwählen, welche Nachrichten einen Ping auslösen. Sie können Ihre Benachrichtigungen weiter anpassen, indem Sie zu den iOS-Einstellungen gehen und dann auswählenBenachrichtigungenUndGoogle Mail.
5. Planen Sie E-Mails
Das Planen von E-Mails kann eine nützliche Möglichkeit sein, um sicherzustellen, dass Sie Kollegen außerhalb der Geschäftszeiten nicht stören, oder um zu verhindern, dass andere erfahren, wie lange Sie gearbeitet haben. Sie können geplante E-Mails sogar verwenden, um sich selbst Notizen und Erinnerungen zur Erledigung von Aufgaben zu senden.
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Wenn Sie in der Gmail-App für Android oder iOS eine Nachricht verfassen, tippen Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie dann ausSenden planen. Es werden einige Zeitvorschläge angezeigt, Sie können aber auch selbst eine benutzerdefinierte Zeit festlegen.
Screenshot: Gmail6. Legen Sie den Posteingangstyp fest
Mit der Gmail-App können Sie auch den Posteingangstyp festlegen, der sich darauf auswirkt, welche E-Mail-Typen Sie zuerst sehen. Vielleicht ist es für Ihren Arbeitsablauf besser, wenn Sie oben in der App alle ungelesenen E-Mails oder alle Nachrichten sehen, die Sie markiert oder als wichtig markiert haben.
Tippen Sie dann auf die drei horizontalen Linien (oben links).Einstellungen. Wählen Sie dort Ihren Benutzernamen undPosteingangstyp(Android) oder einfachPosteingangstyp(iOS), um die verschiedenen verfügbaren Ansichten anzuzeigen.
7. Verwalten Sie mehrere Konten
Folgendes ist Ihnen vielleicht noch nicht aufgefallen: Sie können mehrere E-Mail-Posteingänge in derselben Gmail-App verwalten. Sie können beispielsweise zwischen geschäftlichen und privaten E-Mail-Adressen wechseln oder ein separates Konto für Ihre aktuelle Nebenbeschäftigung einrichten.
Um in der App ein weiteres Konto hinzuzufügen, tippen Sie auf Ihr Profilbild (oben rechts) und wählen Sie dann ausFügen Sie ein weiteres Konto hinzu. Sie können Konten hinzufügen, die Sie bei jedem Anbieter haben (einschließlich Gmail, iCloud und Outlook): Tippen Sie einfach auf den Namen und folgen Sie den Anweisungen.