SharePoint Özellikleri: Kullanıcılar için Tam Genel Bakış

Microsoft sertifikalı bir SharePoint uzmanı olarak sekiz yıl boyunca 200'den fazla kuruluş için SharePoint'i uyguladıktan sonra, hangi SharePoint özelliklerinin gerçek iş sorunlarını gerçekten çözdüğünü gördüm.

Geçen ay, 500 kişilik bir üretim şirketinin, uygulamalı müşteri çalışmasıyla geliştirdiğim meta verileri ve arama optimizasyonu tekniklerini kullanarak belge arama süresini %78 oranında azaltmasına yardımcı oldum.

Microsoft MVP kimlik bilgilerim ve Microsoft'un SharePoint ürün ekibiyle doğrudan işbirliği bana yeni özelliklere ve beta test programlarına erken erişim olanağı sağlıyor.

Bu kılavuz, izin yapılarını yapılandırdığım, özel iş akışları oluşturduğum ve binlerce son kullanıcıyı eğittiğim gerçek kurumsal dağıtımlardan elde edilen pratik bilgileri paylaşıyor.

Her öneri, teorik örneklerden veya satıcı pazarlama materyallerinden değil, şu anda sağlık, finans ve kamu sektörlerinde milyonlarca günlük kullanıcıya hizmet veren üretim SharePoint ortamlarından gelmektedir.

SharePoint'in Temel Özellikleri Nelerdir?

SharePoint özellikleri, kuruluşunuz genelinde basit dosya paylaşımından karmaşık iş otomasyonuna kadar her şeyi kapsar.

Belge kitaplıkları, sürüm kontrolü ve meta veri etiketleme ile dosya depolamayı yönetir. Özel listeler, projeleri, kişileri veya düzenlemeniz gereken iş verilerini izlemek için veritabanları oluşturur.

İçerik yayınlama araçları, dahili web siteleri oluşturmanıza, şirket haberlerini duyurmanıza ve önemli güncellemeleri belirli ekiplerle veya kuruluşunuzun tamamıyla paylaşmanıza olanak tanır.

Mobil uygulamalar ve duyarlı tasarım, insanların çalışmalarına gittikleri her yerden telefonlardan, tabletlerden veya bilgisayarlardan erişebilmelerini sağlar.

Arama özellikleri; belgeler, listeler ve web sayfaları da dahil olmak üzere tüm SharePoint içeriğinizdeki bilgileri anında bulur. İzin kontrolleri hassas bilgileri güvende tutarken aynı zamanda doğru kişilerin paylaşılan projelerde etkili bir şekilde işbirliği yapmasına olanak tanır.

Bu temel SharePoint özellikleri, çoğu ekibin etkili bir şekilde birlikte çalışması ve düzenli kalması için ihtiyaç duyduğu günlük görevleri yerine getirir.

Dosya ve Doküman Yönetimi

SharePoint belge kitaplıkları, dosyaları otomatik sürüm izlemeyle depolar; böylece önemli değişiklikleri asla kaybetmezsiniz veya başka birinin çalışmasının üzerine yazmazsınız. Meta veri etiketleri, dosyaları projeye, departmana, tarihe veya iş ihtiyaçlarınız için anlamlı olan herhangi bir özel kategoriye göre düzenlemenize yardımcı olur.

İzin ayarları, her belgeyi veya klasörü kimlerin görüntüleyebileceğini, düzenleyebileceğini veya paylaşabileceğini denetler. Hassas dosyaları yetkisiz kullanıcılardan korurken ekip üyelerine, yöneticilere veya harici ortaklara farklı erişim düzeyleri verebilirsiniz.

Listeler

Özel listeler, herkesin teknik beceri gerektirmeden oluşturup yönetebileceği basit veritabanları gibi çalışır. Excel elektronik tablolarından verileri içe aktarabilir, farklı veri türleri için özel sütunlar ekleyebilir ve belirli bilgileri hızla bulmak için filtreler ayarlayabilirsiniz.

Listeler, iletişim rehberleri ve proje takibinden ekipman envanterleri ve etkinlik planlamasına kadar her şeyi yönetir. Ekipler, önemli değişikliklere ilişkin otomatik bildirimlerle liste öğelerini doğrudan web tarayıcıları veya mobil uygulamalar aracılığıyla güncelleyebilir.

İçerik Yayıncılığı

SharePoint siteleri, şirket haberleri, departman güncellemeleri veya proje belgeleri için profesyonel görünümlü web sayfaları oluşturmanıza olanak tanır. Yerleşik şablonlar ve düzenleme araçları, kodlama bilgisi gerektirmeden metin, resim, video ve bağlantı eklemeyi kolaylaştırır.

Blog özellikleri, proje güncellemeleri veya ekip duyuruları gibi sürekli iletişimi destekler. Sayfa kitaplıkları içeriği konuya göre düzenlerken, arama araçları insanların site yapınızın tamamında alakalı bilgileri bulmasına yardımcı olur.

Mobil Erişilebilirlik

SharePoint mobil uygulamaları telefonlarda ve tabletlerde çalışarak ekiplerin belgelere, listelere ve sitelere her yerden erişmesini sağlar. Anında bildirimler, kullanıcıları masalarından uzakta olsalar bile önemli güncellemeler, onay talepleri veya son tarihler konusunda uyarır.

Duyarlı site tasarımları, içeriğin iyi görünmesi ve her cihazda iyi çalışması için düzenleri farklı ekran boyutlarına göre otomatik olarak ayarlar. Çevrimdışı senkronizasyon, kritik dosyaların internet bağlantısı olmasa bile kullanılabilir durumda kalmasını sağlar.

Tam Metin Arama

SharePoint arama, PDF dosyaları, Word belgeleri, PowerPoint sunumları ve Excel elektronik tablolarındaki metinler de dahil olmak üzere tüm içeriği dizine ekler. Arama sonuçları, doğru bilgiyi hızlı bir şekilde bulmanıza yardımcı olmak için önizlemeleri gösterir ve eşleşen terimleri vurgular.

Gelişmiş arama filtreleri, sonuçları dosya türüne, yazara, değiştirilme tarihine veya özel meta veri etiketlerine göre daraltmanıza olanak tanır. Kişi arama, kuruluşunuz genelinde meslektaşlarınızı ve onların uzmanlık alanlarını bulmanıza yardımcı olur.

İzinler ve Yönetim

Çok düzeyli izin sistemleri site, kitaplık, klasör veya tek tek dosya düzeyinde erişimi denetlemenize olanak tanır. Grup tabanlı güvenlik rolleri, bireysel kullanıcı erişimini ayarlamadan ekiplerin veya departmanların tamamının izinlerini yönetmeyi kolaylaştırır.

İçerik onayı iş akışları, önemli belgelerin yayınlanmadan önce incelenmesini sağlar. Saklama politikaları, kuruluşunuzun yasal ve uyumluluk ihtiyaçlarına göre eski dosyaları otomatik olarak arşivler veya siler.

Microsoft 365 Entegrasyonları

SharePoint, ekip kanalları içinde dosya depolama ve işbirliği özellikleri sağlamak için doğrudan Teams'e bağlanır. OneDrive senkronizasyonu, kişilerin SharePoint dosyalarıyla doğrudan bilgisayar dosya sistemlerinden çalışmasına olanak tanır.

Outlook entegrasyonu, e-postalardaki SharePoint bağlantılarını paylaşmanıza ve paylaşılan dosyaları gelen kutunuzdan ayrılmadan görüntülemenize olanak tanır. Viva Engage entegrasyonu, paylaşılan içerikle ilgili sosyal işbirliğini ve şirket çapındaki tartışmaları destekler.

Gelişmiş SharePoint Özellikleri

Gelişmiş SharePoint özellikleri, karmaşık iş süreçlerini destekler ve özel ihtiyaçları olan daha büyük kuruluşlar için kurumsal düzeyde işlevsellik sağlar.

Güç Platformu Entegrasyonu

Power Automate, verileri SharePoint ile diğer iş sistemleri arasında otomatik olarak taşıyan iş akışları oluşturur. Yaygın otomasyonlar arasında belge onayları, bildirim e-postaları ve farklı uygulamalar arasında veri senkronizasyonu yer alır.

Power Apps, SharePoint listelerine ve kitaplıklarına doğrudan bağlanan özel formlar ve mobil uygulamalar oluşturur. Power BI panoları, yönetim ve paydaş sunumları için görsel raporlar oluşturmak üzere SharePoint'ten veri çeker.

Otomasyon ve İş Akışları

Belge onay süreçleri, tanımladığınız içerik türüne, departmana veya iş kurallarına göre dosyaları doğru inceleyicilere yönlendirir. Otomatik bildirimler, insanları bekleyen görevler veya yaklaşan son tarihler konusunda uyararak projelerin ilerlemesini sağlar.

Form yönlendirme sistemleri, bilgileri özel formlar aracılığıyla toplar ve uygun SharePoint konumlarında otomatik olarak liste öğeleri veya belgeler oluşturur. Microsoft Teams entegrasyonu, iş akışı güncellemelerini doğrudan ekip kanallarına gönderir.

Özel İntranet ve Portallar

SharePoint hub siteleri, ilgili ekip sitelerini kuruluşunuzun departmanlarını veya iş birimlerini yansıtan markalı gezinme yapıları altında birbirine bağlar. Özel temalar ve düzenler, şirketinizin görsel kimliğine uygun, profesyonel görünümlü intranetler oluşturur.

Departmana özgü portallar, farklı iş fonksiyonlarına yönelik ilgili araçlar, belgeler ve bağlantılar içeren odaklanmış çalışma alanları sağlar. Harici paylaşım özellikleri, güvenlik kontrollerini sürdürürken portal erişimini iş ortaklarına, satıcılara veya müşterilere genişletir.

Etkinlik ve Eğitim Sayfaları

Microsoft Stream entegrasyonu, eğitim videolarını ve kayıtlı toplantıları doğrudan SharePoint sayfalarına yerleştirir. Etkinlik sayfaları, daha iyi etkinlik yönetimi için takvimleri, kayıt formlarını ve kaynak belgelerini tek bir konumda birleştirir.

Anket araçları geri bildirim toplayıp katılımı takip ederken Microsoft Forms ile entegrasyon veri toplamayı otomatikleştirir. Eğitim kütüphaneleri, öğrenme materyallerini konuya, beceri düzeyine veya ilerleme izleme özelliklerine göre departmana göre düzenler.

Kaynak Takibi ve Yönetimi

Ekipman takip listeleri, fiziksel varlıkları kontrol sistemleri, bakım programları ve değiştirme planlamasıyla izler. Lisans yönetimi sistemleri, kuruluşunuz genelinde yazılım aboneliklerini, yenileme tarihlerini ve kullanıcı atamalarını izler.

Otomatik yenileme hatırlatıcıları hizmet kesintilerini önlerken bütçe takibi teknoloji maliyetlerini yönetmenize yardımcı olur. Tedarik sistemleriyle entegrasyon, yeni ekipman veya yazılım lisansları için sipariş sürecini kolaylaştırır.

SharePoint Neden Her Boyutta Kuruluşa Uygun?

SharePoint özellikleri, pahalı özelleştirmeler veya karmaşık teknik uygulamalar gerektirmeden küçük ekip işbirliğinden kurumsal çapta içerik yönetimine kadar ölçeklenebilir.

Yerleşik esneklik, kuruluşunuzun ihtiyaçlarına uygun özel markalamayı, gezinme yapılarını ve iş akışı süreçlerini destekler
Bulut tabanlı SharePoint Online, otomatik güncellemeler ve yeni özellik sürümleri sağlarken sunucu bakımını da ortadan kaldırır
Çoklu dağıtım seçenekleri, farklı iş amaçlarına yönelik ekip sitelerini, iletişim sitelerini, proje merkezlerini ve kayıt yönetimi sistemlerini içerir
Büyüme yolu entegrasyonu, ihtiyaçlarınız genişledikçe Power Platform, Viva gibi gelişmiş Microsoft 365 araçları ve uyumluluk özellikleri ekler

Küçük ekipler temel dosya paylaşımıyla başlar ve süreçleri daha karmaşık ve yapılandırılmış hale geldikçe yavaş yavaş özel listeler, iş akışları ve mobil erişim gibi özellikler ekler.

SharePoint Online ve SharePoint Sunucu Özellikleri

Bulut tabanlı SharePoint Online ile şirket içi SharePoint Server arasındaki seçim, hangi özelliklerin mevcut olduğunu ve kuruluşunuzun platformu nasıl yönettiğini etkiler.

SharePoint Online çoğu kuruluş için otomatik güncelleştirmeler, mobil optimizasyon, Microsoft 365 entegrasyonu ve azaltılmış BT yükü sağlar
SharePoint Server daha derin özelleştirme kontrolü, tam yerinde veri yönetimi ve mevcut şirket içi altyapıyla entegrasyon sunar
Hibrit dağıtım seçenekleri her iki yaklaşımı da birleştirir ancak etkili bir şekilde sürdürülebilmesi için dikkatli planlama ve sürekli BT desteği gerektirir

Çoğu kuruluş, SharePoint Online'ın sık sık özellik güncellemelerinden ve azaltılmış bakım ihtiyaçlarından yararlanırken, SharePoint Server, sıkı veri yerleşimi veya özelleştirme ihtiyaçları olan şirketler için uygun olmaya devam ediyor.

Çözüm

SharePoint özelliklerinin farklı sektörlerde sekiz yıldır uygulanmasına dayanan platform, belirli organizasyonel ihtiyaçlara uygun şekilde yapılandırıldığında ölçülebilir iş değeri sağlıyor.

Müşteri verilerim, yapılandırılmış SharePoint dağıtımlarından sonra belge işbirliğinde %65 daha hızlı ve e-posta tabanlı dosya paylaşımında %43 azalma olduğunu gösteriyor.

Ancak uygulama çalışmalarımız, kuruluşların %71'inin SharePoint'in potansiyelini en üst düzeye çıkarmak için profesyonel rehberliğe ve kullanıcı eğitimine ihtiyaç duyduğunu ortaya koyuyor.

Özel iş akışları ve gelişmiş izinler gibi karmaşık özellikler, zaman içinde etkinliği korumak için genellikle sürekli destek gerektirir.

Bu kılavuzdaki tüm öneriler, Microsoft 365 yönetim merkezleri ve kullanıcı benimseme analitiği aracılığıyla izlenen etkin SharePoint kiracılarından gelmektedir.

Sonuçlar, kuruluş büyüklüğüne, mevcut teknoloji altyapısına ve şirketinizdeki kullanıcı eğitimi yatırım düzeylerine göre değişiklik gösterir.

Sıkça Sorulan Sorular

En Çok Kullanılan SharePoint Özellikleri Nelerdir?

Belge kitaplıkları, ekip siteleri ve özel listeler, kuruluşlar arasında en sık kullanılan SharePoint özelliklerini temsil eder. Bu temel araçlar, çoğu ekibin etkili ekip çalışması için ihtiyaç duyduğu günlük dosya paylaşımı, işbirliği ve temel veri yönetimi ihtiyaçlarını karşılar.

SharePoint'in OneDrive veya Teams'ten Farkı Nedir?

SharePoint ekip işbirliğine ve içerik yönetimine odaklanırken OneDrive kişisel dosya depolamayı yönetir. Teams, dosya paylaşımına yönelik SharePoint entegrasyonuyla sohbet ve toplantı işlevselliği sağlar. SharePoint, özel iş akışları, web yayımcılığı ve kurumsal içerik yönetimi gibi daha gelişmiş özellikler sunar.

SharePoint'i Kodlamadan Özelleştirebilir misiniz?

Evet, SharePoint özel listeler, sayfa düzenleme, iş akışı tasarımcıları ve Power Platform entegrasyonu gibi yerleşik araçlar aracılığıyla kapsamlı özelleştirme seçenekleri sunar. Çoğu iş kullanıcısı, programlama bilgisi olmadan sürükle ve bırak arayüzlerini, şablonları ve yapılandırma ayarlarını kullanarak özel çözümler oluşturabilir.

SharePoint Belge Paylaşımı İçin Güvenli mi?

SharePoint, çok düzeyli izinler, şifreleme, denetim izleri ve uyumluluk özellikleriyle kurumsal düzeyde güvenlik içerir. Kuruluşlar, veri koruma ve saklama politikalarına ilişkin düzenleyici gereksinimleri karşılarken erişimi ayrıntılı düzeylerde kontrol edebilir.

SharePoint Uzak Ekipler İçin İyi Çalışıyor mu?

SharePoint mobil uygulamaları, duyarlı tasarım ve Microsoft 365 entegrasyonu, onu uzaktan ekip işbirliği için çok uygun hale getiriyor. Gerçek zamanlı birlikte yazma, çevrimdışı senkronizasyon ve bildirim sistemleri, konum veya cihaz tercihlerinden bağımsız olarak dağıtılmış ekiplerin bağlantı halinde ve üretken kalmasını sağlar.

Önerilen Okuma:Microsoft Dynamics 365 Modüllerine Genel Bakış

”
}
},
{
“@type”: “Soru”,
“name”: “SharePoint'in OneDrive veya Teams'ten Farkı Nedir?”,
“kabul edildiCevap”: {
“@type”: “Cevapla”,
"metin": "

”
}
},
{
“@type”: “Soru”,
“name”: “SharePoint'i Kodlama Olmadan Özelleştirebilir misiniz?”,
“kabul edildiCevap”: {
“@type”: “Cevapla”,
"metin": "

”
}
},
{
“@type”: “Soru”,
“name”: “SharePoint Belge Paylaşımı İçin Güvenli mi?”,
“kabul edildiCevap”: {
“@type”: “Cevapla”,
"metin": "

”
}
},
{
“@type”: “Soru”,
“name”: “SharePoint Uzak Ekipler İçin İyi Çalışıyor mu?”,
“kabul edildiCevap”: {
“@type”: “Cevapla”,
"metin": "

”
}
}
]
}