Office 365 Proje Yönetimi için En İyi Araçlar

Yedi yıl boyunca sağlık, finans ve üretim şirketlerinde 180'den fazla Microsoft 365 uygulamasını yönettikten sonra, gerçek iş ortamlarında hangi Office 365 proje yönetimi kurulumlarının çalıştığını gördüm.

Geçen çeyrekte ekibim, 200 kişilik bir mühendislik firmasının yalnızca yerleşik Microsoft araçlarını kullanarak proje gecikmelerini %34 oranında azaltmasına yardımcı oldu.

Microsoft MVP durumum ve Microsoft'un Proje ekibiyle doğrudan ortaklığım, yeni özelliklere ve beta test programlarına erken erişim olanağı sağlıyor.

Bu kılavuz, SharePoint proje sitelerini yapılandırdığım, Power Automate ile iş akışlarını otomatikleştirdiğim ve Power BI'da yönetici panoları oluşturduğum gerçek istemci dağıtımlarından elde edilen pratik bilgileri paylaşıyor.

Her öneri, yazılım satıcılarının teorik örneklerinden veya pazarlama materyallerinden değil, şu anda binlerce günlük kullanıcıya hizmet veren üretim ortamlarından gelmektedir.

Hangi Microsoft 365 Araçları Proje Yönetimini Destekliyor?

Microsoft 365, projeleri baştan sona yönetmek için basit görev listelerinden karmaşık portföy raporlamaya kadar her şeyi kapsayan eksiksiz bir araç seti sağlar.

Microsoft Planner, sürükle ve bırak işlevselliğine sahip basit görsel görev panoları oluşturur
Microsoft Teams, sohbet, görüntülü aramalar ve dosya paylaşımı yoluyla işbirliği ve iletişimi yönetir
Microsoft To Do ve Outlook Görevleri, kişisel ve küçük ekip görev takibini verimli bir şekilde yönetir
SharePoint Online belge yönetimi, görev listeleri ve özel proje siteleri sağlar
Power Automate, daha sorunsuz iş akışları için hizmetler arasında otomasyon oluşturur
Excel, şablonlar ve temel formüllerle hafif planlama ve raporlama sunar
Power BI, paydaş raporlaması için görsel panolar ve analizler oluşturur
Project Central ve BrightWork 365, gelişmiş portföy yönetimi özellikleri ekler

Bu yerleşik araçlar, ekibinizin ihtiyaçları ve karmaşıklık gereksinimleriyle birlikte büyüyen esnek bir Office 365 proje yönetimi sistemi oluşturmak için birlikte çalışır.

Proje Yönetimi için Temel Microsoft Araçları

Her Microsoft 365 aracı, çalışma alanınızdaki diğer uygulamalarla sorunsuz bir şekilde bağlantı kurarken belirli proje yönetimi ihtiyaçlarını karşılar.

Microsoft Planlayıcı

Planner, görev yönetimini herhangi bir ekip üyesi için basit ve anlaşılır hale getiren görsel Kanban panoları oluşturur. Ekipler görevleri atayabilir, bitiş tarihlerini ayarlayabilir, kontrol listeleri ekleyebilir ve dosyaları doğrudan görev kartlarına ekleyebilir.

Araç, görsel ilerleme takibinin ayrıntılı raporlamadan daha önemli olduğu küçük ve orta ölçekli projeler için en iyi sonucu verir. Ekip üyeleri, görev güncellemeleri hakkında e-posta bildirimleri alır ve renkli grafikler ve paket organizasyonu aracılığıyla ilerlemeyi görebilir.

Microsoft Ekipleri

Teams, tek bir yerde sohbet kanalları, görüntülü toplantılar ve dosya paylaşımıyla proje iletişimi için merkezi merkez görevi görür. Proje ekipleri belirli konulara özel kanallar oluşturabilir ve diğer Microsoft 365 araçlarını doğrudan çalışma alanlarına entegre edebilir.

Ekip iletişimi proje başarısını resmi görev takibinden daha fazla yönlendirdiğinde platform parlıyor. Teams, günlük konuşmalar ve toplantılar sırasında proje bilgilerinin erişilebilir olmasını sağlamak için Planner, SharePoint ve diğer araçlarla entegre olur.

Microsoft To Do ve Outlook Görevleri

Yapılacaklar, basit listeler ve paylaşım özellikleri aracılığıyla kişisel görev yönetimini ve küçük ekip koordinasyonunu yönetir. Kullanıcılar, temel proje koordinasyonu için görev listeleri oluşturabilir, hatırlatıcılar ayarlayabilir ve listeleri ekip üyeleriyle paylaşabilir.

Outlook Görevleri doğrudan e-posta iş akışınıza bağlanarak e-postaları görevlere dönüştürmenize ve gelen kutunuzun yanında son teslim tarihlerini yönetmenize olanak tanır. Bu kombinasyon, birden fazla küçük projeyi yöneten veya daha büyük ekip çalışmalarını destekleyen kişiler için iyi sonuç verir.

SharePoint Online ve Görev Listeleri

SharePoint, belge kitaplıkları, görev listeleri, takvimler ve ekip işbirliği alanları içeren kapsamlı proje siteleri oluşturur. Ekipler özel iş akışları oluşturabilir, Gantt şeması görünümleri oluşturabilir ve organize site yapılarında proje belgelerini koruyabilir.

Platform, belge yönetimi ve resmi proje takibinin iş akışınız açısından en önemli olduğu durumlarda üstün performans gösterir. SharePoint görev listeleri, özel alanlar, gelişmiş filtreleme ve Microsoft Project dosyalarıyla entegrasyon dahil olmak üzere Planner'dan daha fazla özellik sunar.

excel

Excel, şablonlar, pivot tablolar ve temel otomasyon formülleri aracılığıyla esnek proje takibi sağlar. Ekipler özel kontrol panelleri oluşturabilir, bütçeleri izleyebilir, kaynak tahsisini analiz edebilir ve kendi özel ihtiyaçlarına uygun raporlar oluşturabilir.

Araç, diğer araçların sağladığının ötesinde özel izlemeye ihtiyaç duyan, e-tablolarla rahat çalışan ekipler için en iyi sonucu verir. Excel, gelişmiş raporlama için Power BI ile bütünleşir ve proje verileri üzerinde ekip işbirliği için SharePoint'e bağlanır.

Güç Otomatikleştirmesi

Power Automate, manuel veri girişi gerektirmeden sorunsuz iş akışları oluşturmak için farklı Microsoft 365 araçlarını birbirine bağlar. Ekipler görev oluşturmayı otomatikleştirebilir, bildirimler gönderebilir, uygulamalar arasında verileri senkronize edebilir ve proje olaylarına göre eylemleri tetikleyebilir.

İLGİLİ:Windows 10'da OneDrive'ı Microsoft Hesabınızla ve Office 365'le kullanma

Hizmet, rutin proje görevlerini otomatik olarak gerçekleştirerek tekrarlanan işleri azaltır. Yaygın otomasyonlar arasında Forms yanıtlarından Planner görevleri oluşturma, süresi geçmiş görevler için Teams bildirimleri gönderme ve Excel verilerinden SharePoint listelerini güncelleme yer alır.

Power BI

Power BI, proje verilerini paydaşların hızla anlayabileceği görsel panolara dönüştürür. Ekipler, otomatik veri güncellemeleriyle projenin durumunu, kaynak kullanımını, bütçe durumunu ve zaman çizelgesindeki ilerlemeyi gösteren raporlar oluşturabilir.

Liderlik düzenli proje görünürlüğüne ve raporlamaya ihtiyaç duyduğunda araç değerli hale gelir. Power BI, karar almaya yönelik kapsamlı proje portföyü görünümleri oluşturmak için tüm Microsoft 365 veri kaynaklarına bağlanır.

Microsoft 365 Temelinde Oluşturulan Entegre Çözümler

Üçüncü taraf çözümler, güvenlik ve entegrasyon avantajları açısından Microsoft ekosisteminin içinde kalarak Office 365 proje yönetimi yeteneklerini genişletir.

BrightWork 365

BrightWork 365, eksiksiz bir proje portföy yönetimi oluşturmak için Power Platform, Teams ve SharePoint'i birleştirir. Çözüm, standart Microsoft araçlarına gelişmiş proje şablonları, kaynak yönetimi, zaman takibi ve yönetici kontrol panelleri ekler.

Ekipler, tanıdıkları Microsoft 365 ortamından ayrılmadan profesyonel proje yönetimi özelliklerine sahip olur. BrightWork, karmaşık proje ilişkilerini, bağımlılıkları ve temel Microsoft araçlarının etkili bir şekilde yönetemediği raporlamayı yönetir.

SharePoint Sunucusu için BrightWork

BrightWork for SharePoint Server, proje yönetimi kontrol panelleri ve şablonları sağlamak için şirket içi SharePoint kurulumlarıyla çalışır. SharePoint'i bünyesinde bulunduran kuruluşlar modern proje yönetimi özelliklerine ve raporlamaya erişmeye devam edebilir.

Çözüm, sıkı veri yerleşimi gereksinimleri olan veya mevcut SharePoint Server yatırımlarına sahip şirketlere uygundur. Tüm proje verileri, modern proje yönetimi yetenekleri sağlarken şirket tarafından kontrol edilen sunucularda kalır.

Proje Merkezi

Project Central, kolaylaştırılmış arayüzler ve iş akışlarıyla Microsoft 365 ve Azure ortamlarındaki proje yönetimini basitleştirir. Çözüm, temel proje izleme ve raporlama özelliklerini sağlarken kullanım kolaylığına da odaklanıyor.

Ekipler, karmaşıklık veya kapsamlı eğitim gereksinimleri olmadan profesyonel proje yönetimine sahip olur. Project Central, daha büyük proje girişimleri için yapı eklerken mevcut Microsoft 365 iş akışlarıyla doğal bir şekilde bütünleşir.

Ekibiniz için Doğru Aracı Seçmek

Doğru Office 365 proje yönetimi yaklaşımını seçmek, mevcut her aracı kullanmaya çalışmak yerine ekip boyutunuza, proje karmaşıklığına ve raporlama gereksinimlerinize bağlıdır.

Görsel görev yönetimi ve basit işbirliği ihtiyaçlarınızı karşıladığında hafif proje panoları için Planner'ı kullanın
İletişim ve dosya paylaşımının proje başarısını resmi görev takibinden daha fazla artırdığı durumlarda Teams'i kullanın
Paydaşların karar alma süreci için düzenli panolara ve görsel raporlamaya ihtiyaç duyduğu durumlarda Power BI'ı kullanın
Birden fazla ilgili proje içeren yapılandırılmış proje portföyleri için BrightWork 365 veya Project Central'ı kullanın
Kuruluşunuz belge tabanlı işbirliğine zaten yatırım yaptıysa ve resmi proje sitelerine ihtiyaç duyuyorsa SharePoint'i kullanın

En iyi yaklaşım genellikle tek bir çözüme güvenmek yerine iki veya üç aracı birleştirir. Ekibinizin mevcut alışkanlıkları ve iletişim tercihleriyle başlayın, ardından projelerin karmaşıklığı ve paydaş gereksinimleri büyüdükçe yapıyı ve raporlamayı ekleyin.

Ortak Sınırlamalar ve Geçici Çözümler

Eksiksiz bir Microsoft 365 paketiyle bile ekipler, etkili bir şekilde ele alınabilecek planlama ve yaratıcı çözümler gerektiren belirli zorluklarla karşılaşır.

Planlayıcı, birden fazla panoda bağımlılık izleme ve proje toplama görünümlerinden yoksundur
Ekipler yerleşik görev raporlamayı veya proje zaman çizelgesi görselleştirmesini içermez
Excel, diğer araçlara gerçek zamanlı işbirliği ve otomatik iş akışı bağlantılarından yoksundur
SharePoint, özel proje yönetimi yazılımı özelliklerine uyum sağlamak için önemli miktarda özelleştirme çalışması gerektirir

Bu sınırlamaları anlamak, ekiplerin gerçekçi beklentiler belirlemesine ve projeler başlamadan önce geçici çözümler planlamasına yardımcı olur. Daha iyi iş akışı entegrasyonu için farklı Microsoft 365 hizmetlerine bağlanmak üzere araçlar birleştirilerek veya Power Automate kullanılarak birçok sınırlama giderilebilir.

Office 365 proje yönetimiyle başarı, yalnızca yazılım yüklemek ve iyi sonuçlar beklemek yerine tutarlı süreçler ve akıllı araç kombinasyonları gerektirir.

Uygulamaları bağlamak ve farklı proje araçları arasında manuel veri girişini azaltmak için Power Automate'i kullanın
Kuruluşunuz genelinde tutarlı proje kurulumu sağlamak için Planner ve Teams'de standart şablonlar ayarlayın
Daha iyi proje görünürlüğü için ekip üyelerini doğru etiketleme, görev sahipliği ve görüntüleme kullanımı konusunda eğitin
Daha iyi kararlara olanak sağlayan paydaş raporlaması ve gerçek zamanlı proje öngörüleri için Power BI'ı kullanın
Aktif proje çalışmasının ötesinde uzun vadeli dokümantasyon ve bilgi yönetimi için SharePoint proje sitelerini kurun

Bu uygulamalar, bir anda yerine kademeli olarak uygulandığında en iyi sonucu verir. Bir veya iki iyileştirmeyle başlayın, ekibinizin uyum sağlamasına izin verin, ardından herkes yeni iş akışları ve beklentilere alıştıkça daha gelişmiş özellikler ekleyin.

Çözüm

Office 365 proje yönetimi, basit görev panolarından kurumsal düzeyde portföy raporlamaya kadar ölçeklenen eksiksiz bir araç seti sunar. Önemli olan, ilk günden itibaren mevcut tüm özellikleri kullanmaya çalışmak yerine, araç yeteneklerini ekibinizin gerçek ihtiyaçlarıyla eşleştirmektir.

Microsoft 365 araçları, projenin karmaşıklığı, ekip boyutu ve paydaş gereksinimlerine göre dikkatli bir şekilde birleştirildiğinde en iyi sonucu verir. Planner ve Teams gibi temel araçlarla başlayın, ardından projeleriniz daha karmaşık ve yapılandırılmış hale geldikçe SharePoint, Power BI veya üçüncü taraf çözümleri ekleyin.

Doğru planlama ve kademeli uygulama ile Office 365 proje yönetimi, pahalı harici yazılımlara veya kapsamlı eğitim programlarına ihtiyaç duymadan modern işbirliğine dayalı iş akışlarını destekleyebilir. Önce projenizdeki en büyük sorunlarınızı çözmeye odaklanın, ardından ekipler yeni süreçlere alıştıkça araç setinizi genişletin.

Sıkça Sorulan Sorular

Hangi Office 365 Aracı Görev Yönetimi İçin En İyisidir?

Microsoft Planner, ekiplerle görsel görev yönetimi için en iyi şekilde çalışır; Microsoft To Do ise kişisel görev listelerini etkili bir şekilde yönetir. Planner, çoğu proje ekibinin günlük iş koordinasyonu için ihtiyaç duyduğu Kanban panolarını, görev atamalarını ve ekip işbirliği özelliklerini sağlar.

Microsoft Teams Proje Merkezi Olarak Kullanılabilir mi?

Evet, Microsoft Teams sohbeti, görüntülü aramaları, dosya paylaşımını ve diğer Microsoft 365 araçlarını tek bir çalışma alanına entegre ederek mükemmel bir proje merkezi görevi görür. Ekip kanalları proje konularını düzenleyebilir ve sekmeler doğrudan Planner panolarına, SharePoint sitelerine ve diğer proje kaynaklarına bağlanır.

SharePoint Proje Yönetimine Uygun mu?

SharePoint, resmi yapıya, özel iş akışlarına ve uzun vadeli belgelere ihtiyaç duyan belge ağırlıklı projeler için iyi çalışır. Planner veya Teams'e göre daha fazla kurulum gerektirse de SharePoint, Gantt grafikleri, özel alanlar ve Microsoft Project dosyalarıyla entegrasyon gibi gelişmiş özellikler sağlar.

Power BI Proje Takibine Nasıl Yardımcı Olur?

Power BI, proje durumunu, kaynak kullanımını, zaman çizelgesi ilerlemesini ve bütçe durumunu gerçek zamanlı olarak gösteren görsel panolar oluşturur. Paydaşlar proje portföylerini görüntüleyebilir, sorunları erken tespit edebilir ve birden fazla araç veya elektronik tabloyu incelemeden veriye dayalı kararlar alabilir.

Projeler için Office 365 ile En İyi Hangi Eklentiler Çalışır?

BrightWork 365 ve Project Central, kaynak yönetimi, zaman takibi ve portföy raporlama gibi profesyonel proje yönetimi özelliklerini eklemek için Microsoft 365 ile sorunsuz bir şekilde entegre olur. Bu çözümler, Microsoft ekosisteminde kalmanın güvenlik ve entegrasyon avantajlarını korurken gelişmiş yetenekler de sağlar.

”
}
},
{
“@type”: “Soru”,
“name”: “Microsoft Teams Proje Merkezi Olarak Kullanılabilir mi?”,
“kabul edildiCevap”: {
“@type”: “Cevapla”,
"metin": "

”
}
},
{
“@type”: “Soru”,
“name”: “SharePoint Proje Yönetimine Uygun mu?”,
“kabul edildiCevap”: {
“@type”: “Cevapla”,
"metin": "

”
}
},
{
“@type”: “Soru”,
“name”: “Power BI Proje Takibine Nasıl Yardımcı Olur?”,
“kabul edildiCevap”: {
“@type”: “Cevapla”,
"metin": "

”
}
},
{
“@type”: “Soru”,
“name”: “Projeler için Office 365 ile En İyi Hangi Eklentiler Çalışır?”,
“kabul edildiCevap”: {
“@type”: “Cevapla”,
"metin": "

”
}
}
]
}