Microsoft Excel es una poderosa herramienta para organizar datos, crear imágenes y realizar cálculos. Sin embargo, su interfaz puede resultar abrumadora para los principiantes y puede llevar algún tiempo sentirse cómodo con ella. Si es nuevo en Excel, aquí le presentamos algunos conceptos básicos clave con los que debería estar familiarizado.
1 Colaborar con otros usuarios
Ya sea que desee compartir un archivo de proyecto con un colega, obtener comentarios de su cliente o jefe, o trabajar con un amigo, Excel hace que la colaboración sea perfecta.
Puede compartir fácilmente el enlace y permitir que otros trabajen en el mismo documento simultáneamente. Una vez compartida, los usuarios pueden ver la hoja de cálculo o editarla según los permisos que haya otorgado. Esto también garantiza que todas las personas con las que comparte el archivo tengan acceso a la versión más actualizada.
A, debe cargar su archivo de Excel en OneDrive o SharePoint o crear uno nuevo directamente allí. Luego, simplemente agrega los correos electrónicos de las personas con las que deseas colaborar, configura sus permisos de acceso y comparte el enlace. Aquellos con acceso pueden ver o editar el archivo según sea necesario. Sólo tenga en cuenta que la versión web de Excel es un poco más limitada que la aplicación de escritorio dedicada.
2 Ordenar y filtrar datos
Extraer información relevante de un conjunto de datos complejo varía desde increíblemente tedioso hasta prácticamente imposible si tienes que hacerlo manualmente. Excel facilita esta tarea al permitirleordenar y filtrar datos. Puede ordenar alfabéticamente las entradas de texto, como los nombres de usuario, para encontrar rápidamente información específica. Asimismo, puede organizar datos numéricos para encontrar las entradas relevantes.
Si solo está interesado en un subconjunto de datos que cumple con criterios específicos, puede usar filtros para centrarse solo en esa parte, ahorrándole la molestia de desplazarse por toda la hoja. Para ordenar datos, resalte el conjunto de datos, vaya a la pestaña "Datos", haga clic en "Ordenar" y seleccione sus preferencias de clasificación.
Para filtrar datos, seleccione el rango, haga clic en el botón "Filtrar", haga clic en las flechas desplegables y muestre solo los datos que cumplan con los criterios elegidos.
3 Autoajustar los datos en las celdas
Al ingresar texto largo o números en celdas que no se ajustan a su tamaño predeterminado, los datos se cortan o se extienden a las celdas vecinas.resuelve este problema ajustando automáticamente el ancho y el alto de la celda para que se ajuste al contenido. Esto elimina la necesidad de cambiar su tamaño manualmente. Esto también hace que sus hojas de cálculo sean más atractivas visualmente.
Dado que es una función de uso frecuente, debes aprender a utilizarla. Para ajustar automáticamente el contenido rápidamente, haga doble clic en el límite entre dos encabezados de columna o fila donde los datos se superponen. Alternativamente, vaya a la pestaña "Inicio", haga clic en "Formato" y elija "Autoajustar altura de fila" o "Autoajustar ancho de columna".
4 Congelar paneles
Los encabezados de columnas y filas brindan contexto para los datos, pero pueden desaparecer rápidamente de la vista cuando se desplaza hacia abajo o a través de una hoja de cálculo grande. Cuando comencé a usar Excel, esto fue una frustración constante ya que tenía que seguir desplazándome hacia atrás para revisar los encabezados. Luego, descubrí que Excel te permite congelar filas y columnas específicas, manteniendo los encabezados siempre visibles.
Para congelar encabezados, vaya a la pestaña "Ver", haga clic en "Congelar paneles" y seleccione "Congelar paneles", "Congelar fila superior" o "Congelar primera columna".
Ao columnas, seleccione la celda justo debajo de las filas y a la derecha de las columnas que desea bloquear, luego vaya a "Congelar paneles" y elija "Congelar paneles" nuevamente. Esto congelará todo lo que está arriba y a la izquierda de la celda seleccionada.
5 Bloquear celdas seleccionadas para que no sean editadas
Al compartir hojas de cálculo, especialmente con usuarios que tienen acceso de edición, debe bloquear las celdas que contienen datos que no desea que otros modifiquen accidental o intencionalmente. A, seleccione todas las celdas de la hoja, luego mantenga presionada la tecla Ctrl y resalte las que desea proteger. Esto los deseleccionará de la selección actual.
A continuación, presione Ctrl+1, vaya a la pestaña "Protección" y desmarque la casilla "Bloqueado". Finalmente, haga clic en "Aceptar".
Después de eso, vaya a la pestaña "Revisar", abra el menú desplegable "Proteger", seleccione "Proteger hoja" y haga clic en "Aceptar".
6 Aprenda atajos de teclado
Los atajos de teclado eliminan la necesidad de navegar por pestañas, buscar opciones o realizar tareas repetitivas. Le permiten moverse por su libro sin usar un mouse o trackpad. Por lo tanto, familiarizarse con algunos de los atajos de teclado útiles realmente puede ahorrarle tiempo y esfuerzo manual.
Por ejemplo, Ctrl+Re Pág/Abajo le permite cambiar entre hojas, Ctrl+G abre el cuadro de diálogo "Ir a" para una navegación rápida y Ctrl+H inicia la herramienta "Buscar y reemplazar" para actualizar datos. De manera similar, Ctrl+` (comilla invertida) muestra fórmulas en lugar de resultados para una fácil verificación; Ctrl+Espacio selecciona una columna completa y Mayús+Espacio selecciona una fila completa.
Al presionar F4 se repite la última acción y puede administrar el formato de celda presionando Ctrl+1. tu también deberíaspara optimizar su flujo de trabajo en Excel.
7 Comprender las referencias de celda
Usted debe—para señalar con precisión celdas y rangos específicos, ya que afectan directamente la precisión de sus cálculos.
Las referencias relativas (por ejemplo, A1) se ajustan automáticamente cuando copia o mueve una fórmula a una nueva ubicación. Por ejemplo, si crea una fórmula en B1 que hace referencia a A1 y luego la copia a B2, cambiará a referencia A2. Por el contrario, las referencias absolutas (por ejemplo, $A$1) permanecen constantes independientemente de dónde se copie o mueva la fórmula.
Las referencias mixtas le permiten bloquear la fila o la columna mientras mantiene la otra parte flexible. Por ejemplo, A$1 bloqueará la fila 1 y permitirá que la columna se ajuste cuando se copie la fórmula.
Cuando encuentre errores en fórmulas o entradas, debe saber cómo identificarlos, comprenderlos y resolverlos. Excel proporciona varias herramientas para ayudar con la resolución de problemas. Por ejemplo, si una celda muestra un error como #DIV/0!, #¿NOMBRE? o #¡VALOR!, puede hacer clic en el triángulo verde en la esquina superior izquierda de la celda para obtener una explicación y sugerencias para corregir el error.
Si el problema se relaciona con referencias de celdas, herramientas como Trace Precedents y Trace Dependents pueden ayudarlo a localizar el problema. Además, la herramienta "Evaluar fórmula" le permite revisar las fórmulas paso a paso para identificar problemas más rápidamente. Funciones como ISERROR e IFERROR también son útiles para solucionar errores dentro de su hoja de cálculo.
Del mismo modo, la herramienta de comprobación de errores integrada de Excel, disponible en Fórmulas > Comprobación de errores > Error de seguimiento, puedey ayudarte a solucionarlos.
Estas son algunas de las funciones de Excel utilizadas con frecuencia que debes conocer como principiante. Sin embargo, aprender Excel es un proceso continuo; Se necesitan años para dominar muchas de sus funciones y siempre habrá más por descubrir. Adquiera el hábito de explorar periódicamente las funciones de Excel y aprender algo nuevo todos los días.