Las fórmulas y funciones, los aspectos prácticos de Excel, le permiten realizar cálculos, pero difieren en cómo se crean, qué hacen y cómo funcionan. En este artículo, los reduciremos a su esencia básica, para que puedas usar Excel como un profesional, tanto en casa como en el trabajo.
La diferencia clave entre fórmulas y funciones es que cualquiera puede crear una fórmula, mientras que las funciones están predefinidas por los programadores de Microsoft.
Fórmulas de Excel
Las fórmulas de Excel le permiten realizar cálculos matemáticos básicos. Para crear una fórmula, comience escribiendo el signo igual (=) y luego cree los parámetros para el cálculo.
Por ejemplo, escribiendo
=20+40
en la celda B2 y presionar Enter daría como resultado que Excel agregue 20 y 40, produciendo el resultado (60) en la celda donde se escribe la fórmula.
Excel también puede calcular valores numéricos que ya están en la hoja de cálculo. Mecanografía
=B2*10
en la celda B3 y presionar Enter multiplicaría el valor en la celda B2 por diez.
De manera similar, escribiendo
=B2*B3
en la celda B4 y presionar Enter multiplicaría los valores en las celdas B2 (60) y B3 (600) juntos, lo que daría como resultado 36,000.
Dicho esto, no estás limitado a dos argumentos al crear una fórmula de Excel. Por ejemplo, escribiendo
=B3*5-(2+8)
en la celda B5 sumaría dos y ocho, luego multiplicaría el valor en B3 por cinco, antes de restar el primero del segundo, con un resultado de 2990.
Excel sigue el. En otras palabras, primero realiza cálculos entre paréntesis, luego evalúa exponentes (o índices), luego se ocupa de la multiplicación y la división, y termina con la suma y la resta.
Funciones de Excel
Las funciones de Excel funcionan de manera similar. De hecho, comienzan con el signo = y permiten realizar cálculos. Sin embargo, mientras que las fórmulas de Excel se limitan a las operaciones matemáticas básicas, sus funciones le permiten hacer mucho más.
Por ejemplo,toma un conjunto de números y encuentra la media, y MAX te dice el número más grande en un rango.
Las funciones de Excel siguen una sintaxis muy específica:
=a(b)
dóndeaes el nombre de la función (como PROMEDIO o MAX), ybson los argumentos utilizados para permitir que esa función realice cálculos.
Por ejemplo, escribiendo
=AVERAGE(20,30)
en la celda A1 y al presionar Enter se calcularía el promedio de 20 y 30, arrojando 25.
También podríamos escribir
=AVERAGE(A1:A5)
en la celda B2 para que Excel calcule la media de todos los valores en las celdas A1 a A5 (los dos puntos le indican a Excel que incluya las celdas mencionadas y todas las intermedias).
Hay cientos de funciones de Excel, que van desde lahacia. Recordarlos todos es prácticamente imposible, especialmente teniendo en cuenta que los desarrolladores de Microsoft siempre agregan nuevos a la lista. En cambio, Excel está listo para ayudarlo a elegir qué función se adapta mejor al trabajo que necesita realizar y lo ayuda durante el proceso.
Para iniciar este asistente, haga clic en el ícono "fx" encima de la primera fila de su hoja de cálculo o presione Shift+F3.
Luego puede escribir algunas palabras en el campo Buscar una función para encontrar la función que necesita. El menú desplegable Seleccionar una categoría muestra los diferentes grupos de funciones, incluidas las categorías financieras, estadísticas y lógicas. Cuando selecciona una función en la lista debajo de las categorías, verá una breve descripción que le indica qué hace la función.
Cuando haya encontrado la función que desea utilizar, haga clic en "Aceptar". Luego, verá un nuevo cuadro de diálogo que lo guiará a través del proceso.
Fórmulas y funciones juntas
No es necesario utilizar fórmulas y funciones de forma independiente. Por ejemplo, escribiendo
=SUM(A1:A10)/2
sumaría los valores de las celdas A1 a A10, antes de dividir el total por dos.
Celdas frente a la barra de fórmulas
Una vez que haya escrito una fórmula o haya utilizado una función en una celda determinada en Excel, se reemplaza por el resultado. Por ejemplo, cuando escribimos
=SUM(A1,B1)
en la celda A3 y presionamos Enter, ya no vemos lo que escribimos en esa celda. En cambio, vemos el resultado.
Si se da cuenta de que cometió un error y necesita modificar la fórmula que escribió, aquí es donde puede usar la barra de fórmulas, que se encuentra en la parte superior de su hoja de cálculo de Excel. También puedes ver, que indica la celda activa.
En otras palabras, en el siguiente ejemplo, el cuadro de nombre nos dice que A3 es la celda activa, la barra de fórmulas nos dice lo que escribimos en la celda A3 y la propia celda A3 nos dice el resultado de lo que escribimos.
Duplicar fórmulas y funciones
Como se mencionó anteriormente, Excel siempre está listo para ayudar a hacer la vida más fácil y vale la pena recordarlo al usar fórmulas y funciones.
En el siguiente ejemplo, queremos sumar todos los valores de las celdas A1 a A8, por lo que escribiremos
=SUM(A1:A8)
en la celda A9 y presione Entrar.
También queremos sumar los valores de las celdas B1 a B8. Sin embargo, en lugar de escribir una nueva fórmula en B9 usando la función SUMA, podemos
- Seleccione la celda A9, presione Ctrl+C y luego presione Ctrl+V en la celda B9, o
- Arrastre el controlador de relleno en la esquina inferior derecha de la celda A9 hasta la celda B9.
Debido a que las referencias de celda dentro de las fórmulas son relativas de forma predeterminada, lo que escribimos en la celda A9 para calcular los valores en las celdas A1 a A8 también se aplicará en B9 para calcular los valores en las celdas B1 a B8.
10 funciones básicas para ponerte en marcha
Si es nuevo en Excel o sus funciones, abra una nueva hoja de cálculo e ingrese algunos valores numéricos aleatorios en las celdas A1 a A9 (dejando A10 en blanco). Luego, prueba algunas de estas funciones:
en la celda | Escribe esto y presiona Enter | ¿Qué hará esto? |
|---|---|---|
B1 | =SUMA(A1:A10) | agregará todos los valores en las celdas A1 a A10. |
B2 | =PROMEDIO(A1:A10) | encontrará la media de todos los valores en las celdas A1 a A10. |
B3 | =CONCIERTO(A1:A3) | Encadenará todos los valores de las celdas A1 a A3. |
B4 | =CONTAR(A1:A10) | le indicará el número de celdas que contienen números de A1 a A10. |
B5 | =CONTARA(A1:A10) | le dirá el número de celdas que contienen cualquier valor (en otras palabras, las celdas que no están vacías). |
B6 | =CONTAR EN BLANCO(A1:A10) | le indicará el número de celdas en blanco de A1 a A10. |
B7 | =MÍN(A1:A10) | Esto le indicará el número más pequeño en las celdas A1 a A10. |
B8 | =MÁX(A1:A10) | Esto le indicará el número más grande en las celdas A1 a A10. |
B9 | = HOY() | devuelve la fecha de hoy. |
B10 | =ALEATORIO() | devuelve un número aleatorio entre 0 y 1. |
Una función volátil se vuelve a calcular cada vez que realiza cambios o vuelve a abrir su hoja de cálculo de Excel.
5 funciones más avanzadas
En una nueva hoja de trabajo o en un nuevo libro de trabajo, escribalaura,lucía,Liam,lirio,Liz, ylucasen las celdas A1 a A6 y los números del 1 a 6 en las celdas B1 a B6.
Ahora, prueba algunas de estas funciones:
en la celda | Escribe esto y presiona Enter | ¿Qué hará esto? |
|---|---|---|
C1 | =SI(B6>1,"SÍ","NO") | evaluará si el valor en la celda B6 es mayor que 1, devolviendo "SÍ" si lo es y "NO" si no lo es. En este caso, devolverá "SÍ". |
C2 | =BUSCARV("Liam",A1:B6,2) | buscará "Liam" en las celdas A1 a B6 y devolverá el número en la segunda columna donde encuentra esa palabra. En este caso, devolverá "3". |
C3 | =SUMAR.SI(A1:B6,"Li*",B1:B6) | buscará valores que comiencen con "Li" en las celdas A1 a B6 y devolverá la suma de los valores en las celdas B1 a B6 cuando esto sea cierto. En este caso, devolverá "12", ya que los números junto a Liam, Lilly y Liz suman 12. |
C4 | =CONTAR.SI(B1:B6,3) | le dirá cuántas celdas de B1 a B6 contienen el número 3. En este caso, devolverá "1", porque solo la celda B3 contiene este valor. |
C5 | =IZQUIERDA(A1,3) | le indicará los tres caracteres situados más a la izquierda en la celda A1, que, en este caso, son "Lau". |
El aprendizaje sobre las fórmulas y funciones de Excel no termina ahí; de hecho, ¡nunca termina en absoluto! En How-To Geek, tenemosque puedes superar para convertirte en un usuario avanzado.