Si envía sus cuestionarios o encuestas de Google Forms sin activar las notificaciones, tendrá que revisar la hoja de cálculo para ver si hay nuevas respuestas manualmente. Esto puede llevar mucho tiempo y hacer que su trabajo sea ineficiente. Afortunadamente, puedes activar las notificaciones de Google Forms.
Este artículo explica cómo habilitar las notificaciones de envío de formularios de Google.
Configurar notificaciones de formularios de Google para nuevas respuestas
Si desea configurar Google Forms para notificaciones, le alegrará saber que es un proceso relativamente sencillo. Así es como se hace:
- Vaya a Formularios de Google y abra un formulario existente o toque el ícono "Agregar" para crear uno.
- Después de configurar su formulario, navegue hasta la parte superior y toque la pestaña "Respuestas".
- Toca los "Tres puntos" en la esquina superior derecha.
- Elija "Recibir notificación por correo electrónico para nuevas respuestas en el menú desplegable". Con estas configuraciones
activo, recibirás un correo electrónico cuando alguien complete el formulario.
Además, puedes activar la configuración desde la hoja de cálculo donde Google Forms organiza todas tus respuestas:
- Con el formulario abierto, toque la pestaña "Respuestas".
- Elija "Ver en hojas" en la esquina superior derecha.
- Cuando se cargue la hoja, vaya a la barra de herramientas y presione la pestaña "Herramientas" para mostrar el menú desplegable.
- Toque el menú desplegable "Configuración de notificaciones" y seleccione "Editar notificaciones".
- Se abre una nueva ventana desde la que puede configurar reglas de notificación. En la primera sección, seleccione recibir una notificación cuando "Un usuario envíe un formulario". En el segundo, elige recibir un “Correo electrónico de inmediato”. Pulsa "Guardar" cuando termines.
La configuración anterior solo le envía una notificación a usted, el propietario o creador del formulario. ¿Qué sucede si también desea que el encuestado reciba una confirmación de que el envío fue exitoso?
- Toque la pestaña "Configuración" en la parte superior del formulario y navegue hasta "Presentación".
- Presione el menú desplegable y desplácese hasta que vea "Después del envío".
- Toque "Editar" a la derecha para abrir un cuadro de texto.
- Escriba el mensaje de confirmación que desea que reciban los encuestados después de enviar el formulario y toque "Guardar".
Aunque el método anterior es mejor que realizar un seguimiento manual de los nuevos envíos, las notificaciones no muestran el contenido del formulario. Tendrás que abrir la hoja de Formularios de Google para ver los detalles. Para obtener más funcionalidades, puede utilizar complementos.
Uso de complementos de Google Forms para notificaciones por correo electrónico
Google Forms tiene un mercado donde puedes encontrar complementos de terceros. Aquí es donde debes ir para instalar complementos de notificación por correo electrónico en tus Formularios de Google.
Notificaciones por correo electrónico para formularios de Google
La notificación por correo electrónico para Google Forms es uno de los mejores complementos que le permite establecer reglas para sus notificaciones. Además, puedes usarlo para recibir notificaciones en tu teléfono. La mejor parte es que las notificaciones que recibe muestran el contenido del formulario; no necesita ir a Formularios de Google para ver las respuestas. Así es como lo usas:
Instalación
- Inicie sus Formularios de Google y abra el formulario del que desea recibir notificaciones.
- Vaya a la esquina superior derecha y toque el menú "Tres puntos verticales".
- Seleccione "Obtener complementos" de las opciones que se muestran, lo que lo llevará al mercado.
- Escriba "Notificaciones por correo electrónico para formularios de Google" en la barra de búsqueda. Cuando aparezca en los resultados de búsqueda, tóquelo.
- Seleccione "Instalar" y siga las instrucciones en pantalla hasta que se complete la instalación. Cuando regrese a su formulario, verá un ícono de "Complementos" (parece un rompecabezas) en la parte superior. Aquí es donde puede acceder al complemento de notificación.
Configurar notificaciones
- Con su formulario de Google abierto, navegue hasta la parte superior y toque el ícono "Complementos". Seleccione "Notificaciones por correo electrónico para Formularios de Google".
- En el menú desplegable, elija "Crear notificaciones por correo electrónico". Esto abre una mini ventana a la derecha donde puede configurar reglas de notificación.
- En la primera sección, "Nombre de la regla del formulario", ingrese quién debe recibir la notificación. Por ejemplo, "Notificar al encuestado y al propietario del formulario".
- En la siguiente sección, ingrese la dirección de correo electrónico que debería recibir notificaciones cuando los encuestados
enviar formularios. Si tiene varios correos electrónicos, ingréselos todos y sepárelos con comas.
- La siguiente es la plantilla de notificación por correo electrónico. De forma predeterminada, muestra las respuestas de los encuestados en forma de tabla. Si desea personalizarlo, toque "Editar" junto a "Usar un editor visual". Esto abre el diseñador de plantillas de correo electrónico, donde puede personalizar la línea de asunto y el texto del cuerpo. Cuando termines, toca "Guardar".
- Las otras secciones implican marcar casillas para diferentes reglas:
- Notificaciones condicionales: Esto es para enviar notificaciones a personas específicas en función de la respuesta en el formulario. Puede dejar esta casilla sin marcar (analizaremos cómo usarla en breve).
- Notificar al remitente del formulario: marque esta casilla porque desea que los encuestados reciban un mensaje de confirmación. Además, seleccione el campo del formulario que contiene la pregunta por correo electrónico en el menú desplegable.
- Generar archivo PDF: si desea recibir los formularios de los encuestados en formato PDF adjunto a la notificación por correo electrónico, marque esta casilla.
- Eliminar la marca del complemento: esto es para usuarios con una suscripción premium. Le permite no mostrar que envió el formulario a través de Google Forms.
- Cuando termine, toque "Guardar" para aplicar los cambios.
Alternativas de formulario de Google
Si Google Forms no proporciona lo que necesita, siempre puede probar otras soluciones comoFormularios Zoho,Formularios de Microsoft, oFormas poderosas
Manténgase actualizado
Con las notificaciones de Google Forms habilitadas, puede conservar datos en tiempo real de los formularios enviados. Con los conocimientos adecuados, es fácil activar las notificaciones utilizando las funciones de notificación de Google Forms. Y si desea más funciones, puede elegir el complemento Notificación por correo electrónico para Formularios de Google.
¿Prefieres el sistema de notificación o los complementos de Google Forms? ¿Por qué uno u otro se adapta mejor a ti? Cuéntanos en la sección de comentarios a continuación.