Google Calendar ahora permite que todos alineen sus horarios perfectamente

Hay pocas cosas más tediosas que el ir y venir entre usted y alguien a quien necesita conocer. Pueden decir que son libres cuando quieran (yo), pero cuando dices una hora y una fecha, hacen una mueca y dicen que en realidad es el único momento en el que no pueden reunirse (yo también).

Para facilitar la coordinación de reuniones, Google ha lanzado una nueva función gratuita de Calendario llamada Programación de citas. La herramienta ha estado disponible para los clientes de Google Workspace desde principios de 2022, pero a principios de este mes The Big G otorgó acceso a todos los usuarios, aunque con limitaciones, dependiendo de si pagan o no.

Con el Programa de citas, puede configurar fragmentos de disponibilidad en su calendario para que quien quiera reunirse con usted, ya sea a través de una videollamada o en la vida real, pueda elegir cualquier hora y fecha dentro de sus parámetros establecidos. La función es altamente personalizable y configurarla correctamente es la mejor manera de que funcione para usted.

Cómo utilizar el calendario de citas de Google Calendar

No importa el tipo de cuenta que tenga, podrá comenzar a configurar el programa de citas yendo a Google Calendar en un navegador web y presionandoCrearen la esquina superior izquierda de su pantalla. En el menú emergente, haga clic enCalendario de citas, y aparecerá una lista de opciones en el lado izquierdo de la interfaz.

Cree su agenda de citas desde el mismo menú con el que crearía un nuevo evento en su calendario.

1. Dale un nombre a tu agenda de citas.Los usuarios del nivel gratuito solo podrán crear un horario, mientras que los clientes de pago (o aquellos que forman parte de una organización de Google Workspace) pueden tener varios, por lo que nombrarlos facilitará las cosas. No dediques demasiado tiempo a esto; siempre puedes cambiarlo más tarde.

[Relacionado: Qué saber sobre el uso de la función Time Insights de Google Calendar]

2. Configure la duración de la cita.Esta será la duración estándar de la reunión. Puede ir desde 5 minutos hasta 23,1 horas. ¿Por qué los 6 minutos extra? Quién sabe, pero usted y la persona con quien se reúna seguramente estarán de acuerdo en que una cita tan larga no es precisamente práctica ni productiva. No se preocupe por acortar su reunión: las personas pueden reservar más de un espacio con usted por día, siempre y cuando no se haya alcanzado el límite diario; hablaremos de esto más adelante.

3. Configura tu disponibilidad general.En esta configuración, establecerá la gran cantidad de tiempo que estará disponible para las reuniones. Si desea que este programa se ejecute para siempre hasta que lo desactive, deje elRepetir semanalmentemenú desplegable tal como está. Pero si solo quieres configurar tu disponibilidad para la próxima semana, haz clic en él y eligeno se repite.

Debajo de esto, verá una lista de los días de la semana y, junto a cada uno, las horas de inicio y finalización de grandes ventanas de disponibilidad. Estos son los períodos de tiempo en los que las personas podrán programar una cita con usted, y puede agregar tantas como desee a cada día haciendo clic ensigno mása la derecha de cada día. Por ejemplo, si estás disponible todo el día en la oficina, puedes reservar de 9 a. m. a 5 p. m., pero si no quieres que nadie te moleste desde el mediodía hasta la 1:30 p. m., puedes configurar dos ventanas de disponibilidad alrededor de eso. Una vez hecho esto, no es necesario que repita la configuración para cada día de la semana; haga clic en elicono de copiaa la derecha (dos rectángulos uno encima del otro) y automáticamente replicará su disponibilidad general de lunes a viernes.

Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, los sábados y domingos se configurarán como no disponibles para reuniones, pero al hacer clic en el signo más cambiará eso.

4. Ajustar la programación. Los siguientes menús le permitirán ajustar los detalles de cómo desea que funcione el Programa de citas. Por ejemplo, podrá configurar cuándo se activa (seleccioneDisponible ahorabajoVentana de programación, oFechas de inicio y fin) y con cuánta anticipación las personas pueden reservar tiempo contigo (hasta un año).

También puedes modificarDisponibilidad ajustadapara fechas específicas en las que normalmente podrían reunirse. Esto funciona exactamente igual que la opción de disponibilidad general, pero en lugar de días de la semana, elegirás fechas específicas. Por lo tanto, si su limpieza dental cae durante un horario que usted marcó como disponible generalmente, puede agregar esa fecha aquí y ajustar su horario según sea necesario.

Si necesita tiempo para prepararse para cada reunión o simplemente quiere evitar que su día se convierta en un desfile interminable de personas haciéndole preguntas, puede limitar su tiempo de disponibilidad configurando untiempo de amortiguamientoyReservas máximas por día. Este último establecerá un límite de reuniones diarias y aparecerá como no disponible cuando se alcance ese límite.

5. Elige cómo determina Google Calendar si estás ocupado.Su agenda de citas siempre verificará su Calendario de Google para ver si está ocupado para que no se superponga con otras reuniones que haya aceptado.

Pero aquí está el problema: si no eres un usuario de pago de Google y tienes más de un calendario (uno personal y uno de trabajo, por ejemplo), sólo podrás elegir uno de ellos para definir la disponibilidad. Los titulares de cuentas de Google de pago y los miembros de organizaciones de Workspace no tienen que elegir, por lo que pueden seguir compartimentando sus vidas de una manera más práctica.

Cuando haya terminado con esta configuración, haga clic enPróximopara continuar.

6. Edite los detalles de su programación de citas.En el siguiente menú, encontrará más configuraciones con las que puede jugar:

Foto y nombre de la página de reserva:Tu página de reserva es lo que la gente verá cuando quiera reservar tiempo contigo. El nombre y la foto que usas para tu cuenta de Google aparecerán allí, así que si quieres algo que luzca profesional, asegúrate de cambiar estas configuraciones en elPágina Mi cuenta.
Ubicación y conferencias:Modifica esto para establecer dónde prefieres encontrarte con la persona que reserva tu tiempo. Puede optar por que la plataforma genere automáticamente un enlace de Google Meet al realizar la reserva, especificar un lugar físico (su oficina, por ejemplo) o transformar todas sus reuniones en llamadas telefónicas. También puedes elegirNinguno / se especificará más adelantepara que usted y sus invitados puedan decidir cómo se reunirán.
Descripción: Aquí puedes decir lo que quieras sobre tu reunión. Tal vez quieras dejar claro a tus alumnos que no responderás preguntas sobre su último examen, o quieres que la gente sepa sobre el precio de tus servicios. Sí, si eres suscriptor de Google Workspace, también puedesconfigurar una cuenta Stripe para recibir pagospor tu tiempo.

7. Configurar un formulario de reserva. BajoFormulario de reserva, podrás especificar todos los campos que los huéspedes deben completar antes de reservar tiempo contigo. De forma predeterminada, Google Calendar requiere su nombre y apellido, así como su dirección de correo electrónico, pero puedes agregar más si lo deseas. Hacer clicAgregar artículo—Podrás pedirles a las personas que proporcionen sus números de teléfono o que completen un campo personalizado, como su preferencia de cafetería. Marque la casilla junto aRequeridohacer algo obligatorio y terminar haciendo clicAgregar artículo.

En este menú, los usuarios que pagan por Google también verán la opción derequerir verificación por correo electrónico. Haga clic en la casilla al lado para que las personas verifiquen sus correos electrónicos cuando reserven tiempo con usted utilizando una cuenta de correo electrónico que no sea de Google. Este paso adicional puede resultar molesto para algunos, pero también es extremadamente útil para evitar reservas maliciosas, especialmente si su página de reservas se encuentra en un lugar público, como una biografía de una red social.

8. Asegúrese de que sus invitados estén al tanto de su reunión.Ahora, elija si desea recordarles a las personas que reservan tiempo con usted sobre su cita. Los usuarios de nivel gratuito solo podrán enviar a los invitados una confirmación al momento de programar, mientras que los clientes de pago de Google podrán enviar tantos recordatorios por correo electrónico como quieran.

De forma predeterminada, el cuadro junto aRecordatorio por correo electrónicoserá seleccionado y configurado para enviar un mensaje un día antes de la cita programada. Haga clic en el menú desplegable para elegir otro período de tiempo o crear uno personalizado. Si desea enviar más de una nota, presioneAgregar recordatorio.

Finalmente, golpeaAhorrarpara terminar de configurar su agenda de citas.

Cómo editar el programa de citas en Google Calendar

Con todas esas configuraciones, es de esperar que haya una página de fácil acceso donde pueda volver al menú de creación del Programa de citas; no la hay. Para modificar cualquier detalle de su agenda de citas en Google Calendar, deberá buscar su nombre en el calendario (considérelo como un evento único que se repite), abrirlo y hacer clic enel icono del lápiz.

Tenga en cuenta que es posible que encuentre varias entradas en su agenda de citas en un solo día. Esto sucede porque el nombre de tu agenda de citas siempre aparecerá en los días en los que hay franjas horarias para reservar, pero también habrá citas específicas que ya estaban programadas. Sabrás la diferencia porque el primero tendrá un ícono de cuatro cuadrados al lado, mientras que el segundo tendrá el nombre de la persona que reservó el espacio entre paréntesis a la derecha.

Cuando abres Programación de citas desde la vista Calendario, también verás unicono de papelera—Haz clic en él para deshacerte parcial o totalmente de tu agenda reservable. En el siguiente menú, podrá eliminar ese día específicamente (solo esta semana), ese día en todas las próximas semanas (Todas las semanas), o borrar la programación por completo (Toda la disponibilidad). Marque la burbuja al lado de la opción que desee y presioneAhorrar.

Cómo invitar a personas a programar una cita contigo en Google Calendar

Para permitir que las personas reserven tiempo contigo en Google Calendar, deberás dirigirlas a tu página de reservas. Este es un sitio web sencillo donde podrán navegar por su disponibilidad y elegir el horario que mejor les convenga. Tenga en cuenta que solo podrán ver cuándo puede reunirse, pero no verán ningún detalle de su calendario.

[Relacionado: sincronizar los calendarios de Google y Apple ahora es menos molesto]

Para compartir este enlace, abra su agenda de citas desde Google Calendar y haga clic enAbrir página de reserva. Desde allí, pulsa elCompartiren la esquina superior derecha de la pantalla: haga clic enCopiar enlacepara copiar la URL a tu portapapeles y compartirla con quien quieras en la plataforma que elijas, como correo electrónico, mensaje de texto o redes sociales. También puedes ir alInsertar sitio webpara obtener un código de inserción que le permitirá agregar un widget a su página web en el que las personas pueden hacer clic para reservar tiempo con usted.