Här på Gtricks har vi ett stort intresse av att hjälpa till att hålla ditt Gmail-konto organiserat. Från intressanta tips till hacks till sortering av e-post, vi delar allt som kan hjälpa till att förenkla e-posthantering. Och idag har jag ett annat coolt knep för dig att organisera inkommande e-postmeddelanden.
Nyligen hade jag svårt att hänga med i dussintals nya e-postmeddelanden varje dag. Av dessa var de flesta inte tidskänsliga, men de fick mig att hoppa över några viktiga e-postmeddelanden. För att hantera det här problemet skapade jag helt enkelt några etiketter (alias mappar) i Gmail och filtrerade mindre viktiga inkommande e-postmeddelanden till dessa etiketter. Nu har jag en ren inkorg med bara viktiga meddelanden, och jag kan kontrollera mindre viktiga genom att helt enkelt besöka dessa etiketterna.
Låt oss se hur du också kan skicka vissa e-postmeddelanden till en mapp i Gmail och organisera din inkorg.
Rekommenderad läsning:Organisera Gmails inkorg för att alltid visa vad som är viktigast för dig
Skapa en ny etikett (mapp) i Gmail
För att komma igång måste du först skapa en etikett i Gmail dit de specifika e-postmeddelandena kommer att skickas. Så här skapar du en ny etikett:
1. Klicka på"Mer"knappen i Gmails vänstra panel och klicka sedan på"Skapa ny etikett".
2. Ange nu namnet på etiketten i den första textrutan och klicka på"Skapa". Se till att du anger ett relevant namn som matchar typen av e-postmeddelanden som kommer dit.
Etiketten kommer att skapas och listas i den vänstra panelen underKategorier. Du kan upprepa denna process för att skapa så många etiketter du behöver.
När mappen är klar är det dags att skapa ett filter för att automatiskt skicka e-postmeddelanden till den mappen. Innan du skapar ett filter måste du först ställa in filterkriterier med sökalternativet i Gmail. Även om du kan använda Gmails sökoperatorer för att skapa kriterier, är det mycket lättare att använda formuläret för avancerade sökalternativ.
För att komma åt det, klicka på upp-och-ned-pilikonen i slutet av Gmails sökfält. Vissa redigerbara fält öppnas där du kan ställa in sökkriterier. Du måste fylla i detta formulär efter dina behov, men för att göra det enklare förklarar jag vilken information varje fält kräver.
Från:Här kan du ange e-postadressen till en eller flera personer som e-postmeddelandena du vill filtrera till. Om du inte vill filtrera e-postmeddelanden från specifika personer, lämna det här fältet tomt.
Till:Det här fältet är bara användbart för inkommande meddelanden om du har slagit samman flera e-postkonton och vill filtrera deras e-postmeddelanden separat. Om så inte är fallet, lämna det tomt.
Ämne:Här kan du lägga till nyckelord som kan dyka upp i ämnesfältet för de e-postmeddelanden du vill skicka till mappen. Om du vill lägga till flera sökord måste du separera dem med en vertikal stapel (|). Till exempel,“Gratis|recension|utcheckning”.
Har orden:Du kan lista nyckelord här som kan visas var som helst i e-postmeddelandet som du vill filtrera. Återigen måste du använda en vertikal stapel (|) för att separera flera sökord.
Har inte:Du kan använda det här fältet för att lägga till ord som inte ska filtreras även om ovanstående fält matchar kriterierna. Du vill särskilt använda det här fältet för att skydda viktiga e-postmeddelanden från att filtreras.
Nu när du vet vad varje fält kräver bör du inte ha några problem med att ställa in filterkriterierna. Kom bara ihåg att du inte behöver fylla i alla fält, bara fylla i de som räcker för att filtrera de obligatoriska e-postmeddelandena. När du har fyllt i sökformuläret klickar du på"Skapa filter med den här sökningen"knappen i det nedre högra hörnet.
Markera här kryssrutan bredvid"Hoppa över inkorgen"och"Applicera etiketten"alternativ och välj sedan etiketten från rullgardinsmenyn bredvid den.
Efteråt, markera kryssrutan bredvid"Använd även filter på matchande konversationer", och klicka sedan på"Skapa filter"knappen för att skapa filtret.
Nu kommer alla dina befintliga e-postmeddelanden och nya e-postmeddelanden som matchar filterkriterierna automatiskt att hamna i mappen (etiketten) du tilldelade.
Slutord
Förutom att hjälpa mig att organisera min inkorg, tycker jag också att det här tricket är praktiskt för att spara intressant innehåll i Gmail och automatiskt organisera det under etiketter. Du kan till exempel skapa en etikett för intressanta artiklar och när du hittar en intressant artikel värd att läsa senare, e-posta den helt enkelt till dig själv med de matchande filtren så sparas den i etiketten.
Låt oss veta i kommentarerna om du känner till något annat intressant sätt att organisera e-postmeddelanden i Gmail.