Om du har ägt en dator kanske du tror att du inte har något behov av Microsoft Word-tips. När allt kommer omkring har det funnits i 40 år, säkert har alla dess hemligheter för länge sedan blottats. Pojke, har vi nyheter till dig.
Oavsett om du använder Word hela tiden eller bara öppnar det när du behöver damma av ditt CV, måste du vada lite djupare än att feta och understryka för att verkligen få ut det mesta av det. Lyckligtvis för dig doppade vi vår panna i floden av alternativ och tog fram några råd som är rent guld.
1. Skapa falska bitar av texter med verktyget lorem ipsum
Folk som inte arbetar med ord kanske inte vet att lorem ipsum är det skrivna ordets Simlish. Det är bara skratt – ord som ser ut bitar av bokstäver som hjälper människor att visualisera hur text ser ut på en webbplats eller i en tidning, bok eller stiliserat dokument.
[Relaterat: Bli en bättre författare med dessa onlineverktyg]
Om du är mer benägen att designa dokument snarare än att skriva dem, eller gillar att skjuta upp utkast genom att krångla med sidformatet, kan du använda lorem ipsum i Word. Du behöver inte ens öppna en meny - skriv bara=Lore()någonstans på sidan, tryckSkriva in, och du är klar.
Mer läsning:Hur man återställer Microsoft Word till standardinställningar
Som standard skapar kommandot fem korta textstycken. Om det inte räcker för dig kan du tala om för Word hur många du vill ha genom att lägga till ett nummer inom parentesen. Så, om du vill ha 12 stycken, skriv= Lore (12), och njut av din gratistext.
2. Lägg till en livetidsstämpel till ditt arbete
Om du har en dokumentmall som du ständigt måste uppdatera med det aktuella datumet, har Word ett verktyg som förhindrar dig från att behöva titta i hörnet av skärmen medan du viskar, "Vilken dag är det?" till dig själv.
Du kan lägga till en tidsstämpel till ett dokument genom att gå tillInfogafliken och klicka påInfoga datum och tidverktyg – det är en liten ikon som visar en kalender med en klocka överst, till vänster omEkvationknapp.
I det nya fönstret kommer du att kunna välja från en lång lista med tidsformat, till exempel den klassiska tvåsiffriga "månad/dag/år", eller till och med en som inkluderar den exakta sekunden du infogade den i dokumentet. Som standard kommer denna funktion att vara statisk om du inte markerar rutan precis under listan bredvidUppdatera automatiskt. När du är klar klickar duOKoch du kommer att vara bra att gå.
Om du samarbetar med människor i andra länder eller arbetar på ett annat språk än ditt systems standardspråk,Infoga datum och tidfönstret kommer att tillhandahålla en rullgardinsmeny där du kommer att kunna ändra språkspråket och datumformatalternativen med det. Microsoft kommer omedelbart att visa dig de språk du har lagt till i ditt operativsystem, så om du behöver använda ett som inte är listat där måste du lägga till det viaInställningar, följt avTid & språk(Windows), ellerSysteminställningar>Allmän>Språk & Region(macOS).
3. Signera dokument i Microsoft Word
Vid ett tillfälle krävde du att skriva ut det, signera det och sedan ta en bild av det för att underteckna ett dokument som du fick via e-post. Eller ännu värre – skanna det. Idag låter Word dig kringgå den fysiska aspekten av att signera ett dokument medFormeralternativ.
Gå tillInfogafliken, klicka påFormer, och välj slingan underRader. Detta gör att du kan använda markören som en penna för att rita din signatur, som du sedan kan flytta genom hela dokumentet och till och med kopiera/klippa ut och klistra in det när du vill. Att rita din signatur med en mus är naturligtvis inte den lättaste eller mest bekväma uppgiften, men det blir lättare med lite övning.
Å andra sidan, om du undertecknar ett viktigt dokument och inte kan stå ut med åsynen av din skakiga signatur som sitter där hela tiden, finns det ett annat alternativ. Om du är en Office 365-prenumerant och har en PC kan du användaför att signera med Draw-funktionen.
Gå tillDraoch slå på vippströmbrytaren ovanRita med styrplatta. Word kommer att visa dig ett rektangulärt område på skärmen – fyll det genom att rita på styrplattan med fingret. Du behöver inte trycka ner eller något, bara dra runt din siffra. Använd två fingrar för att flytta området till en annan plats på skärmen (användbart om du behöver markera en ruta) och tryck på valfri tangent när du är klar. Dina klotter kommer då att bete sig som objekt som du kan ändra storlek på och kopiera/klippa ut och klistra över i dokumentet.
4. Stäng av distraktioner med Microsofts fokusläge
En sak som Word (eller vilken textbehandlare som helst, för den delen) inte kommer att kunna göra för dig är att faktiskt skriva vad du behöver skriva. Du kan hitta inspiration någon annanstans, men i slutändan måste dina ord vara dina. Hur enkelt det än låter är det inte lätt att göra.
Hjälp dig själv genom att undvika distraktioner med Microsofts fokusläge. Den här funktionen kommer att ställa in ditt dokument på helskärm med svart bakgrund, så det finns bokstavligen inget annat att göra än att skriva ord i. Standardvyn visar inte ens huvudnavigeringsfältet eller menyfliksområdet med alla alternativ du är van vid. Men de finns fortfarande kvar - flytta bara pekaren till toppen av skärmen så rullar alternativen ner. Åh, och det hela är monokromt, så du kommer inte att distraheras av några vackra färger.
För att aktivera fokusläget, gå tillSeoch väljFokus. Du kan avsluta funktionen när du vill genom att trycka påEscnyckel.
5. Låt Word bedöma ditt skrivande med ett läsbarhetspoäng
Som vi sa, Word kan inte komponera prosa åt dig, men det kan vara en användbar redigerare. Programmet kan utvärdera ditt skrivande och berätta var du behöver förbättra så att din text passar din publik.
Med ord redan på sidan, gå tillVerktyg,Stavning och grammatikoch väljRedaktör. Ett sidofält kommer att dyka upp till höger på skärmen som visar dig en total poäng för ditt skrivande och tre områden där du kan förbättra:Stavning,Grammatik, ochKortfattadhet. Klicka på var och en för att se Words förslag. Tänk på att detta bara är ett program, så det är fullt möjligt att några av dess rekommendationer inte alls är meningsfulla för dig. Om så är fallet kan du välja att ignorera dem.
Längst ner i sidofältet är där magin händer: klicka påDokumentstatistik, och efter ett par sekunder ser du ett fönster med detaljer om ditt dokument, som antalet ord och meningar och genomsnittliga tecken per ord.
Men den riktigt roliga delen är underLäsbarhet. Där kommer Word att visa dig din texts poäng baserat på Flesch Reading Ease och Flesch-Kincaid Grade Level Index. Dessa system syftar till att bestämma hur lätt det är att läsa ett dokument och vilken läsnivå din publik bör ha för att helt och enkelt förstå det.
När det gäller poängen för läsvänlighet, ju högre siffra, desto lättare är det att förstå. I allmänhet vill du att vad du än skriver ska varamellan 70 och 80, vilket innebär att det borde vara ganska lätt för en vanlig vuxen att förstå. Flesch-Kincaid-indexet använder samtidigt det amerikanska utbildningssystemets betygsnivåer som sina parametrar och kan hjälpa dig att bedöma om din text passar din publik – om du till exempel talar på en akademisk konferens kommer ett högt betyg inte att vara ett problem.
Från toppen av sidan till stycket ovan säger Word att den här historien har ett läsbarhetspoäng på 65, vilket inte är idealiskt, men det är därför vi fortfarande har mänskliga redaktörer. (Om du undrade så förbättrades poängen efter att min redaktör arbetade med det.)
6. Välj en hel mening med ett klick
På tal om redigering, när du skriver på Word är markering av text ett av de bästa sätten att flytta runt meningar och bli av med det som inte fungerar.
Du använder förmodligen genvägar somSkift + pilför att välja text tecken för tecken, ochSkift + Alternativ + pil(Mac) ellerSkift + Ctrl + pil(Windows) för att gå till det ord för ord. Om du är en slaktareredaktör kan du bara trippelklicka på ett stycke för att välja och döda det hela. Men Word erbjuder ännu ett alternativ: att välja en enda mening med ett klick. Tricket är att hållaKommando(Mac) ellerKontrollera(Windows) medan du gör det.
7. Hoppa mellan heta redigeringspunkter
Ett mer nischat men ändå användbart tips är att använda en kortkommando för att hoppa mellan redigeringarna. HitSkift + F5och Microsoft tar dig tillbaka till den sista platsen där du redigerade din text. Tryck på den igen, så går du till den före det.
Tänk på att om din bärbara dator eller tangentbord använder F-tangentraden för andra funktioner (som att stänga av ljudet på din dator eller justera skärmens ljusstyrka) kanske du måste lägga tillFungeraellerFnnyckel före den genvägen. Detta kommer att tala om för din dator att du använder F5 som F5 och inte har för avsikt att till exempel justera tangentbordets bakgrundsbelysning.
Detta är otroligt användbart om du reviderar ett särskilt långt dokument, eller är i de sista stadierna av redigering, när ändringar kan vara knappa och långt ifrån varandra.
8. Hitta och ersätt osynliga tecken
Om du någonsin har kämpat med ett mycket formaterat dokument eller undrat varför det inte ger dig rätt mellanrum att trycka på Enter-tangenten, kanske du stöter på dolda eller osynliga tecken.
Du förstår, det mesta i ett dokument har en karaktär, även mellanrummet mellan stycken. Om du behöver se vad du har att göra med kan du be Microsoft att visa dig genom att tryckaKommando + 8(Mac) ellerCtrl + Shift + 8(Windows). När du gör det kommer du att se ett gäng nya karaktärer visas i en annan färg. Några av de vanligaste är en suspenderad punkt mellan ord, som står för ett enda mellanslag, och ett vänstervänt "P", vilket betyder att det finns en enda styckebrytning.
Du kommer förmodligen inte att använda den här genvägen med enkla dokument, men om du använder en mall som du hittade i Word eller online kan det hjälpa dig att förstå vad som är fel om filen börjar fungera dåligt.
9. Skydda dina dokument med ett lösenord
Allt du skriver är inte för alla att läsa, och om du vill vara säker på att inte ens den mest snoopade spioner läser det du arbetar med kan du skydda Word-dokument med ett lösenord.
Beroende på vilken version av Word du har kan du hitta det här alternativet genom att klickaFil,Info, och sedanSkydda dokument. Följande meny ger dig en lista över saker du kan göra, som att begränsa redigering eller bara ge vissa personer tillgång till filen. Men om du vill gå en säkrare väg, väljKryptera med lösenordoch följ instruktionerna.
[Relaterat: Sluta välja dåliga lösenord redan]
I 2023-versionen av Word hittar duSkydda dokumentalternativet underRecensionflik. Nästa fönster visar dig ett antal saker du kan göra, från att ställa in ett lösenord för att komma åt dokumentet, till att kräva autentiseringsuppgifter för specifika åtgärder som att visa kommentarer, redigera eller spåra ändringar. Ange ditt lösenord (minna det eller spara det någonstans säkert) och klickaOKför att avsluta.
10. Rikta in alla objekt perfekt
När det gäller att infoga objekt i ditt dokument ger Word dig mycket frihet. Du kan bädda in bilder, videor, GIF:er och doodles och flytta runt dem vart du vill.
Men all den friheten gör det ibland svårt att avgöra om graferna du lägger till i din årliga rapport faktiskt är korrekt anpassade. Och du har tillbringat för många timmar på att arbeta för att låta en bild förstöra din dag.
Använd ett rutnät för att se till att allt är där det ska vara. UnderLayoutfliken, klickaJustera, och välj från rullgardinsmenynVisa rutnät. Det här alternativet kommer omedelbart att lägga ett rutnät över arbetsområdet på din sida, som du kan använda som referens för att se exakt var du ska placera objekt eller se till att alla har samma storlek. På menyn Justera kan du också klickaRutnätsinställningarför att anpassa alternativ som vilken del av sidobjekten som ska fästas vid eller storleken på rutnätet. Klicka på när du är klarOKför att spara dina inställningar.