12 recursos para usar o Google Agenda para empresas de maneira eficaz

O Google Agenda é uma ferramenta conveniente para gerenciar seus compromissos, reuniões e outros eventos. Junto com seus recursos úteis para uso pessoal estão aqueles para fins de trabalho. Não tem certeza de quais recursos do Google Agenda funcionariam bem para os negócios? Este guia inclui vários que você pode ter perdido.

Observação: no momento em que este livro foi escrito, alguns recursos exigiam uma conta do Google Workspace. Se você não tiver um, deixe-nos ajudá-lo a decidir se outro.

1. Configure um agendamento de compromissos

Disponibilidade:todas as contas do Google

Você não precisa investir em um software de agendamento caro para trabalhar com compromissos. Você pode usar o recurso integrado de agendamento de compromissos do Google Agenda.

1. Selecione uma data e hora na tela principal do calendário e escolha “Agendamento de compromissos”. Adicione um nome e clique em “Configurar a programação”.

2. Quando a barra lateral abrir à esquerda, escolha “Duração do compromisso” na respectiva caixa suspensa ou selecione “Personalizado” para escolher uma duração não listada.

3. Abaixo de “Disponibilidade geral”, escolha se deseja que a programação se repita semanalmente e, em seguida, adicione os horários de início e término de cada dia. Você também pode selecionar um fuso horário.

4. As opções restantes nesta primeira tela incluem janela de agendamento, disponibilidade ajustada, configurações de compromisso agendado, calendários verificados quanto à disponibilidade e cor. Clique em “Avançar” quando terminar.

5. Para acompanhar sua agenda de compromissos, configure e personalize uma página de agendamento com o seguinte:

• Foto e nome da página de reserva: visualize o nome da sua conta do Google e a foto do perfil.
• Localização e conferência: escolha onde e como se reunir: Google Meet, pessoalmente, por telefone ou a ser especificado posteriormente.
• Descrição: explique o serviço ou inclua notas que aparecem tanto na página quanto no e-mail de confirmação.
• Formulário de reserva: escolha os campos que outras pessoas deverão preencher na página e, opcionalmente, exija uma verificação por e-mail.
• Confirmações de reserva e lembretes: além de criar um convite do Google Agenda, você pode ativar o lembrete por e-mail e escolher quando enviá-lo.

6. Clique em “Salvar” para ver um evento pop-up para sua agenda de compromissos. Visualize sua página de reservas, compartilhe sua programação ou página ou veja suas reservas.

Quando um hóspede deseja marcar um horário na sua página de reserva, ele escolhe a data e o horário e preenche o formulário.

Dica: para se comunicar, compartilhar arquivos e colaborar.

2. Defina seu horário e local de trabalho

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Com tantas pessoas trabalhando em casa ou em um escritório híbrido, você pode informar seus colegas de trabalho ou equipe quando e onde você estará trabalhando em um determinado dia. Você pode definir seu horário de trabalho e local para cada dia da semana de trabalho no Google Agenda.

1. Abra o menu Configurações usando o ícone de engrenagem e escolha “Configurações”.

2. Expanda “Geral” à esquerda e selecione “Horário e local de trabalho”.

3. À direita, marque a caixa “Ativar horário de trabalho” e selecione os dias para adicionar horário de trabalho.

4. Insira os horários de início e término de cada dia. Para adicionar um segundo período para o mesmo dia, clique no sinal de mais à direita. Observe que você só pode escolher um local para dividir as horas em um único dia.

5. Insira o local para cada período de cada dia útil usando o menu suspenso à direita. Se você selecionar “Outro escritório” ou “Em outro lugar”, poderá inserir o nome do local.

Dica: se você trabalha no mesmo horário e no mesmo local todos os dias, insira os detalhes do primeiro dia e clique em “Copiar para todos” para preencher todos.

3. Veja suas percepções de tempo

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Você já se perguntou quanto tempo passa em reuniões? Usando o Time Insights no Google Calendar, você pode ver onde seu tempo é gasto e com quem, permitindo fazer ajustes.

1. Abra o menu principal usando o ícone de três linhas no canto superior esquerdo.

2. Abaixo da caixa de pesquisa, expanda “Time Insights”. Você verá um instantâneo rápido dependendo da visualização atual do calendário. Por exemplo, se você selecionar a visualização “Semana” no canto superior direito, verá um resumo da semana que está visualizando.

3. Para obter detalhes completos sobre o Time Insights, clique em “Mais Insights”, que abre a barra lateral à direita. Os prazos que você vê para os itens abaixo são baseados na visualização de calendário que você usa. Você pode alternar entre Semana, Mês e Ano.

4. Na parte superior da barra lateral, você verá um “Detalhamento do tempo” com um gráfico de pizza mostrando o tempo gasto. Use as guias na parte superior para alternar entre “Por tipo” e “Por cor”.

5. Abaixo de “Time Insights” está a seção “Tempo em reuniões”, onde você verá uma média diária, qual dia é mais gasto em reuniões e reuniões recorrentes versus reuniões únicas.

6. Na parte inferior, você verá “Pessoas com quem você se encontra” para saber com quem você passa mais tempo nas reuniões, o número de horas e quando será a próxima reunião com eles.

4. Agende um horário de foco

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Todos nós precisamos desse tempo todos os dias ou semanas para nos concentrar em uma ou duas tarefas específicas. Ao agendar o Focus Time no Google Calendar, você pode solidificar esse horário em sua agenda e informar outras pessoas sobre ele sem levantar um dedo.

1. Na tela principal do calendário, clique na data e hora e selecione “Hora de foco” na janela pop-up.

2. Opcionalmente, insira um título diferente e ajuste a data e a hora ou torne-o um evento recorrente.

3. Marque as caixas para aproveitar as vantagens dos recursos do Focus Time. Isso inclui silenciar notificações de bate-papo e recusar automaticamente eventos durante o período. Você pode recusar apenas novos convites ou reuniões novas e existentes.

4. No campo Mensagem, insira a resposta a ser enviada (ou use o padrão) ao recusar o evento.

5. Preencha todos os campos restantes, incluindo, descrição ou notificação e clique em “Salvar” para colocar o evento Focus Time em seu calendário.

5. Crie uma resposta de ausência temporária

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Esteja você de férias com a família ou precise de um dia por motivos pessoais, você pode configurar uma resposta de ausência temporária para outras pessoas que o convidem para reuniões.

1. Na tela principal do calendário, clique na data e hora e selecione “Fora do escritório” na janela pop-up.

2. Opcionalmente, insira um nome de evento diferente e ajuste a data e a hora ou torne-o um evento recorrente.

3. Marque a caixa para recusar reuniões automaticamente e escolha novas reuniões ou reuniões novas e existentes. Assim como o evento Focus Time, você também pode incluir uma mensagem específica para acompanhar suas recusas.

4. Selecione “Salvar”.

6. Prepare notas de reunião

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Fazer anotações durante as reuniões oferece a você e aos participantes uma referência conveniente. Você pode incluir data, hora, participantes, itens de ação e notas criando notas de reunião ou um modelo automaticamente a partir de um evento do Google Agenda.

Criar notas

1. Para fazer anotações imediatamente, clique uma vez para abrir a caixa pop-up do evento e selecione “Fazer anotações da reunião”.

2. O Google Docs será aberto em uma nova guia do navegador com as notas da reunião prontas.

3. Acesse as notas no pop-up do evento no Google Agenda selecionando o ícone.

Crie o modelo de notas

1. Para criar o modelo de notas de reunião, clique duas vezes para abrir a página de detalhes do evento e selecione “Criar notas de reunião” na área Descrição.

2. Com o ícone do Google Docs na descrição, selecione “Salvar” na parte superior.

3. Clique no ícone de notas do Google Docs na Descrição para abrir e capturar as notas usando o modelo.

Observação:você também pode pegar um, se essa for sua ferramenta preferida para fazer anotações.

7. Encurtar eventos automaticamente

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Parece que a cada reunião há pelo menos uma pessoa que chega atrasada porque está fugindo da reunião anterior. Com o recurso Speedy Meetings do Google Agenda, você pode definir que as reuniões terminem automaticamente mais cedo, dando tempo para que todos cumpram seus outros compromissos.

1. Abra o menu Configurações usando o ícone de engrenagem e escolha “Configurações”.

2. Expanda Geral à esquerda e selecione “Configurações do evento”. À direita, marque a caixa “Reuniões rápidas”.

3. Você notará que a duração padrão de suas reuniões será ajustada em cinco minutos para reuniões de 30 minutos ou 10 minutos para reuniões mais longas.

Todos os eventos que você agenda com o recurso Speedy Meetings ativado ajustam automaticamente o horário por padrão. Se necessário, você ainda pode alterá-lo para o horário de sua escolha.

8. Responda que você participará virtualmente

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Se você trabalha em um ambiente híbrido ou tem momentos em que precisa participar de uma reunião virtualmente em vez de pessoalmente, você pode garantir que o organizador saiba que você está participando por meios digitais com um simples clique.

1. Abra o convite do evento clicando nele na página principal do calendário. Selecione a seta de resposta “Sim” ao lado de “Indo?” na parte inferior e escolha “Sim, ingressando virtualmente”.

2. Você também pode selecionar esta opção na página de detalhes do evento no menu suspenso “RSVP”.

Quando o organizador visualizar o evento no Google Agenda, ele verá o ícone da câmera de vídeo ao lado do seu nome e poderá passar o mouse sobre o ícone para ver se você participará virtualmente.

Dica:você sabia que poderia, mesmo que você não seja o anfitrião?

9. Incorpore o Google Agenda em seu site ou blog

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Talvez você seja responsável pela agenda de uma empresa, organize eventos de caridade, treine uma equipe esportiva ou algo semelhante, onde compartilhar sua agenda em um site ou blog é essencial. Você pode incorporar o Google Agenda de sua preferência, disponibilizando-o para quem precisa se manter atualizado.

1. Abra o menu Configurações usando o ícone de engrenagem e escolha “Configurações”.

2. Selecione o calendário à esquerda, abaixo de “Configurações do meu calendário” e escolha “Integrar calendário”.

3. Copie o código no campo “Código incorporado” à direita.

4. Para ajustar o código primeiro, clique em “Personalizar” abaixo do campo “Código Incorporado”.

5. A tela do Google Embeddable Calendar será aberta em uma nova guia. Use as opções à esquerda para escolher o que mostrar ou ocultar, ajustar a largura e a altura, selecionar uma cor de fundo e borda, escolher a visualização padrão e começar com dia e muito mais. Você verá uma prévia das alterações à direita.

6. Depois de definir tudo da maneira desejada, use o botão “Copiar” na parte superior, próximo ao campo “Código incorporado”, para colocar o código na área de transferência.

Cole o código no editor do seu site, envie-o por e-mail para o desenvolvedor, salve-o em uma nota, etc.

10. Enviar e-mail aos convidados do evento

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Quer haja uma mudança de planos de última hora, notas adicionais para uma reunião ou um item necessário antes de se reunir com sua equipe, você pode entrar em contato com os participantes. O Google Agenda oferece uma maneira rápida e fácil deatravés do aplicativo.

1. Abra o evento na página principal do calendário e selecione o ícone “Enviar e-mail aos convidados” à direita da seção Convidados.

2. Como alternativa, abra a página de detalhes do evento e selecione o ícone “Enviar e-mail aos convidados” na seção Convidados.

3. Quando a nova caixa de mensagem aparecer, marque sua escolha nas opções no topo: envie a mensagem apenas para quem aceitou e copie você mesmo.

4. Digite sua mensagem e, opcionalmente, ajuste a linha de assunto, cujo padrão é o título do evento, e pressione “Enviar”.

11. Verifique conflitos de calendário

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Agendar reuniões e outros eventos relacionados a negócios é tão bom quanto aqueles que podem comparecer. Isto é especialmente importante quando esses participantes são essenciais para a reunião. Para evitar conflitos de agendamento, verifique a disponibilidade dos participantes antes de fazer um plano.

Certifique-se de que a pessoa cuja agenda você deseja visualizar esteja na sua organização ou tenhacom você. Se você vir um asterisco próximo a um convidado, isso significa que você não pode ver a disponibilidade dele.

Existem algumas maneiras diferentes de visualizar a programação de alguém.

Pesquisar pessoas

1. No menu principal à esquerda, digite o nome da pessoa na caixa “Pesquisar Pessoas”. Você verá os eventos deles no calendário principal ao lado do seu.

2. Para configurar um evento com eles, clique em “Criar -> Evento” no canto superior esquerdo e preencha os detalhes do evento na janela pop-up.

Encontre um horário

1. Clique em uma data e hora na página principal do calendário ou abra a página de detalhes do evento e selecione “Encontrar um horário”.

2. Digite o nome do convidado no campo “Adicionar convidados” para ver a agenda dele ao lado da sua.

3. Preencha os detalhes do evento normalmente e selecione “Salvar”.

Dica:usarpara compartilhar sua tela por meio de uma segunda tela enquanto visualiza os participantes na tela principal.

12. Adicionar links de videoconferência automaticamente

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Adicionar automaticamente um link para uma videoconferência aos eventos do Google Agenda que você cria economiza muito tempo. Por padrão, use o Google Meet como seu aplicativo preferido.

1. Visite o seuAdministradorconsole, expanda “Aplicativos -> Google Workspace” à esquerda e selecione “Calendário”. À direita, abra as “Configurações de compartilhamento”.

2. Ao lado de Videoconferência, marque as caixas para tornar o Google Meet seu provedor padrão e adicione automaticamente links para eventos que você criar. Selecione “Salvar”.

3. Ao configurar um novo evento, clique no botão “Adicionar videoconferência do Google Meet”. O link será incluído em todos os convites que você enviar aos participantes.

Bom saber:para contas gratuitas do Workspace, vá para “Configurações -> Configurações de eventos” e marque a caixa para adicionar automaticamente links do Google Meet aos eventos.

Perguntas frequentes

Crédito da imagem:Pixabay. Todas as capturas de tela de Sandy Writenhouse.