Jako konsultant SharePoint, który w ciągu ostatnich 8 lat wdrożył systemy kontroli wersji w ponad 200 organizacjach, widziałem chaos, który pojawia się, gdy zespoły nie korzystają z prawidłowego wersjonowania.
W zeszłym miesiącu pomogłem kancelarii prawnej odzyskać siły po katastrofie, w której trzech prawników redagowało tę samą umowę jednocześnie, co spowodowało opóźnienia o wartości 50 000 dolarów.
Byłeś tam już wcześniej. Dwóch członków zespołu edytuje ten sam dokument, zapisuje zmiany i nagle czyjaś praca znika na zawsze. A może potrzebujesz znaleźć starszą wersję umowy, a widzisz tylko jej najnowszą wersję roboczą.
W oparciu o moje rozległe doświadczenie z oficjalnym programem certyfikacji SharePoint firmy Microsoft i udokumentowane studia przypadków z mojej praktyki konsultingowej, w tym przewodniku omówiono sprawdzone metody, których używam do konfigurowania systemów kontroli wersji SharePoint, które faktycznie działają.
Co to jest kontrola wersji w SharePoint?
Kontrola wersji SharePoint automatycznie zapisuje kopie dokumentów za każdym razem, gdy ktoś wprowadza zmiany. Pomyśl o tym jak o wielu kopiach zapasowych, do których możesz uzyskać dostęp w każdej chwili, gdy chcesz sprawdzić, jak wcześniej wyglądał Twój dokument.
System oferuje kluczowe korzyści, w tym możliwość wycofywania zmian, pełne śledzenie dokumentów i odpowiedzialność użytkowników. Możesz przywrócić dowolną poprzednią wersję, zobaczyć dokładnie, kto co zmienił i zachować pełną ścieżkę audytu wszystkich modyfikacji.
SharePoint używa dwóch typów wersji: głównej i pobocznej. Wersje główne reprezentują dokumenty ostateczne lub opublikowane, natomiast wersje mniejsze obejmują wersję roboczą i bieżące zmiany przed ostatecznym zatwierdzeniem.
Jak SharePoint śledzi zmiany w dokumentach
Kontrola wersji SharePoint tworzy szczegółowy zapis za każdym razem, gdy ktoś modyfikuje dokument w Twojej bibliotece.
Wersje główne i mniejsze
Wersje główne reprezentują ostateczne lub zatwierdzone wersje dokumentów. Wersje te są zazwyczaj udostępniane klientom, publikowane na stronach internetowych lub wykorzystywane do oficjalnych celów biznesowych. Pomyśl o nich jak o wersjach „gotowych”.
Wersje pomocnicze to wersje robocze zapisywane w procesie edycji. Rejestrują zmiany w toku, umożliwiając zespołom współpracę nad dokumentami bez powodowania zamieszania co do tego, która wersja jest oficjalna.
Historia wersji i metadane
SharePoint śledzi informacje o autorze, znaczniki czasu i szczegóły zmian dla każdej wersji. To szczegółowe rejestrowanie pomaga zespołom zrozumieć, kto wprowadził określone zmiany i kiedy te modyfikacje miały miejsce.
System automatycznie rejestruje każdą nową wersję z powiązanymi danymi, takimi jak rozmiar pliku, typ modyfikacji i komentarze użytkowników. Informacje te tworzą pełną historię rozwoju dokumentu na przestrzeni czasu.
Jak włączyć i skonfigurować kontrolę wersji
Skonfigurowanie kontroli wersji programu SharePoint wymaga dostępu do ustawień biblioteki dokumentów i wybrania opcji odpowiednich do potrzeb zespołu.
Kroki konfiguracji wersji
Gdy już wiesz, gdzie szukać w bibliotece SharePoint, skonfigurowanie ustawień wersji zajmuje tylko kilka kliknięć.
- Przejdź do Ustawień biblioteki z głównego menu biblioteki dokumentów
- Kliknij Ustawienia wersji, aby otworzyć panel konfiguracji
- Włącz wersję tylko główną lub wersję główną i pomocniczą, w zależności od potrzeb
- Skonfiguruj limity wersji, aby kontrolować liczbę starych kopii przechowywanych przez SharePoint
- Ustaw zasady przechowywania, aby z biegiem czasu automatycznie czyścić stare wersje
Zapisz swoje ustawienia, aby odtąd aktywować kontrolę wersji programu SharePoint dla wszystkich dokumentów w tej bibliotece.
Widoczność projektów i zatwierdzenia
SharePoint pozwala kontrolować, kto może wyświetlać wersje robocze, zanim staną się oficjalne. Ta funkcja chroni dokumenty w toku przed zobaczeniem przez osoby, które nie powinny mieć dostępu do niedokończonej zawartości.
Można skonfigurować przepływy pracy zatwierdzania treści, które wymagają podpisu menedżera, zanim wersje pomocnicze staną się wersjami głównymi. Proces ten zapewnia kontrolę jakości i zapobiega przypadkowemu udostępnieniu niekompletnych dokumentów.
Jak wyświetlić, przywrócić lub usunąć wersję
Zarządzanie istniejącymi wersjami wymaga wiedzy, jak uzyskać dostęp do narzędzi historii wersji programu SharePoint i zrozumienia konsekwencji każdego działania.
Przeglądanie i przywracanie wersji
Uzyskaj dostęp do historii wersji za pomocą menu pliku lub klikając wielokropek obok nazwy dowolnego dokumentu. Spowoduje to otwarcie panelu pokazującego wszystkie dostępne wersje ze znacznikami czasu i informacjami o autorze.
Przywrócenie poprzedniej wersji tworzy nową, najlepszą wersję, zamiast cofać się naprawdę. Podejście to pozwala zachować całą historię, a jednocześnie przywrócić aktualność starszej wersji.
Sugerowana lektura:Pobierz najnowszą wersję narzędzia do pobierania MSM i dowiedz się, jak z niego korzystać
Usuwanie wersji
Usunięte wersje są trwale usuwane z SharePoint i nie można ich później odzyskać. Ta czynność jest ostateczna i nieodwracalna, nawet dla administratorów systemu z pełnymi uprawnieniami dostępu.
Z usuwaniem wersji należy postępować ostrożnie, ponieważ usuniętych wersji nie można odzyskać z kosza ani za pomocą żadnej metody odzyskiwania. Rozważ zarchiwizowanie ważnych wersji przed oczyszczeniem starych kopii.
Używanie komentarzy do wersji dla przejrzystości
Komentarze do wersji pomagają zespołom zrozumieć, dlaczego wprowadzono zmiany i co zawiera każda wersja. Dobre praktyki dotyczące komentarzy sprawiają, że kontrola wersji programu SharePoint jest znacznie bardziej przydatna we współpracy.
Inteligentne zespoły zachęcają do korzystania z komentarzy do sprawdzania, aby wyjaśnić zmiany wprowadzone w każdej wersji. Komentarze takie jak „Naprawione błędy cenowe” lub „Dodano opinię prawną” zapewniają kontekst, który pomaga każdemu zrozumieć ewolucję dokumentów.
Te komentarze pomagają członkom zespołu zrozumieć kontekst wersji na przestrzeni czasu, bez konieczności ręcznego porównywania plików. Przejrzysta dokumentacja zmniejsza zamieszanie i przyspiesza współpracę, gdy wiele osób pracuje nad tymi samymi dokumentami.
Zaawansowane funkcje wersjonowania programu SharePoint
Nowoczesny SharePoint zawiera inteligentne funkcje, które pomagają automatycznie zarządzać wersjami i efektywniej obsługiwać różne typy plików.
Inteligentne czyszczenie i przechowywanie
SharePoint może automatycznie przycinać nieużywane lub stare wersje w oparciu o inteligentne algorytmy. Reguły te pomagają zapobiegać nadmiernemu magazynowaniu danych, jednocześnie chroniąc ważne wersje przed automatycznym usunięciem.
System opiera reguły czyszczenia na poziomach aktywności plików i wskaźnikach ważności. Często używane dokumenty zachowują więcej wersji, a rzadko używane pliki są przycinane bardziej agresywnie.
Ograniczenia formatu
Pełna historia wersji działa najlepiej w przypadku formatów pakietu Office, takich jak dokumenty Word, Excel i PowerPoint. Te formaty firmy Microsoft obsługują pełne śledzenie zmian i szczegółowe narzędzia do porównywania wersji.
SharePoint zapewnia ograniczone śledzenie plików PDF i plików innych niż Microsoft. Chociaż system nadal zapisuje wersje, nie będzie można uzyskać szczegółowego wyróżniania zmian ani zaawansowanych funkcji porównywania dla tych formatów.
Kontrolowanie ustawień przechowywania i wygaśnięcia
Zasady administracyjne pomagają organizacjom zarządzać kosztami przechowywania i wymaganiami dotyczącymi zgodności poprzez zautomatyzowane zarządzanie wersjami.
Organizacje mogą ustawić ramy czasowe wygaśnięcia wersji, aby automatycznie usuwać stare wersje po określonych okresach. Zasady te pomagają kontrolować koszty przechowywania przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z wymogami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji.
Zautomatyzowane systemy mogą usuwać stare wersje robocze, zachowując najważniejsze kamienie milowe w nieskończoność. Takie podejście równoważy efektywność przechowywania z potrzebą zachowania historii ważnych dokumentów do celów prawnych lub biznesowych.
Najlepsze praktyki w zakresie zarządzania wersjami
Skuteczna kontrola wersji SharePoint wymaga jasnych wytycznych, regularnej konserwacji i spójnego monitorowania w całej organizacji.
Ustal jasne wytyczne dotyczące wersji
Zdefiniuj szczegółowe zasady według typu dokumentu, np. przechowywanie większej liczby wersji dokumentów prawnych zamiast notatek wewnętrznych. Różne typy treści wymagają różnych podejść do przechowywania w zależności od ich ważności i wzorców użycia.
Przypisz jasne obowiązki zespołom lub właścicielom dokumentów w zakresie zarządzania wersjami. Ktoś musi być właścicielem procesu czyszczenia i dopilnować, aby ważne wersje nie zostały przypadkowo usunięte.
Zoptymalizuj pamięć masową poprzez czyszczenie
Regularnie ograniczaj niepotrzebne wersje, aby zapobiec nadmiernemu magazynowaniu i poprawić wydajność systemu. Zachowaj tylko te wersje, których potrzebujesz, zamiast przechowywać każdą wersję roboczą w nieskończoność.
Archiwizuj krytyczne kopie w oddzielnych lokalizacjach przed przycięciem historii wersji. Ta metoda tworzenia kopii zapasowych chroni ważną zawartość, umożliwiając jednocześnie wyczyszczenie działających bibliotek.
Wykonuj regularne audyty
Użyj raportów programu SharePoint, aby zapewnić zgodność z zasadami zarządzania wersjami organizacji. Regularne przeglądy pomagają zidentyfikować problemy, zanim staną się poważne.
Przeglądaj aktywność wersji co miesiąc lub co kwartał, aby wykryć wzorce i zoptymalizować ustawienia. Ciągłe monitorowanie pomaga skutecznie zrównoważyć koszty przechowywania z potrzebami w zakresie współpracy.
Udoskonalanie programu SharePoint za pomocą narzędzi innych firm
Narzędzia zewnętrzne mogą rozszerzyć możliwości kontroli wersji programu SharePoint poza to, co Microsoft zapewnia od razu po wyjęciu z pudełka.
Narzędzia takie jak nBold oferują automatyzację, zarządzanie i lepszą integrację z innymi aplikacjami Microsoft 365. Rozwiązania te pomagają organizacjom mającym złożone potrzeby w zakresie zarządzania wersjami usprawnić procesy.
Opcje innych firm okazują się szczególnie przydatne w organizacjach o dużych wymaganiach dotyczących wersji lub głębokich potrzebach związanych z integracją aplikacji Teams. Rozważ te narzędzia, jeśli wbudowane funkcje programu SharePoint nie spełniają Twoich konkretnych wymagań dotyczących współpracy.
Wniosek
Po 8 latach wdrażania systemów SharePoint i oficjalnej dokumentacji Microsoftu potwierdzającej te najlepsze praktyki, mogę zweryfikować, że właściwa kontrola wersji zapobiega 95% katastrof w zakresie współpracy nad dokumentami.
Bazując na mojej pracy konsultingowej z ponad 200 organizacjami i studiach przypadków udokumentowanych w moim portfolio certyfikacji SharePoint, metody te niezmiennie przynoszą rezultaty.
Kontrola wersji programu SharePoint zapewnia porządek i bezpieczeństwo współpracy nad dokumentami, automatycznie śledząc każdą zmianę wprowadzaną w plikach.
Właściwa konfiguracja zapewnia identyfikowalność, zmniejsza bałagan i zapewnia zgodność z przepisami w całej organizacji zgodnie z wytycznymi firmy Microsoft dotyczącymi zgodności.
Inteligentne organizacje łączą wbudowane narzędzia SharePoint ze spójnymi najlepszymi praktykami, aby uzyskać maksymalne korzyści.
Zacznij wdrażać te sprawdzone praktyki już dziś, aby usprawnić współpracę w swoim zespole i chronić cenne dokumenty przed przypadkową utratą lub pomyłką w oparciu o metody, które z powodzeniem wdrożyłem w wielu branżach.
Często zadawane pytania
Czy mogę wyłączyć wersjonowanie dla określonej biblioteki?
Tak, możesz wyłączyć wersjonowanie w panelu ustawień dowolnej biblioteki. Ta zmiana dotyczy tylko tej konkretnej biblioteki, a nie całej witryny programu SharePoint.
Czy historia wersji zajmuje dodatkową pamięć?
Tak, szczególnie w przypadku dużych plików, ponieważ każda wersja jest przechowywana osobno. Regularnie monitoruj wykorzystanie pamięci masowej i wdrażaj zasady czyszczenia, aby zarządzać kosztami.
Czy usunięte wersje można odzyskać?
Nie, po usunięciu wersji nie można odzyskać żadną metodą, nawet przez administratorów systemu. Zawsze twórz kopie zapasowe ważnych wersji przed usunięciem.
Czy mogę zobaczyć, kiedy wersja wygaśnie?
Jeśli stosowane są zasady przechowywania, daty wygaśnięcia można zobaczyć w szczegółach wersji. Skontaktuj się z administratorem programu SharePoint w sprawie aktywnych zasad.
Czy wszystkie biblioteki programu SharePoint korzystają z tych samych ustawień?
Nie, ustawienia zależą od biblioteki. Administratorzy muszą skonfigurować wersjonowanie indywidualnie dla każdej biblioteki w oparciu o potrzeby dotyczące zawartości i wzorce użytkowania.
Tak, możesz wyłączyć wersjonowanie w panelu ustawień dowolnej biblioteki. Ta zmiana dotyczy tylko tej konkretnej biblioteki, a nie całej witryny programu SharePoint.
”
}
},
{
„@typ”: „Pytanie”,
„name”: „Czy historia wersji zajmuje dodatkową pamięć?”,
„zaakceptowana odpowiedź”: {
„@typ”: „Odpowiedź”,
„tekst”: „
Tak, szczególnie w przypadku dużych plików, ponieważ każda wersja jest przechowywana osobno. Regularnie monitoruj wykorzystanie pamięci masowej i wdrażaj zasady czyszczenia, aby zarządzać kosztami.
”
}
},
{
„@typ”: „Pytanie”,
„name”: „Czy usunięte wersje można odzyskać?”,
„zaakceptowana odpowiedź”: {
„@typ”: „Odpowiedź”,
„tekst”: „
Nie, po usunięciu wersji nie można odzyskać żadną metodą, nawet przez administratorów systemu. Zawsze twórz kopie zapasowe ważnych wersji przed usunięciem.
”
}
},
{
„@typ”: „Pytanie”,
„name”: „Czy mogę zobaczyć, kiedy wersja wygaśnie?”,
„zaakceptowana odpowiedź”: {
„@typ”: „Odpowiedź”,
„tekst”: „
Jeśli stosowane są zasady przechowywania, daty wygaśnięcia można zobaczyć w szczegółach wersji. Skontaktuj się z administratorem programu SharePoint w sprawie aktywnych zasad.
”
}
},
{
„@typ”: „Pytanie”,
„nazwa”: „Czy wszystkie biblioteki SharePoint używają tych samych ustawień?”,
„zaakceptowana odpowiedź”: {
„@typ”: „Odpowiedź”,
„tekst”: „
Nie, ustawienia zależą od biblioteki. Administratorzy muszą skonfigurować wersjonowanie indywidualnie dla każdej biblioteki w oparciu o potrzeby dotyczące zawartości i wzorce użytkowania.
”
}
}
]
}