W Gtricks bardzo zależy nam na utrzymaniu porządku na Twoim koncie Gmail. Od ciekawych wskazówek, przez hacki, po sortowanie e-maili – udostępniamy wszystko, co może uprościć zarządzanie e-mailami. A dzisiaj mam dla Ciebie kolejny fajny trik na porządkowanie przychodzących e-maili.
Ostatnio ciężko mi było nadążać za dziesiątkami nowych e-maili każdego dnia. Większość z nich nie była wrażliwa na czas, ale zmusiły mnie do pominięcia niektórych ważnych e-maili. Aby rozwiązać ten problem, po prostu utworzyłem kilka etykiet (tzw. folderów) w Gmailu i odfiltrowałem mniej ważne przychodzące e-maile do tych etykiet. Teraz mam czystą skrzynkę odbiorczą zawierającą tylko ważne wiadomości, a mniej ważne mogę sprawdzić, po prostu odwiedzając te etykiety.
Zobaczmy, jak możesz także wysyłać określone e-maile do folderu w Gmailu i organizować swoją skrzynkę odbiorczą.
Utwórz nową etykietę (folder) w Gmailu
Aby rozpocząć, musisz najpierw utworzyć etykietę w Gmailu, na którą będą wysyłane określone e-maile. Oto jak utworzyć nową etykietę:
1. Kliknij"Więcej"w lewym panelu Gmaila, a następnie kliknij„Utwórz nową etykietę”.
2. Teraz wpisz nazwę etykiety w pierwszym polu tekstowym i kliknij"Tworzyć". Upewnij się, że podałeś odpowiednią nazwę, która odpowiada rodzajowi wiadomości e-mail, które będą tam trafiać.
Etykieta zostanie utworzona i wyświetlona w lewym panelu pod ikonąKategorie. Możesz powtórzyć ten proces, aby utworzyć dowolną liczbę etykiet.
Filtruj e-maile do folderu w Gmailu
Gdy folder będzie już gotowy, czas utworzyć filtr, aby automatycznie wysyłać wiadomości e-mail do tego folderu. Przed utworzeniem filtra należy najpierw ustawić kryteria filtrowania, korzystając z opcji wyszukiwania w Gmailu. Chociaż do tworzenia kryteriów możesz używać operatorów wyszukiwania Gmaila, korzystanie z formularza zaawansowanych opcji wyszukiwania jest znacznie łatwiejsze.
Sugerowana lektura:Jak korzystać z klawiatury Apple Watch: pisanie bezpośrednio na Apple Watch i przy użyciu dyktowania lub na iPhonie
Aby uzyskać do niego dostęp, kliknij ikonę odwróconej strzałki na końcu paska wyszukiwania Gmaila. Otworzą się niektóre edytowalne pola, w których możesz ustawić kryteria wyszukiwania. Musisz wypełnić ten formularz zgodnie ze swoimi potrzebami, ale dla ułatwienia wyjaśniam, jakich informacji wymaga każde pole.
Z:Tutaj możesz wpisać adres e-mail jednej lub większej liczby osób, do których chcesz filtrować wiadomości e-mail. Jeśli nie chcesz filtrować e-maili od konkretnych osób, pozostaw to pole puste.
Do:To pole jest przydatne tylko w przypadku wiadomości przychodzących, jeśli połączyłeś wiele kont e-mail i chcesz oddzielnie filtrować ich e-maile. Jeśli tak nie jest, pozostaw to pole puste.
Temat:Tutaj możesz dodać słowa kluczowe, które mogą pojawić się w polu tematu wiadomości e-mail, które chcesz wysłać do folderu. Aby dodać wiele słów kluczowych, musisz oddzielić je pionową kreską (|). Na przykład,„Bezpłatna|recenzja|kasa”.
Zawiera słowa:Możesz tutaj wymienić słowa kluczowe, które mogą pojawić się w dowolnym miejscu wiadomości e-mail, którą chcesz filtrować. Ponownie będziesz musiał użyć pionowej kreski (|), aby oddzielić wiele słów kluczowych.
Nie ma:Możesz użyć tego pola, aby dodać słowa, które nie powinny być filtrowane, nawet jeśli powyższe pola spełniają kryteria. Szczególnie chcesz użyć tego pola, aby chronić ważne e-maile przed filtrowaniem.
Teraz, gdy wiesz, czego wymaga każde pole, nie powinieneś mieć problemu z ustawieniem kryteriów filtrowania. Pamiętaj tylko, że nie musisz wypełniać wszystkich pól, wypełnij tylko te, które wystarczą do przefiltrowania wymaganych e-maili. Po wypełnieniu formularza wyszukiwania kliknij przycisk„Utwórz filtr z tym wyszukiwaniem”przycisk w prawym dolnym rogu.
Tutaj zaznacz pole wyboru obok„Pomiń skrzynkę odbiorczą”I„Zastosuj etykietę”opcji, a następnie wybierz etykietę z menu rozwijanego obok niej.
Następnie zaznacz pole wyboru obok„Zastosuj także filtr do pasujących rozmów”, a następnie kliknij przycisk„Utwórz filtr”przycisk, aby utworzyć filtr.
Teraz wszystkie Twoje istniejące e-maile i nowe e-maile spełniające kryteria filtrowania będą automatycznie trafiać do przypisanego folderu (etykiety).
Kończące się słowa
Oprócz tego, że pomaga mi w porządkowaniu skrzynki odbiorczej, uważam, że ta sztuczka jest przydatna do zapisywania interesujących treści w Gmailu i automatycznego porządkowania ich pod etykietami. Możesz na przykład utworzyć etykietę dla interesujących artykułów i za każdym razem, gdy znajdziesz interesujący artykuł, który warto przeczytać później, po prostu wyślij go e-mailem z pasującymi filtrami, a zostanie on zapisany w etykiecie.
Daj nam znać w komentarzach, jeśli znasz inny ciekawy sposób porządkowania e-maili w Gmailu.