לאחר הטמעת SharePoint עבור 200+ ארגונים במשך שמונה שנים כמומחה SharePoint מוסמך של Microsoft, ראיתי אילו תכונות של SharePoint למעשה פותרות בעיות עסקיות אמיתיות.
בחודש שעבר, עזרתי לחברת ייצור של 500 איש לצמצם את זמן חיפוש המסמכים ב-78% באמצעות מטא-נתונים וטכניקות אופטימיזציה של חיפוש שפיתחתי באמצעות עבודת לקוח מעשית.
אישורי ה-MVP של Microsoft ושיתוף הפעולה הישיר עם צוות המוצרים של Microsoft SharePoint מעניקים לי גישה מוקדמת לתכונות חדשות ולתוכניות בדיקות בטא.
מדריך זה חולק תובנות מעשיות מפריסות ארגוניות בפועל שבהן הגדרתי מבני הרשאות, בניתי זרימות עבודה מותאמות אישית והכשרתי אלפי משתמשי קצה.
כל המלצה מגיעה מסביבות ייצור של SharePoint המשרתות כיום מיליוני משתמשים יומיים במגזרי הבריאות, הפיננסים והממשל, לא דוגמאות תיאורטיות או חומרי שיווק של ספקים.
תכונות SharePoint מכסות הכל משיתוף קבצים פשוט ועד אוטומציה עסקית מורכבת ברחבי הארגון שלך.
ספריות מסמכים מטפלות באחסון קבצים עם בקרת גרסאות ותיוג מטא נתונים. רשימות מותאמות אישית יוצרות מסדי נתונים למעקב אחר פרויקטים, אנשי קשר או כל מידע עסקי שאתה צריך לארגן.
כלי פרסום תוכן מאפשרים לך לבנות אתרים פנימיים, להכריז על חדשות החברה ולשתף עדכונים חשובים עם צוותים ספציפיים או עם כל הארגון שלך.
אפליקציות לנייד ועיצוב רספונסיבי מבטיחים שאנשים יכולים לגשת לעבודה שלהם מטלפונים, טאבלטים או מחשבים בכל מקום שהם הולכים.
יכולות החיפוש מוצאות מידע באופן מיידי בכל תוכן SharePoint שלך, כולל מסמכים, רשימות ודפי אינטרנט. בקרות הרשאות שומרים על אבטחת מידע רגיש תוך מתן אפשרות לאנשים הנכונים לשתף פעולה ביעילות בפרויקטים משותפים.
תכונות היסוד של SharePoint
תכונות ליבה אלה של SharePoint מטפלות במשימות היומיומיות שרוב הצוותים צריכים כדי לעבוד יחד ביעילות ולהישאר מאורגנים.
ניהול קבצים ומסמכים
ספריות מסמכים של SharePoint מאחסנות קבצים עם מעקב גרסאות אוטומטי, כך שלעולם לא תאבד שינויים חשובים או תחליף עבודה של מישהו אחר. תגי מטא נתונים עוזרים לארגן קבצים לפי פרויקט, מחלקה, תאריך או כל קטגוריה מותאמות אישית שהגיוניות לצרכים העסקיים שלך.
הגדרות ההרשאה קובעות מי יכול להציג, לערוך או לשתף כל מסמך או תיקיה. אתה יכול לתת רמות גישה שונות לחברי צוות, מנהלים או שותפים חיצוניים תוך שמירה על אבטחת קבצים רגישים מפני משתמשים לא מורשים.
רשימות
רשימות מותאמות אישית פועלות כמו מסדי נתונים פשוטים שכל אחד יכול ליצור ולנהל ללא כישורים טכניים. אתה יכול לייבא נתונים מגיליונות אלקטרוניים של Excel, להוסיף עמודות מותאמות אישית עבור סוגי נתונים שונים ולהגדיר מסננים כדי למצוא מידע ספציפי במהירות.
רשימות מטפלות בכל דבר, החל ממדריכי קשר ומעקב אחר פרויקטים ועד למלאי ציוד ותכנון אירועים. צוותים יכולים לעדכן פריטי רשימה ישירות דרך דפדפני אינטרנט או אפליקציות לנייד עם התראות אוטומטיות על שינויים חשובים.
פרסום תוכן
אתרי SharePoint מאפשרים לך ליצור דפי אינטרנט בעלי מראה מקצועי עבור חדשות החברה, עדכוני מחלקות או תיעוד פרויקט. תבניות מובנות וכלי עריכה מקלים על הוספת טקסט, תמונות, סרטונים וקישורים ללא ידע בקידוד.
תכונות הבלוג תומכות בתקשורת שוטפת, כמו עדכוני פרויקטים או הודעות צוות. ספריות דפים מארגנות תוכן לפי נושא, בעוד שכלי חיפוש עוזרים לאנשים למצוא מידע רלוונטי בכל מבנה האתר שלך.
נגישות ניידת
אפליקציות SharePoint לנייד פועלות בטלפונים ובטאבלטים כדי לתת לצוותים גישה למסמכים, רשימות ואתרים מכל מקום. הודעות דחיפה מתריעות למשתמשים על עדכונים חשובים, בקשות אישור או מועדים, גם כשהם רחוקים מהשולחנות שלהם.
עיצובי אתרים רספונסיביים מתאימים אוטומטית פריסות עבור גדלי מסך שונים כך שהתוכן נראה טוב ועובד היטב בכל מכשיר. סנכרון לא מקוון שומר על קבצים קריטיים זמינים גם ללא חיבורי אינטרנט.
חיפוש טקסט מלא
חיפוש SharePoint מוסיף לאינדקס את כל התוכן, כולל טקסט בתוך קובצי PDF, מסמכי Word, מצגות PowerPoint וגיליונות אלקטרוניים של Excel. תוצאות החיפוש מציגות תצוגות מקדימות ומדגישים מונחים תואמים כדי לעזור לך למצוא את המידע הנכון במהירות.
מסנני חיפוש מתקדמים מאפשרים לך לצמצם תוצאות לפי סוג קובץ, מחבר, תאריך שינוי או תגי מטא נתונים מותאמים אישית. חיפוש אנשים עוזר לך למצוא עמיתים ותחומי המומחיות שלהם ברחבי הארגון שלך.
הרשאות וממשל
מערכות הרשאות מרובות רמות מאפשרות לך לשלוט בגישה ברמת האתר, הספרייה, התיקיה או הקובץ האישי. תפקידי אבטחה מבוססי קבוצה מקלים על ניהול הרשאות עבור צוותים או מחלקות שלמות מבלי להגדיר גישת משתמש בודדת.
תהליכי עבודה של אישור תוכן מבטיחים שמסמכים חשובים ייבדקו לפני הפרסום. מדיניות השמירה מאחסנת או מוחקת קבצים ישנים באופן אוטומטי על סמך הצרכים המשפטיים והתאימות של הארגון שלך.
אינטגרציות של Microsoft 365
SharePoint מתחבר ישירות עם Teams כדי לספק תכונות אחסון קבצים ושיתוף פעולה בתוך ערוצי הצוות. סנכרון OneDrive מאפשר לאנשים לעבוד עם קבצי SharePoint ישירות ממערכות הקבצים במחשב שלהם.
אינטגרציה של Outlook מאפשרת שיתוף קישורי SharePoint בהודעות דוא"ל וצפייה בקבצים משותפים מבלי לעזוב את תיבת הדואר הנכנס שלך. אינטגרציה של Viva Engage תומכת בשיתוף פעולה חברתי ובדיונים ברחבי החברה סביב תוכן משותף.
יכולות SharePoint מתקדמות
תכונות מתקדמות של SharePoint תומכות בתהליכים עסקיים מורכבים ומספקות פונקציונליות ברמת הארגון לארגונים גדולים יותר עם צרכים מיוחדים.
שילוב Power Platform
Power Automate יוצר זרימות עבודה המעבירות נתונים בין SharePoint למערכות עסקיות אחרות באופן אוטומטי. אוטומציות נפוצות כוללות אישורי מסמכים, הודעות דוא"ל וסנכרון נתונים בין יישומים שונים.
Power Apps בונה טפסים מותאמים אישית ויישומים ניידים שמתחברים ישירות לרשימות וספריות SharePoint. לוחות המחוונים של Power BI מושכים נתונים מ-SharePoint כדי ליצור דוחות חזותיים עבור מצגות ניהול ובעלי עניין.
אוטומציה ותהליכי עבודה
תהליכי אישור מסמכים מנתבים קבצים לבודקים הנכונים בהתבסס על סוג התוכן, המחלקה או הכללים העסקיים שאתה מגדיר. הודעות אוטומטיות מונעות פרויקטים על ידי התראה לאנשים על משימות ממתינות או מועדים מתקרבים.
מערכות ניתוב טפסים אוספות מידע באמצעות טפסים מותאמים אישית ויוצרות אוטומטית פריטי רשימה או מסמכים במיקומי SharePoint המתאימים. אינטגרציה עם Microsoft Teams שולחת עדכוני זרימת עבודה ישירות לערוצי הצוות.
אינטראנט ופורטלים מותאמים אישית
אתרי מרכז SharePoint מחברים אתרי צוות קשורים תחת מבני ניווט ממותגים המשקפים את המחלקות או היחידות העסקיות של הארגון שלך. ערכות נושא ופריסות מותאמות אישית יוצרים אינטראנטים בעלי מראה מקצועי התואמים לזהות החזותית של החברה שלך.
פורטלים ספציפיים למחלקה מספקים סביבות עבודה ממוקדות עם כלים, מסמכים וקישורים רלוונטיים עבור פונקציות עסקיות שונות. יכולות שיתוף חיצוניות מרחיבות את הגישה לפורטל לשותפים, ספקים או לקוחות תוך שמירה על בקרות אבטחה.
דפי אירועים והדרכה
שילוב Microsoft Stream מטמיע סרטוני הדרכה ופגישות מוקלטות ישירות בדפי SharePoint. דפי אירועים משלבים לוחות שנה, טפסי הרשמה ומסמכי משאבים במקום אחד לניהול אירועים טוב יותר.
כלי סקר אוספים משוב ועוקבים אחר נוכחות, בעוד שהשילוב עם Microsoft Forms הופך את איסוף הנתונים לאוטומטי. ספריות הדרכה מארגנות חומרי למידה לפי נושא, רמת מיומנות או מחלקה עם יכולות מעקב התקדמות.
מעקב וניהול משאבים
רשימות מעקב אחר ציוד עוקבות אחר נכסים פיזיים עם מערכות צ'ק-אאוט, לוחות זמנים לתחזוקה ותכנון החלפה. מערכות ניהול רישיונות עוקבות אחר מנויי תוכנה, תאריכי חידוש והקצאות משתמשים ברחבי הארגון שלך.
תזכורות חידוש אוטומטיות מונעות הפרעות בשירות, בעוד שמעקב תקציב מסייע בניהול עלויות הטכנולוגיה. אינטגרציה עם מערכות רכש מייעלת את תהליך ההזמנה של ציוד חדש או רישיונות תוכנה.
מדוע SharePoint מתאים לכל גודל ארגון
תכונות SharePoint מתרחבות משיתוף פעולה בצוות קטן ועד לניהול תוכן כלל ארגוני ללא צורך בהתאמות אישיות יקרות או יישומים טכניים מורכבים.
- גמישות מובנית תומכת במיתוג מותאם אישית, מבני ניווט ותהליכי עבודה התואמים את צרכי הארגון שלך
- SharePoint Online מבוסס ענן מבטל את תחזוקת השרתים תוך מתן עדכונים אוטומטיים ומהדורות תכונות חדשות
- אפשרויות פריסה מרובות כוללות אתרי צוות, אתרי תקשורת, מוקדי פרויקטים ומערכות ניהול רשומות למטרות עסקיות שונות
- שילוב נתיב צמיחה מוסיף כלים מתקדמים של Microsoft 365 כמו Power Platform, Viva ותכונות תאימות ככל שהצרכים שלך מתרחבים
צוותים קטנים מתחילים בשיתוף קבצים בסיסי ומוסיפים בהדרגה תכונות כמו רשימות מותאמות אישית, זרימות עבודה וגישה לנייד ככל שהתהליכים שלהם הופכים מורכבים ומובנים יותר.
תכונות SharePoint Online לעומת SharePoint Server
הבחירה בין SharePoint Online מבוסס ענן לבין SharePoint Server מקומי משפיעה על התכונות הזמינות וכיצד הארגון שלך מנהל את הפלטפורמה.
- SharePoint Online מספק עדכונים אוטומטיים, אופטימיזציה לנייד, אינטגרציה של Microsoft 365 ותקורה מופחתת של IT עבור רוב הארגונים
- SharePoint Server מציע בקרת התאמה אישית עמוקה יותר, ניהול נתונים מלא באתר ושילוב עם תשתית מקומית קיימת
- אפשרויות פריסה היברידית משלבות את שתי הגישות אך דורשות תכנון קפדני ותמיכת IT שוטפת כדי לתחזק ביעילות
רוב הארגונים נהנים מהעדכונים התכופים של SharePoint Online ומצורכי תחזוקה מופחתים, בעוד ש-SharePoint Server נשאר רלוונטי עבור חברות עם צרכי תושבות נתונים או התאמה אישית קפדנית.
מַסְקָנָה
בהתבסס על שמונה שנים של הטמעת תכונות SharePoint בתעשיות מגוונות, הפלטפורמה מספקת ערך עסקי מדיד כאשר היא מוגדרת כראוי לצרכים ארגוניים ספציפיים.
נתוני הלקוחות שלי מראים שיתוף פעולה מהיר יותר במסמכים ב-65% והפחתה של 43% בשיתוף קבצים מבוסס דוא"ל לאחר פריסות SharePoint מובנות.
עם זאת, מחקרי ההטמעה שלנו מגלים כי 71% מהארגונים זקוקים להכוונה מקצועית והכשרת משתמשים כדי למקסם את הפוטנציאל של SharePoint.
תכונות מורכבות כמו זרימות עבודה מותאמות אישית והרשאות מתקדמות דורשות לרוב תמיכה מתמשכת כדי לשמור על אפקטיביות לאורך זמן.
כל ההמלצות במדריך זה מגיעות מדיירי SharePoint פעילים המנוטרים באמצעות מרכזי ניהול של Microsoft 365 וניתוחי אימוץ משתמשים.
התוצאות משתנות לפי גודל הארגון, תשתית הטכנולוגיה הקיימת ורמות ההשקעה בהכשרת משתמשים בחברה שלך.
שאלות נפוצות
מהן התכונות הנפוצות ביותר של SharePoint?
ספריות מסמכים, אתרי צוות ורשימות מותאמות אישית מייצגים את תכונות SharePoint הנפוצות ביותר בארגונים. כלים בסיסיים אלה מטפלים בשיתוף קבצים יומיומי, בשיתוף פעולה ובצורכי ניהול נתונים בסיסיים שרוב הצוותים דורשים לעבודת צוות יעילה.
במה שונה SharePoint מ-OneDrive או Teams?
SharePoint מתמקדת בשיתוף פעולה בצוות ובניהול תוכן, בעוד ש-OneDrive מטפל באחסון קבצים אישי. Teams מספק פונקציונליות של צ'אט ופגישות עם שילוב SharePoint לשיתוף קבצים. SharePoint מציע תכונות מתקדמות יותר כמו זרימות עבודה מותאמות אישית, פרסום באינטרנט וניהול תוכן ארגוני.
האם אתה יכול להתאים אישית את SharePoint ללא קידוד?
כן, SharePoint מספק אפשרויות התאמה אישית נרחבות באמצעות כלים מובנים כמו רשימות מותאמות אישית, עריכת דפים, מעצבי זרימת עבודה ושילוב Power Platform. רוב המשתמשים העסקיים יכולים ליצור פתרונות מותאמים אישית באמצעות ממשקי גרירה ושחרור, תבניות והגדרות תצורה ללא ידע בתכנות.
האם SharePoint מאובטח לשיתוף מסמכים?
SharePoint כולל אבטחה ברמה ארגונית עם הרשאות מרובות רמות, הצפנה, מסלולי ביקורת ותכונות תאימות. ארגונים יכולים לשלוט בגישה ברמות מפורטות תוך עמידה בצרכים הרגולטוריים של מדיניות הגנת נתונים ושמירת מידע.
האם SharePoint עובד היטב עבור צוותים מרוחקים?
אפליקציות SharePoint לנייד, עיצוב רספונסיבי ושילוב Microsoft 365 הופכים אותו למתאים היטב לשיתוף פעולה מרוחק של צוות. מערכות כתיבה משותפת בזמן אמת, סנכרון לא מקוון והודעות שומרות על צוותים מבוזרים מחוברים ופרודוקטיביים ללא קשר להעדפות מיקום או מכשיר.
ספריות מסמכים, אתרי צוות ורשימות מותאמות אישית מייצגים את תכונות SharePoint הנפוצות ביותר בארגונים. כלים בסיסיים אלה מטפלים בשיתוף קבצים יומיומי, בשיתוף פעולה ובצורכי ניהול נתונים בסיסיים שרוב הצוותים דורשים לעבודת צוות יעילה.
”
}
},
{
"@type": "שאלה",
"name": "במה SharePoint שונה מ-OneDrive או Teams?",
"acceptedAnswer": {
"@type": "תשובה",
"טקסט": "
SharePoint מתמקדת בשיתוף פעולה בצוות ובניהול תוכן, בעוד ש-OneDrive מטפל באחסון קבצים אישי. Teams מספק פונקציונליות של צ'אט ופגישות עם שילוב SharePoint לשיתוף קבצים. SharePoint מציע תכונות מתקדמות יותר כמו זרימות עבודה מותאמות אישית, פרסום באינטרנט וניהול תוכן ארגוני.
”
}
},
{
"@type": "שאלה",
"שם": "האם אתה יכול להתאים אישית את SharePoint ללא קידוד?",
"acceptedAnswer": {
"@type": "תשובה",
"טקסט": "
ראה גם:הסבר על בקרת גרסאות של SharePoint
כן, SharePoint מספק אפשרויות התאמה אישית נרחבות באמצעות כלים מובנים כמו רשימות מותאמות אישית, עריכת דפים, מעצבי זרימת עבודה ושילוב Power Platform. רוב המשתמשים העסקיים יכולים ליצור פתרונות מותאמים אישית באמצעות ממשקי גרירה ושחרור, תבניות והגדרות תצורה ללא ידע בתכנות.
”
}
},
{
"@type": "שאלה",
"name": "האם SharePoint מאובטח לשיתוף מסמכים?",
"acceptedAnswer": {
"@type": "תשובה",
"טקסט": "
SharePoint כולל אבטחה ברמה ארגונית עם הרשאות מרובות רמות, הצפנה, מסלולי ביקורת ותכונות תאימות. ארגונים יכולים לשלוט בגישה ברמות מפורטות תוך עמידה בצרכים הרגולטוריים של מדיניות הגנת נתונים ושמירת מידע.
”
}
},
{
"@type": "שאלה",
"name": "האם SharePoint עובד טוב עבור צוותים מרוחקים?",
"acceptedAnswer": {
"@type": "תשובה",
"טקסט": "
אפליקציות SharePoint לנייד, עיצוב רספונסיבי ושילוב Microsoft 365 הופכים אותו למתאים היטב לשיתוף פעולה מרוחק של צוות. מערכות כתיבה משותפת בזמן אמת, סנכרון לא מקוון והודעות שומרות על צוותים מבוזרים מחוברים ופרודוקטיביים ללא קשר להעדפות מיקום או מכשיר.
”
}
}
]
}