Sebbene le cartelle in Microsoft Outlook offrano un metodo conveniente per archiviare la posta elettronica, potresti voler un modo per individuare facilmente determinati messaggi. Utilizzando le categorie in Outlook, puoi assegnare una o più etichette con codice colore alla tua email. Diamo un'occhiata a come utilizzare le categorie in Outlook su Windows, Mac e sul Web.
Come assegnare una categoria in Outlook
Esistono diversi modi per assegnare una categoria a un'e-mail in Outlook. Le opzioni variano a seconda della piattaforma che stai utilizzando.
Su Windows, esegui una delle seguenti operazioni:
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sull'e-mail, passa a "Categorizza" e scegli una categoria dal menu a comparsa.
- Seleziona l'e-mail, vai alla scheda "Home" e apri il menu a discesa "Tag". Fare clic sul menu "Categoria" e scegliere una categoria.
- Con l'e-mail aperta, vai alla scheda "Messaggio" e apri il menu a discesa "Tag". Fai clic su "Categorizza" e scegli una categoria.
Vedrai il nome e il colore della categoria nella parte superiore dell'e-mail e nella colonna "Categorie" nella tua casella di posta.
Su Mac, esegui una delle seguenti operazioni:
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sull'e-mail, passa a "Categorizza" e scegli una categoria dal menu a comparsa.
- Seleziona l'e-mail, vai alla scheda "Home" e apri il menu a discesa "Tag". Fare clic sul menu "Categoria" e scegliere una categoria.
- Con l'e-mail aperta, vai alla scheda "Messaggio", apri il menu a discesa "Categorizza" e scegli una categoria.
- Seleziona "Messaggio -> Categorizza" nella barra dei menu e scegli una categoria.
Vedrai il nome e il colore della categoria nella parte superiore del messaggio e nella colonna "Categorie".
Sul Web, effettuare una delle seguenti operazioni:
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sull'e-mail, passa a "Categorizza" e scegli una categoria dal menu a comparsa.
- Seleziona l'e-mail, apri il menu a discesa "Categorizza" e scegli una categoria.
Vedrai il nome e il colore della categoria nella parte superiore dell'e-mail e accanto alla riga dell'oggetto nella tua casella di posta.
Segui la stessa procedura per la tua piattaforma per assegnare categorie aggiuntive a un'e-mail.
Assegna una categoria con un clic rapido su Windows
Un altro modo semplice per assegnare una categoria a un'e-mail in Outlook su Windows è creare un'azione di clic rapido. Questo imposta una categoria predefinita, permettendoti di assegnarla facendo clic sull'indicatore nella colonna "Categorie". Al momento della stesura di questo articolo, la funzionalità Quick Click è disponibile solo su Windows.
- Apri il menu "Categoria" e scegli "Imposta clic rapido".
- Quando viene visualizzata la piccola finestra, utilizzare l'elenco a discesa per selezionare la categoria predefinita e fare clic su "OK" per salvarla.
- Per assegnare la categoria predefinita con Quick Click, fai clic sull'indicatore nella colonna "Categorie" accanto all'e-mail nella tua casella di posta.
Come annullare l'assegnazione di una categoria
Se utilizzi le tue categorie come contrassegni temporanei o desideri semplicemente rimuovere una categoria da un'e-mail, puoi farlo anche tu.
Cancella una categoria
Apri il menu "Categoria" come descritto sopra e deseleziona la categoria che desideri rimuovere.
Cancella tutte le categorie
Apri il menu "Categoria" e scegli "Cancella tutte le categorie" su Windows, "Cancella tutto" su Mac o "Cancella categorie" sul Web.
Come organizzare la tua casella di posta per categoria
Mentre puoi visualizzare le categorie dei messaggi, puoi organizzare o ordinare la tua casella di posta per categorie. Questo ti offre un modo semplice per visualizzare tutte le email in una categoria elencata in ordine alfabetico in base al nome della categoria.
Su Windows, fai clic sull'intestazione della colonna "Categorie" o scegli "Categorie" nella casella di filtro/disposizione/ordinamento.
Su Mac, fai clic sull'intestazione della colonna "Categorie" o seleziona "Visualizza -> Disponi per -> Categorie" nella barra dei menu.
L'organizzazione per categoria non è una funzionalità del Web, al momento della stesura di questo articolo.
Mancia: guarda il nostro tutorial su come fare, pure!
Come gestire le categorie in Outlook
Puoi gestire l'elenco delle categorie in Outlook rinominando o eliminando una categoria. Inoltre, puoi assegnare un tasto di scelta rapida in Windows o aggiungere una categoria ai Preferiti sul Web.
Apri il menu "Categoria" come descritto in precedenza e seleziona "Tutte le categorie" in Windows, "Modifica categorie" su Mac o "Gestisci categorie" sul Web.
Rinominare una categoria
Microsoft Outlook fornisce categorie predefinite denominate in base ai colori. Ad esempio, hai la categoria Blu, la categoria Rossa, la categoria Verde e così via. Fortunatamente, puoi rinominare una categoria come desideri e non sei bloccato con i nomi dei colori.
Su Windows, seleziona la categoria, fai clic su "Rinomina", inserisci il nuovo nome e premiEntra.
Su Mac, fai doppio clic sul nome, inserisci quello nuovo e premiRitorno.
Sul Web, seleziona l'icona Modifica (matita), inserisci il nuovo nome e fai clic su "Salva".
Elimina una categoria
Se desideri rimuovere una categoria, che sia una categoria predefinita o una che hai creato, puoi farlo in pochi passaggi.
Su Windows, seleziona la categoria, fai clic su "Elimina" e conferma facendo clic su "Sì" nella finestra pop-up.
Su Mac, seleziona la categoria, fai clic sul pulsante con il segno meno e conferma facendo clic su "Elimina" nella finestra pop-up.
Sul Web, fare clic sull'icona Elimina (cestino) e fare clic su "Elimina" per confermare la rimozione.
Assegna una scorciatoia da tastiera a una categoria su Windows
Per classificare più rapidamente la tua email, puoi assegnare asu Windows.
Seleziona la categoria e apri la casella a discesa "Tasto di scelta rapida" sulla destra. Scegli la combinazione di tasti che desideri utilizzare e fai clic su "OK" per salvarla.
Quando desideri assegnare una categoria, seleziona l'e-mail nella posta in arrivo e premi la scorciatoia da tastiera.
Aggiungi una categoria ai tuoi preferiti sul Web
Per accedere rapidamente a una categoria, è possibile aggiungerla ai Preferiti in Outlook sul Web. Verrà visualizzato nella sezione "Preferiti" nella barra laterale di sinistra.
- Fai clic sulla stella a destra di una categoria esistente o a destra del nome di una nuova categoria.
- Espandi "Preferiti" a sinistra per vedere tutte le email in quella categoria.
Come creare una categoria di Outlook
Se vuoi andare oltre le categorie predefinite in Outlook, puoi crearne una tua, dandogli un nome personalizzato e scegliendo un colore.
Crea una categoria su Windows
- Apri il menu "Categoria" come descritto in precedenza, facendo clic con il pulsante destro del mouse o aprendo il menu "Tag", quindi seleziona "Tutte le categorie".
- Fare clic su "Nuovo" sul lato destro.
- Aggiungi l'etichetta nel campo "Nome" e scegli un colore dal menu a discesa "Colore". Facoltativamente, puoi aggiungere un "tasto di scelta rapida" utilizzando la casella a discesa.
- Fai clic su "OK" per salvare la nuova categoria.
Crea una categoria su Mac
- Apri il menu "Categorizza" come descritto sopra, fai clic con il pulsante destro del mouse o apri il menu "Tag", quindi seleziona "Modifica categorie". In alternativa, vai su “Outlook -> Impostazioni” nella barra dei menu e seleziona “Categorie”.
- Fare clic sul "segno più" in fondo all'elenco.
- Inserisci il nome di una categoria nella casella corrispondente e seleziona l'indicatore di colore per scegliere un colore.
- Fare clic su "Aggiungi" per salvare la categoria.
Crea una categoria sul Web
- Apri il menu "Categoria" come descritto in precedenza, facendo clic con il pulsante destro del mouse o aprendo l'elenco a discesa "Categoria", quindi seleziona "Nuova categoria".
- Inserisci un'etichetta per la categoria nella casella "Nome", scegli un colore e fai clic su "Salva".
Domande frequenti
Perché le mie categorie di Outlook non vengono visualizzate?
Esistono un paio di possibili motivi per cui potresti non visualizzare le categorie in Outlook. Innanzitutto, la caratteristica della categoria ènon disponibile per gli account di posta elettronica IMAP.
Inoltre, potresti non avere la colonna "Categorie" visualizzata nella tua casella di posta. Per farlo su Windows, vai alla scheda “Visualizza”, seleziona “Visualizza impostazioni” e scegli “Colonne”. In "Colonne disponibili", seleziona "Categorie" e fai clic su "Aggiungi".
Su Mac, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di una colonna e fai clic su "Categorie" per inserire un segno di spunta accanto ad essa.
Posso effettuare una ricerca per categoria in Outlook?
Puoi utilizzare le opzioni di ricerca avanzata su Windows e Mac per effettuare la ricerca per categoria. Su Windows, seleziona l'icona Filtro a destra del campo "Cerca" e utilizza la casella a discesa "Categorie" per scegliere una categoria. Su Mac, fai clic all'interno del campo "Cerca" per aprire la scheda "Cerca" e scegli "Categorie". Quindi, seleziona una categoria in alto.
Sul Web, digita il nome della categoria nel campo "Cerca" e selezionalo dai risultati.
Posso creare sottocategorie in Outlook?
Al momento non è possibile creare sottocategorie in Outlook. Tuttavia, puoi imitarlo utilizzando una convenzione di denominazione e i colori corrispondenti. Ad esempio, puoi avere una categoria denominata "Clienti", quindi categorie aggiuntive denominate "Clienti - Anderson", "Clienti - Marrone" e "Clienti - Carlson" con i colori di tua scelta.
Credito immagine:Pixabay. Tutti gli screenshot sono di Sandy Writtenhouse.