Gmail è un client di posta elettronica raffinato e ricco di funzionalità, ma da solo, senza la sua pletora di funzionalità non così ovvie, non garantisce che sarà facile gestire tutti i messaggi che si riversano nella tua casella di posta. Mantenere il controllo delle email rimane una sfida per molti di noi, ma se scavi un po' più a fondo in Gmail, troverai sempre più strumenti che ti possono aiutare.
Nell'articolo, volevamo concentrarci su alcuni suggerimenti relativamente rapidi e semplici per la gestione della posta elettronica che puoi utilizzare per evitare di affogare nel flusso di posta elettronica. Non c'è nulla di troppo complesso o dispendioso in termini di tempo: solo piccoli trucchi che potresti non aver mai incontrato in precedenza e che possono fare una differenza significativa nella gestione delle email in Gmail.
1. Aggiungi più etichette
Ricorda che quando Gmail è stato lanciato per la prima volta nel 2004, la sua enfasi sulle etichette piuttosto che sulle cartelle era piuttosto rivoluzionaria, quindi assicurati di sfruttarle al meglio. Alle email possono essere assegnate più etichette contemporaneamente e puoi anche creare sottoetichette facendo clic sui tre punti accanto a un'etichetta e quindi scegliendoAggiungi sottoetichetta.
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Sul Web, le etichette possono essere applicate dai menu nella parte superiore dello schermo o trascinando i messaggi sull'elenco delle etichette sul Web. Possono tornare utili per le ricerche (usa il prefisso "etichetta:" nella barra di ricerca in alto) e sono utili anche in combinazione con i filtri, perché puoi assegnare tutti i messaggi che corrispondono a determinati criteri a una delle tue etichette.
2. Utilizza più indirizzi email
Un altro trucco di filtraggio consiste nell'utilizzare i molteplici indirizzi Gmail di cui disponi. Se il tuo indirizzo Gmail è[e-mail protetta], le email inviate a pop.sci@gmail, p.opsci@gmail o qualcosa di simile ti arriveranno comunque (i punti vengono ignorati). Puoi anche aggiungere un segno più e una parola prima di @—like[e-mail protetta]per ottenere ancora più indirizzi.
In che modo è utile? Bene, puoi utilizzare questi indirizzi aggiuntivi quando compili moduli online o invii messaggi a determinate persone. Sul Web, fai clic sull'icona del filtro (a destra della casella di ricerca) e puoi impostare una regola basata su un indirizzo come[e-mail protetta]: puoi archiviarlo automaticamente, contrassegnarlo come speciale o etichettarlo, ad esempio, tramite un filtro.
3. Trascina e rilascia tra le schede
L'interfaccia web di Gmail mostrerà le schede per le tue email per impostazione predefinita: Principale, Promozioni, Social, Aggiornamenti e Forum, e puoi personalizzare quali visualizzare facendo clic sull'icona a forma di ingranaggio (in alto a destra), quindiPersonalizzaSottoPredefinito. Tieni presente che i messaggi presenti in qualsiasi scheda che scegli di nascondere verranno spostati nella scheda Principale, che non può essere nascosta.
Anche se potresti avere familiarità con queste schede, potresti non renderti conto che puoi trascinare le email tra di loro se gli algoritmi di Gmail sbagliano l'ordinamento. Basta fare clic su un'e-mail, quindi trascinarla sull'intestazione di una scheda per spostarla in quella scheda: Gmail ti chiederà anche se desideri classificare tutte le e-mail provenienti da questo mittente in questo modo in futuro e impostare un filtro per questo.
4. Scorri per ordinare
Trascinare e rilasciare le e-mail tra le schede è qualcosa che puoi fare sull'interfaccia Web desktop, ma ci sono trucchi intelligenti da utilizzare anche per le app mobili per Android e iOS. Sapevi, ad esempio, che quando visualizzi la posta in arrivo di Gmail (o qualsiasi cartella dell'app), puoi scorrere le email per organizzarle senza aprirle?
Tocca il pulsante del menu (in alto a sinistra), quindiImpostazioni: Allora devi andare aImpostazioni generaliEAzioni di scorrimento(Android) oPersonalizzazioni della casella di postaEAzioni di scorrimento e-mail(iOS), per scegliere cosa fare con i tuoi spostamenti. Gli scorrimenti verso sinistra e verso destra possono essere configurati separatamente e puoi scegliere tra le opzioni archivio, cestino, contrassegna come letto o non letto, posticipa, sposta e disattiva audio.
Usa gli scorrimenti per mantenere ordinata la tua casella di posta. Credito: David Nield
5. Impara le scorciatoie da tastiera
Le scorciatoie da tastiera possono velocizzare tutto ciò che fai in Gmail, una volta che le hai apprese: sarai in grado di gestire i tuoi lavori di posta elettronica senza prendere il mouse (o il trackpad) o addentrarti nei menu. Puoi quindi abilitare le scorciatoie da tastiera sul Web tramite l'icona a forma di ingranaggio (in alto a destra).Visualizza tutte le impostazioni,Generale, EScorciatoie da tastiera attive.
Alcuni di quelli più utili che utilizziamo spesso sonoEper archiviare un'e-mail che stai leggendo,Rper rispondere a un'e-mail eUNper rispondere a tutti. Puoi usareCper comporre una nuova email,/(barra) per eseguire una ricerca eGseguito daIOper tornare alla tua casella di posta ovunque ti trovi nell'interfaccia web.Google ha un elenco completopuoi fare riferimento.