Hvis dit hjemmekontor er fyldt op med papirer, er det ikke så skræmmende at få disse dokumenter digitaliseret, som du måske havde troet. Du behøver ikke en stor flatbed-scanner eller dyr software: Alt du behøver er din smartphone og Google Drev tilelleriOS.
Indlæs Google Drev, ret din telefons kamera mod et dokument, og du kan gøre det til en PDF, der sikkert kan gemmes i skyen - og som kan sorteres og søges igennem som enhver anden fil i Google Drev. Du kan rydde dine papirmapper og måske endda hele arkivskabe væk, for et mere ryddeligt og mere organiseret fysisk rum.
Der er andre apps, der kan gøre dette, inklusive Dropbox og Apple Notes-appen, men her fokuserer vi på Google Drev. Den er tilgængelig på nettet og til alle telefoner og tablets (og leveres forudinstalleret på de fleste Android-enheder), den hænger pænt sammen med andre Google-apps og -tjenester, og den indeholder en række nyttige filhåndteringsværktøjer.
Scanning af dine dokumenter
Alt du virkelig skal gøre som forberedelse her er at få Google Drev på din telefon, få dine dokumenter stablet og klar, og finde en flad overflade til at bruge til at scanne dem. Google Drev kan til en vis grad kompensere for papirer, der er scannet i en vinkel eller i varierende lys, men for de bedste resultater ønsker du et rent, fladt, godt oplyst rum.
Åbn Google Drev på Android, og du vil se en+(plus)-knap nede i nederste højre hjørne: Tryk på denne og derefterScanat komme i gang. I Google Drev til iOS får du også en B (plus) knap, men så skal du vælgeScan dokument. Du vil derefter se, at din enheds kamera er aktiveret, og den primære scanningsgrænseflade vises.
Få flere oplysninger:Sådan søger du på nettet (minus AI-junk og rod) med Google på Safari til Mac
Scanningsprocessen fungerer lidt anderledes afhængigt af din enhed. På Android skal autoscanning være slået til som standard: Du skal blot pege med telefonens kamera mod et dokument, og det skal genkendes og scannes. Fortsæt med at scanne yderligere sider efter behov, og tryk derefter på den højre pil (nederst til højre). Tryk på hovedudløserknappen i midten for at slå autoscan til eller fra, og billedikonet til venstre for at vælge en side fra din telefonkabys.
Hvis du er på iOS, skal autoscan også være aktiveret, så du skal bare pege dit telefonkamera mod en side for at få det genkendt og fanget - tryk påAutoknap (øverst til højre) for at ændre det tilManuel, hvor du skal trykke på udløserknappen hver gang (tryk på knappen igen for at gå tilbage tilAuto). Fortsæt med at scanne sider på samme måde, indtil du er klar til at gemme hele dokumentet, og klik derefterSpare.
Den næste skærm, du ser, varierer også afhængigt af platformen. iOS lader dig grundlæggende bare vælge et filnavn og en mappe i dit Google Drev, hvorimod du på Android kan anvende flere forbedringer eller filtre på dine sider, genfange individuelle sider, hvis det er nødvendigt, og beskære eller rotere sider - og du kan derefter trykke påNæstefor at vælge et filnavn og en mappe.
Håndtering af dine dokumenter
Dokumenter ses og administreres bedst fra internettet. Skærmbillede: GoogleNår du har scannet dine sider, skal du vælge dit filnavn, vælge en Google Drev-mappe og trykke på Upload-knappen, og du vil finde dokumentet overført til skylageret. Det betyder, at den er tilgængelig via Google Drev på enhver telefon eller tablet, du er logget ind på, og via Google Drevpå nettet.
Der er forskellige måder at administrere filer på i Google Drev, som nemmest gøres via webgrænsefladen. Højreklik på et dokument, og du kan finde muligheder for at downloade, omdøbe og kopiere det, samt at dele det med andre mennesker. VælgeOrganiserefra denne undermenu, og du kan lægge filen i en bestemt mappe.
Alt, hvad du scanner ind via Google Drive-mobilappen, gemmes som PDF. Disse filtyper kan søges igennem i Google Drev: Indtast din forespørgsel i søgefeltet, og i resultaterne vil du se PDF'er med din angivne tekst inkluderet.
Dobbeltklik på en scannet PDF på websiden, og den åbner fuld skærm. Fra denne grænseflade kan du udskrive eller downloade filen og vælgeÅbn med Google Docs. Dette betyder, at Google Drev vil forsøge at konvertere PDF'en til et redigerbart dokument, så skrifttyper og layout bevares så meget som muligt. Du kan derefter redigere og arbejde på denne online fil uden at påvirke den originale PDF.
PDF'er fylder ikke meget i skyen, men Google giver dig kun 15 GB gratis plads på tværs af Gmail, Google Fotos og Google Drev. Hvis du har brug for mere plads til at opbevare dine digitaliserede dokumenter, skal du tilmelde digfor et Google One-abonnement: Prisen starter ved $2 om måneden for yderligere 100 GB plads.