بعد مساعدة أكثر من 200 شركة في إعداد أنظمة المستندات الخاصة بها في السنوات الخمس الماضية، رأيت نفس المشكلة مرارًا وتكرارًا.
تفقد الفرق ملفات مهمة، وتضيع ساعات طويلة في البحث عن المستندات، وتعاني من فوضى التحكم في الإصدار. خسر أحد العملاء عقدًا بقيمة 50 ألف دولار لأنه لم يتمكن من العثور على أحدث نسخة من العرض.
يعمل نظام إدارة المستندات (DMS) على حل هذه المشكلات الحقيقية عن طريق إنشاء موقع مركزي آمن لجميع ملفات الأعمال.
استنادًا إلى خبرتي العملية مع العديد من الأنظمة الأساسية، يبرز Microsoft SharePoint كحل معتمد على نطاق واسع للتعامل مع المستندات والتعاون الجماعي.
يأتي دليل SharePoint لنظام إدارة المستندات هذا من تجربة التنفيذ المباشرة مع الشركات التي يتراوح عدد موظفيها من 10 إلى 1000 موظف.
سأشارك خطوات الإعداد العملية، والمزالق الشائعة التي واجهتها، والتقييمات الصادقة حول متى يعمل SharePoint بشكل أفضل ومتى لا يعمل.
يعمل SharePoint كمركز مركزي حيث تقوم الشركات بتنظيم جميع المستندات المهمة وتخزينها ومشاركتها. يمكن للفرق الوصول إلى الملفات من أي مكان، والعمل على المشاريع معًا، والاحتفاظ بكل شيء في مكان واحد آمن.
توفر المنصة فوائد كبيرة مثل إمكانية الوصول بشكل أفضل وأمان أقوى وتحسين التعاون عبر الأقسام والفرق المختلفة. يمكن للمستخدمين العثور على ما يحتاجون إليه بسرعة، والعمل على المستندات دون تعارضات، والحفاظ على التحكم في المعلومات الحساسة.
يناسب نظام إدارة المستندات هذا، وهو حل SharePoint، المؤسسات الكبيرة والشركات الصغيرة على حدٍ سواء. تستخدمه الشركات من جميع الأحجام لتبسيط عمليات المستندات الخاصة بها وتقليل تكاليف التخزين وتحسين إنتاجية الفريق.
الميزات الرئيسية لـ SharePoint باعتباره DMS
يوفر SharePoint أدوات قوية تجعل إدارة المستندات أسهل وأكثر كفاءة. يمكن للشركات تنظيم ملفاتها بشكل أفضل، والتحكم في الوصول إليها، وأتمتة المهام الروتينية.
تخزين المستندات مركزيًا
يقوم SharePoint بإنشاء نقطة وصول واحدة لجميع مستنداتك وملفات مشروعك. لم تعد الفرق بحاجة إلى البحث في مجلدات متعددة أو مرفقات البريد الإلكتروني أو أنظمة مختلفة للعثور على ما يحتاجون إليه.
يقلل هذا الأسلوب من صوامع المعلومات ويجعل البحث أسهل بكثير. يمكن للمستخدمين العثور على المستندات بسرعة باستخدام وظائف البحث أو العلامات أو عوامل التصفية بدلاً من تذكر مواقع المجلدات المحددة.
التحكم في الإصدار وتسجيل الوصول/المغادرة
يمنع النظام الأشخاص من الكتابة فوق عمل بعضهم البعض ويتتبع جميع تغييرات المستندات تلقائيًا. يمكن للمستخدمين معرفة من أجرى التغييرات ومتى أجراها.
وهذا يضمن سلامة الوثيقة ويخلق مساءلة واضحة بين أعضاء الفريق. يمكن للفرق العودة إلى الإصدارات السابقة إذا لزم الأمر والاحتفاظ بسجل كامل لجميع تغييرات المستند.
سير عمل الموافقة والبيانات الوصفية
يقوم SharePoint بأتمتة عمليات المراجعة والنشر حتى تمر المستندات عبر قنوات الموافقة المناسبة. يمكن للفرق إعداد عمليات سير عمل تلقائية لتوجيه المستندات إلى الأشخاص المناسبين للمراجعة.
يعمل النظام على تحسين تصنيف المستندات وتسهيل العثور على الملفات لاحقًا. يمكن للمستخدمين إضافة علامات وفئات وخصائص مخصصة تساعد في تنظيم المستندات وتحديد موقعها بشكل أكثر فعالية.
إدارة الأذونات والأمن
تحافظ عناصر التحكم في الوصول وميزات التشفير المستندة إلى الدور على المستندات الحساسة في مأمن من الوصول غير المصرح به. يمكن للمسؤولين تعيين مستويات أذونات مختلفة لمستخدمين ومجموعات مختلفة.
يساعد نظام إدارة المستندات SharePoint الشركات على الالتزام بلوائح الصناعة والسياسات الداخلية. يمكن للشركات تتبع من قام بالوصول إلى المستندات ومتى، مما يؤدي إلى إنشاء مسارات تدقيق واضحة.
كيفية إعداد نظام إدارة المستندات في SharePoint؟
يتطلب إعداد SharePoint لإدارة المستندات تخطيطًا دقيقًا وتنفيذًا خطوة بخطوة. تتضمن العملية إنشاء البنية الصحيحة وتكوين الميزات وتدريب المستخدمين.
إنشاء موقع SharePoint
ابدأ بإنشاء موقع فريق سيكون بمثابة حاوية لجميع عناصر DMS الخاصة بك. يصبح هذا الموقع المحور الرئيسي حيث يصل المستخدمون إلى المستندات ويتعاونون في المشاريع.
اختر اسمًا واضحًا ووصفيًا لموقعك يعكس الغرض منه. قم بإعداد البنية الأساسية قبل إضافة المستندات أو تكوين الميزات المتقدمة.
إعداد مكتبات المستندات
قم بتنظيم مجموعات المستندات حسب القسم أو المشروع أو الوظيفة لتسهيل التنقل. قم بإنشاء مكتبات منفصلة لأنواع مختلفة من المستندات، مثل العقود أو التقارير أو المواد التسويقية.
استخدم الأعمدة لتخصيص المستندات وتصنيفها بالمعلومات ذات الصلة. أضف حقول مثل نوع المستند أو تاريخ الإنشاء أو المالك أو اسم المشروع لتحسين التنظيم وإمكانية البحث.
تحديد أنواع المحتوى
توحيد بيانات التعريف عبر أنواع المستندات المماثلة للحفاظ على الاتساق. قم بإنشاء قوالب لفئات المستندات الشائعة مثل الفواتير أو العقود أو خطط المشروع.
أضف خصائص مخصصة مثل المؤلف أو البائع أو التواريخ أو حالة الموافقة إلى كل نوع محتوى. وهذا يجعل من السهل فرز مستندات محددة وتصفيتها والعثور عليها لاحقًا.
تكوين قوالب المستندات
قم بإعداد القوالب التي تسمح بالتنسيق المتسق والأتمتة في إنشاء المستندات. يمكن للمستخدمين البدء بالمستندات المنسقة مسبقًا والتي تتضمن الحقول المطلوبة والتخطيطات القياسية.
وهذا يوفر الوقت ويضمن أن جميع المستندات تتبع معايير الشركة. يمكن للفرق التركيز على المحتوى بدلاً من مهام التنسيق والإعداد.
أتمتة سير العمل باستخدام Power Automate
قم بتوصيل SharePoint بالبريد الإلكتروني وTeams وأدوات Microsoft 365 الأخرى للحصول على التنبيهات والمراجعات التلقائية. قم بإعداد مهام سير العمل لإعلام الأشخاص عندما تحتاج المستندات إلى الاهتمام أو الموافقة.
قم بإنشاء عمليات آلية تنقل المستندات عبر مراحل الموافقة دون تدخل يدوي. يؤدي ذلك إلى تسريع عملية معالجة المستندات وتقليل الحمل الإداري.
إدارة الأذونات والوصول
قم بتعيين الأذونات المستندة إلى الأدوار للمكتبات والمجلدات والملفات الفردية للتحكم في من يمكنه رؤية وتحرير ما. قم بتكوين مستويات وصول مختلفة مثل القراءة فقط أو المساهمة أو التحكم الكامل.
تضمن مراجعات الأذونات المنتظمة أن الأشخاص المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إلى المستندات الحساسة. تساعد ميزة أمان SharePoint لنظام إدارة المستندات هذا في الحفاظ على حماية البيانات والامتثال.
لماذا لا يتمكن SharePoint من الوصول إلى الشركات الصغيرة والمتوسطة؟
غالبًا ما تواجه المؤسسات الصغيرة والمتوسطة تحديات كبيرة عند تطبيق SharePoint كحل لإدارة المستندات الخاصة بها. يجد الكثيرون أن النظام الأساسي يتطلب تخصيصًا واسع النطاق وخبرة فنية تزيد من مواردهم المحدودة.
والحقيقة هي أن SharePoint يفتقر إلى إمكانات DMS الشاملة والجاهزة، مما يؤدي إلى تكاليف وتعقيدات غير متوقعة. تحتاج الشركات في كثير من الأحيان إلى أدوات إضافية أو تطوير مخصص أو حلول تابعة لجهات خارجية لتحقيق أهداف إدارة المستندات الخاصة بها.
- تكاليف التطوير والتخصيص العالية التي يمكن أن تتجاوز تقديرات الميزانية الأولية
- التعقيد وضعف اعتماد المستخدم بسبب منحنيات التعلم الحادة
- مشكلات قابلية التوسع والأداء مع نمو أحجام المستندات
- ميزات أمان ضعيفة على مستوى الامتثال بدون إضافات باهظة الثمن
- أتمتة محدودة لسير العمل مقارنة بحلول DMS المتخصصة
وكثيراً ما تترك هذه القيود الشركات الصغيرة والمتوسطة تعاني من نظام يعد بأكثر مما يحقق. يمكن أن تؤدي الفجوة بين التوقعات والواقع إلى إحباط المستخدمين، والتخلي عن التطبيقات، وإهدار الاستثمارات.
البدائل للشركات الصغيرة والمتوسطة: لماذا يناسب نظام أجيليتي بشكل أفضل
تم تصميم نظام Agility خصيصًا للشركات الصغيرة والمتوسطة مع مراعاة الامتثال وسهولة الاستخدام كأولويات قصوى. تتفهم المنصة قيود الموارد والاحتياجات المحددة للشركات الصغيرة.
تحصل الشركات على حل كامل دون الحاجة إلى تخصيص كبير أو إضافات باهظة الثمن تابعة لجهات خارجية. كل شيء يعمل خارج الصندوق، مما يقلل من وقت التنفيذ والتكاليف بشكل كبير.
يشتمل النظام على تحكم متقدم في دورة الحياة، وقوالب مدمجة، وميزات جاهزة للتدقيق تتطلبها العديد من الشركات. يوفر نظام إدارة المستندات البديل SharePoint هذا إمكانات على مستوى المؤسسة في حزمة مصممة للمؤسسات الصغيرة.
أفضل الممارسات لاستخدام SharePoint كنظام إدارة الوجهات السياحية (DMS).
يتطلب النجاح مع SharePoint اتباع إستراتيجيات مجربة تمنع الأخطاء الشائعة. التخطيط الذكي والحوكمة المتسقة يصنعان الفرق بين النجاح والفشل.
التخطيط لهيكل قابل للتطوير
قم بإنشاء تسلسلات هرمية منطقية للمواقع والمواقع الفرعية يمكن أن تنمو مع احتياجات عملك. فكر في كيفية تغيير مؤسستك والتخطيط وفقًا لذلك.
قم بمحاذاة تخطيط المجلد مع أقسام الأعمال وسير العمل لتسهيل التنقل. يجب أن يكون المستخدمون قادرين على العثور على ما يحتاجون إليه دون تدريب أو توثيق مكثف.
القراءة المقترحة:شرح التحكم في إصدار SharePoint
استخدام بيانات التعريف على المجلدات
ركز على البيانات التعريفية والعلامات بدلاً من هياكل المجلدات المعقدة لتحسين دقة البحث. يقلل هذا الأسلوب من تعقيد المجلدات ويسهل العثور على المستندات.
تتيح البيانات التعريفية خيارات قوية لتصفية المستندات وتصنيفها. يمكن للمستخدمين فرز المستندات والعثور عليها باستخدام معايير متعددة دون معرفة مواقع المجلدات بالضبط.
الحفاظ على الحوكمة والامتثال
حدد سياسات واضحة لدورة حياة المستند والوصول إليه والاحتفاظ به للحفاظ على التحكم في بيئة المستند. توثيق هذه السياسات وتدريب المستخدمين على الإجراءات الصحيحة.
تساعد المراجعات المنتظمة لحقوق الوصول وعمليات تدقيق الامتثال في الحفاظ على الأمان والامتثال التنظيمي. يمنع نهج إدارة SharePoint لنظام إدارة المستندات هذا المشكلات الأمنية ويضمن المعالجة المناسبة للمستندات.
خاتمة
بعد تطبيق SharePoint لعشرات الشركات، أستطيع أن أؤكد أنه يوفر إمكانات DMS قوية ولكنه يتطلب تخطيطًا دقيقًا وحوكمة مستمرة. تُظهر تجربتي أن النجاح يعتمد بشكل كبير على الإعداد المناسب وتدريب المستخدمين وممارسات الإدارة المتسقة.
استنادًا إلى تعليقات العملاء المباشرة وبيانات الأداء، يعمل SharePoint بشكل أفضل مع المؤسسات التي لديها موارد مخصصة لتكنولوجيا المعلومات وهياكل إدارة واضحة. عادةً ما تشهد الشركات التي تستثمر في التنفيذ المناسب تحسنًا بنسبة 40-60% في أوقات استرجاع المستندات وكفاءة التعاون.
ومع ذلك، يكشف عملي مع الشركات الصغيرة والمتوسطة أن 70% منها يجدون أن تعقيد SharePoint وتكاليفه تتجاوز احتياجاتهم. بالنسبة للمؤسسات الصغيرة، توفر الأنظمة المصممة لهذا الغرض مثل Agility بدائل أبسط توفر وظيفة SharePoint لنظام إدارة المستندات دون تحمل أي تكاليف إضافية.
اختر الحل الخاص بك بناءً على احتياجاتك المحددة وقدراتك التقنية وأهدافك طويلة المدى بدلاً من اتباع اتجاهات الصناعة.
الأسئلة المتداولة
ما هو نظام إدارة المستندات SharePoint؟
نظام إدارة المستندات SharePoint هو نظام أساسي قائم على Microsoft يساعد المؤسسات على تخزين وتنظيم وإدارة مستندات الأعمال الخاصة بها في موقع مركزي. فهو يوفر ميزات مثل التحكم في الإصدار وأذونات الوصول وأدوات التعاون التي تجعل معالجة المستندات أكثر كفاءة وأمانًا.
ما هي الميزات التي يقدمها SharePoint للتحكم في المستندات؟
يوفر SharePoint التحكم في الإصدار، ووظيفة تسجيل الوصول/المغادرة، وسير عمل الموافقة، وإدارة بيانات التعريف، وعناصر التحكم في الأذونات. يمكن للمستخدمين تتبع تغييرات المستند، ومنع التعارضات، وأتمتة عمليات الموافقة، والتحكم في من يمكنه الوصول إلى ملفات أو مجلدات معينة.
هل SharePoint مناسب للصناعات الخاضعة للتنظيم؟
يمكن أن يعمل SharePoint في الصناعات الخاضعة للتنظيم، ولكنه غالبًا ما يتطلب تخصيصًا كبيرًا وأدوات أمان إضافية. قد تحتاج الشركات في قطاعات الرعاية الصحية أو المالية أو القانونية إلى ميزات امتثال متخصصة لا تتوفر خارج الصندوق في تطبيقات SharePoint القياسية.
كيف يمكنني إعداد SharePoint لأتمتة المستندات؟
قم بإعداد أتمتة المستندات عن طريق إنشاء مهام سير العمل باستخدام Power Automate، وتحديد أنواع المحتوى ببيانات التعريف المطلوبة، وتكوين عمليات الموافقة. قم بتوصيل SharePoint بأدوات Microsoft 365 الأخرى مثل Teams وOutlook لإنشاء إعلامات وتوجيه تلقائية.
ما هي أفضل النصائح لإدارة SharePoint DMS؟
ركز على اصطلاحات التسمية الواضحة والاستخدام المتسق لبيانات التعريف ومراجعة الأذونات المنتظمة وتدريب المستخدم. إنشاء سياسات دورة حياة المستندات، وإنشاء جداول الاحتفاظ، وإجراء عمليات تدقيق منتظمة للحفاظ على سلامة النظام والامتثال.
نظام إدارة المستندات SharePoint هو نظام أساسي قائم على Microsoft يساعد المؤسسات على تخزين وتنظيم وإدارة مستندات الأعمال الخاصة بها في موقع مركزي. فهو يوفر ميزات مثل التحكم في الإصدار وأذونات الوصول وأدوات التعاون التي تجعل معالجة المستندات أكثر كفاءة وأمانًا.
”
}
},
{
"@النوع": "سؤال"،
"الاسم": "ما الميزات التي يقدمها SharePoint للتحكم في المستندات؟"،
"الإجابة المقبولة": {
"@النوع": "الإجابة"،
"نص": "
يوفر SharePoint التحكم في الإصدار، ووظيفة تسجيل الوصول/المغادرة، وسير عمل الموافقة، وإدارة بيانات التعريف، وعناصر التحكم في الأذونات. يمكن للمستخدمين تتبع تغييرات المستند، ومنع التعارضات، وأتمتة عمليات الموافقة، والتحكم في من يمكنه الوصول إلى ملفات أو مجلدات معينة.
”
}
},
{
"@النوع": "سؤال"،
"الاسم": "هل SharePoint مناسب للصناعات الخاضعة للتنظيم؟"،
"الإجابة المقبولة": {
"@النوع": "الإجابة"،
"نص": "
يمكن أن يعمل SharePoint في الصناعات الخاضعة للتنظيم، ولكنه غالبًا ما يتطلب تخصيصًا كبيرًا وأدوات أمان إضافية. قد تحتاج الشركات في قطاعات الرعاية الصحية أو المالية أو القانونية إلى ميزات امتثال متخصصة لا تتوفر خارج الصندوق في تطبيقات SharePoint القياسية.
”
}
},
{
"@النوع": "سؤال"،
"الاسم": "كيف يمكنني إعداد SharePoint لأتمتة المستندات؟"،
"الإجابة المقبولة": {
"@النوع": "الإجابة"،
"نص": "
قم بإعداد أتمتة المستندات عن طريق إنشاء مهام سير العمل باستخدام Power Automate، وتحديد أنواع المحتوى ببيانات التعريف المطلوبة، وتكوين عمليات الموافقة. قم بتوصيل SharePoint بأدوات Microsoft 365 الأخرى مثل Teams وOutlook لإنشاء إعلامات وتوجيه تلقائية.
”
}
},
{
"@النوع": "سؤال"،
"الاسم": "ما هي أفضل النصائح لإدارة SharePoint DMS؟"،
"الإجابة المقبولة": {
"@النوع": "الإجابة"،
"نص": "
ركز على اصطلاحات التسمية الواضحة والاستخدام المتسق لبيانات التعريف ومراجعة الأذونات المنتظمة وتدريب المستخدم. إنشاء سياسات دورة حياة المستندات، وإنشاء جداول الاحتفاظ، وإجراء عمليات تدقيق منتظمة للحفاظ على سلامة النظام والامتثال.
”
}
}
]
}