إذا كنت تمتلك جهاز كمبيوتر، فقد تعتقد أنك لست بحاجة إلى نصائح Microsoft Word. بعد كل شيء، لقد كان موجودًا منذ 40 عامًا، ومن المؤكد أن جميع أسراره قد تم الكشف عنها منذ فترة طويلة. يا فتى، هل لدينا أخبار لك؟
سواء كنت تستخدم برنامج Word طوال الوقت أو تفتحه فقط عندما تحتاج إلى إزالة الغبار عن سيرتك الذاتية، فستحتاج إلى التعمق أكثر قليلاً فيما هو أبعد من الخط الغامق والتسطير لتحقيق أقصى استفادة منه. ولحسن حظك، فقد غمسنا مقالتنا في نهر الخيارات واستخرجنا بعض النصائح التي تعتبر من الذهب الخالص.
1. قم بإنشاء أجزاء وهمية من النصوص باستخدام أداة أبجدية النص
الأشخاص الذين لا يتعاملون مع الكلمات قد لا يعرفون أن لوريم إيبسوم هو سيمليش الكلمة المكتوبة. إنها مجرد هراء - قطع من الحروف تبدو وكأنها كلمات تساعد الأشخاص على تصور كيفية ظهور النص على موقع ويب أو في مجلة أو كتاب أو مستند منمق.
[ذات صلة: كن كاتبًا أفضل باستخدام هذه الأدوات عبر الإنترنت]
إذا كنت تميل إلى تصميم المستندات بدلاً من كتابتها، أو ترغب في المماطلة في المسودات عن طريق العبث بتنسيق الصفحة، فيمكنك استخدام lorem ipsum في Word. ليس عليك حتى فتح القائمة — فقط اكتب=العلم ()في مكان ما على الصفحة، ضربيدخل، وأنت جاهز تمامًا.
المزيد من القراءة:كيفية إعادة تعيين مايكروسوفت وورد إلى الإعدادات الافتراضية
افتراضيًا، سيقوم الأمر بإنشاء خمس فقرات قصيرة من النص. إذا لم يكن هذا كافيًا بالنسبة لك، فيمكنك إخبار Word بالعدد الذي تريده عن طريق إضافة رقم داخل الأقواس. لذا، إذا كنت تريد 12 فقرة، فاكتب= المعرفة (12)واستمتع بنصك المجاني.
2. أضف طابعًا زمنيًا مباشرًا إلى عملك
إذا كان لديك قالب مستند يتعين عليك تحديثه باستمرار بالتاريخ الحالي، فإن Word لديه أداة ستمنعك من الاضطرار إلى النظر إلى زاوية شاشتك أثناء الهمس، "ما هو اليوم؟" لنفسك.
يمكنك إضافة طابع زمني إلى المستند بالانتقال إلىإدراجعلامة التبويب والنقر فوقأدخل التاريخ والوقتالأداة - إنها أيقونة صغيرة تعرض تقويمًا به ساعة في الأعلى، على يسار الشاشةمعادلةزر.
في النافذة الناشئة، ستتمكن من الاختيار من قائمة طويلة من تنسيقات الوقت، مثل "الشهر/اليوم/السنة" الكلاسيكي المكون من رقمين، أو حتى التنسيق الذي يتضمن اللحظة التي أدخلتها فيها في المستند. بشكل افتراضي، ستكون هذه الوظيفة ثابتة ما لم تحدد المربع الموجود أسفل القائمة المجاورة مباشرةالتحديث تلقائيا. بمجرد الانتهاء، انقر فوقنعموستكون على ما يرام.
إذا كنت تتعاون مع أشخاص في بلدان أخرى أو تعمل بلغة غير اللغة الافتراضية لنظامك، فسيتمأدخل التاريخ والوقتستوفر لك النافذة قائمة منسدلة حيث ستتمكن من تغيير اللغة وخيارات تنسيق التاريخ باستخدامها. ستعرض لك Microsoft على الفور اللغات التي أضفتها إلى نظام التشغيل الخاص بك، لذا إذا كنت بحاجة إلى استخدام لغة غير مدرجة هناك، فستحتاج إلى إضافتها من خلالإعدادات، تليهاالوقت واللغة(ويندوز)، أوإعدادات النظام>عام>اللغة والمنطقة(ماك).
في وقت ما، كان التوقيع على مستند تلقيته عبر البريد الإلكتروني يتطلب منك طباعته وتوقيعه ثم التقاط صورة له. أو ما هو أسوأ من ذلك – قم بمسحه ضوئيًا. اليوم، يتيح لك Word تجاوز الجانب المادي لتوقيع مستند باستخدام ملحقالأشكالخيار.
اذهب الىإدراجعلامة التبويب، انقر علىالأشكال، واختر التمايل الموجود أسفلخطوط. سيسمح لك هذا باستخدام المؤشر كقلم لرسم توقيعك، والذي ستتمكن بعد ذلك من تحريكه عبر المستند وحتى نسخه/قصه ولصقه وقتما تشاء. بالطبع، رسم توقيعك باستخدام الماوس ليس بالمهمة الأسهل أو الأكثر راحة، ولكنه سيصبح أسهل مع القليل من التدريب.
من ناحية أخرى، إذا كنت توقع على مستند مهم ولا تستطيع تحمل رؤية توقيعك المهتز هناك طوال الوقت، فهناك خيار آخر. إذا كنت مشتركًا في Office 365 ولديك جهاز كمبيوتر، فيمكنك استخدامهللتوقيع باستخدام ميزة الرسم.
اذهب الىيرسمعلامة التبويب وتشغيل مفتاح التبديل أعلاهارسم باستخدام لوحة التتبع. سيُظهر لك Word منطقة مستطيلة على الشاشة، قم بملئها عن طريق الرسم على لوحة التعقب بإصبعك. ليس عليك الضغط لأسفل أو أي شيء، فقط قم بتمرير رقمك. استخدم إصبعين لنقل المنطقة إلى مكان آخر على الشاشة (مفيد إذا كنت بحاجة إلى تحديد مربع) واضغط على أي مفتاح عند الانتهاء. ستصبح خربشاتك بعد ذلك مثل الكائنات التي يمكنك تغيير حجمها ونسخها/قصها ولصقها عبر المستند.
4. قم بإيقاف عوامل التشتيت باستخدام وضع التركيز من Microsoft
الشيء الوحيد الذي لن يتمكن Word (أو أي معالج نصوص، في هذا الشأن) من فعله هو كتابة ما تحتاج إلى كتابته. يمكنك أن تجد الإلهام في مكان آخر، ولكن في نهاية المطاف، يجب أن تكون كلماتك ملكك. وبقدر ما يبدو هذا الأمر بسيطًا، إلا أنه ليس من السهل القيام به.
ساعد نفسك عن طريق تجنب عوامل التشتيت باستخدام وضع التركيز من Microsoft. ستعمل هذه الميزة على تعيين المستند الخاص بك إلى وضع ملء الشاشة بخلفية سوداء، لذلك لا يوجد شيء آخر يمكنك فعله سوى كتابة الكلمات. لن يعرض العرض الافتراضي حتى شريط التنقل الرئيسي أو الشريط الذي يحتوي على جميع الخيارات التي اعتدت عليها. ولكنها لا تزال موجودة، فقط قم بتحريك المؤشر إلى أعلى الشاشة وسوف تنخفض الخيارات. أوه، والأمر برمته أحادي اللون، لذلك لن تشتت انتباهك بأية ألوان جميلة.
لتنشيط وضع التركيز، انتقل إلىمنظرواخترركز. يمكنك الخروج من الميزة وقتما تشاء عن طريق الضغط علىخروجمفتاح.
5. اسمح لبرنامج Word بتقييم كتابتك من خلال درجة سهولة القراءة
كما قلنا، لا يستطيع Word تأليف النثر لك، لكنه يمكن أن يكون محررًا مفيدًا. يمكن للبرنامج تقييم كتابتك وإخبارك بالجوانب التي تحتاج إلى تحسينها حتى يكون النص مناسبًا لجمهورك.
مع الكلمات الموجودة بالفعل على الصفحة، انتقل إلىأدوات,التهجئة والنحو، وحددمحرر. سيظهر شريط جانبي على يمين شاشتك يوضح لك النتيجة الإجمالية لكتابتك وثلاثة مجالات يمكنك تحسينها:تهجئة,القواعد، والإيجاز. انقر على كل واحد لرؤية اقتراحات Word. ضع في اعتبارك أن هذا مجرد برنامج، لذا فمن المحتمل أن بعض توصياته لا تكون منطقية بالنسبة لك على الإطلاق. إذا كان الأمر كذلك، يمكنك اختيار تجاهلها.
في الجزء السفلي من الشريط الجانبي يوجد المكان الذي يحدث فيه السحر: انقر فوقإحصائيات الوثيقةوبعد بضع ثوانٍ، ستظهر لك نافذة تحتوي على تفاصيل حول مستندك، مثل عدد الكلمات والجمل ومتوسط عدد الأحرف لكل كلمة.
ولكن الجزء الممتع حقا هو تحتسهولة القراءة. هناك، سيعرض لك Word درجة النص الخاص بك استنادًا إلى فهارس Flesch Reading Ease وFlesch-Kincaid Grade Level. على التوالي، تهدف هذه الأنظمة إلى تحديد مدى سهولة قراءة المستند، ومستوى القراءة في الصف الدراسي الذي يجب أن يتمتع به جمهورك لفهمه بشكل كامل وسهل.
في حالة درجة سهولة القراءة، كلما زاد الرقم، أصبح الفهم أسهل. بشكل عام، تريد أن يكون ما تكتبهبين 70 و 80، مما يعني أنه يجب أن يكون من السهل على الشخص البالغ العادي أن يفهمه. وفي الوقت نفسه، يستخدم مؤشر Flesch-Kincaid مستويات الصفوف الدراسية في نظام التعليم الأمريكي كمعلمات له، ويمكن أن يساعدك في قياس ما إذا كان النص الخاص بك يناسب جمهورك - إذا كنت تتحدث في مؤتمر أكاديمي، على سبيل المثال، فلن تكون النتيجة العالية مشكلة.
من أعلى الصفحة إلى الفقرة أعلاه، يقول Word أن هذه القصة حصلت على درجة سهولة القراءة تبلغ 65، وهي ليست مثالية، ولكن هذا هو السبب في أنه لا يزال لدينا محررين بشريين. (إذا كنت تتساءل، فقد تحسنت النتيجة بعد أن عمل المحرر عليها.)
6. حدد الجملة بأكملها بنقرة واحدة
عند الحديث عن التحرير، عند الكتابة على برنامج Word، يعد تحديد النص أحد أفضل الطرق لتحريك الجمل والتخلص من ما لا يعمل.
ربما تستخدم اختصارات مثلالتحول + السهملتحديد نص حرفًا تلو الآخر، وShift + الخيار + السهم(ماك) أوShift+Control+سهم(Windows) للذهاب إليها كلمة بكلمة. إذا كنت محررًا جزارًا، فيمكنك النقر ثلاث مرات فقط على فقرة لتحديد كل شيء وإيقافه. لكن Word يقدم خيارًا آخر: تحديد جملة واحدة بنقرة واحدة. الحيلة هي أن تعقديأمر(ماك) أويتحكم(Windows) أثناء قيامك بذلك.
7. القفز بين مناطق التحرير الساخنة
هناك نصيحة أكثر تخصصًا ولكنها لا تزال مفيدة وهي استخدام اختصار لوحة المفاتيح للتنقل بين التعديلات. يضربالتحول + F5وسوف تعيدك Microsoft إلى آخر مكان قمت فيه بتحرير النص الخاص بك. اضغط عليه مرة أخرى، وسوف تذهب إلى الذي قبل ذلك.
ضع في اعتبارك أنه إذا كان الكمبيوتر المحمول أو لوحة المفاتيح لديك يستخدم صف المفتاح F لوظائف أخرى (مثل كتم صوت الكمبيوتر أو ضبط سطوع الشاشة)، فقد يتعين عليك إضافة الزروظيفةأوالجبهة الوطنيةمفتاح قبل هذا الاختصار. سيخبر هذا جهاز الكمبيوتر الخاص بك أنك تستخدم F5 كـ F5 وليس لديك أي نية، على سبيل المثال، لضبط الإضاءة الخلفية للوحة المفاتيح.
يعد هذا مفيدًا بشكل لا يصدق إذا كنت تقوم بمراجعة مستند طويل بشكل خاص، أو كنت في المراحل الأخيرة من التحرير، عندما تكون التغييرات نادرة وبعيدة عن بعضها البعض.
8. البحث عن الأحرف غير المرئية واستبدالها
إذا واجهت صعوبة في التعامل مع مستند منسق بشكل كبير أو تساءلت عن سبب عدم إعطاء المسافة الصحيحة للضغط على مفتاح Enter، فمن المحتمل أنك تواجه أحرفًا مخفية أو غير مرئية.
كما ترى، فإن معظم الأشياء في المستند لها طابع، حتى المسافة بين الفقرات. إذا كنت بحاجة إلى رؤية ما تتعامل معه، يمكنك أن تطلب من Microsoft أن تظهر لك عن طريق الضغط علىالأمر + 8(ماك) أوالسيطرة + التحول + 8(ويندوز). عندما تفعل ذلك، سترى مجموعة من الشخصيات الجديدة تظهر بلون مختلف. بعض من أكثرها شيوعًا هي النقطة المعلقة بين الكلمات، والتي تمثل مسافة واحدة، و"P" التي تواجه اليسار، مما يعني أن هناك فاصل فقرة واحد.
ربما لن تستخدم هذا الاختصار مع المستندات البسيطة، ولكن إذا كنت تستخدم قالبًا وجدته في Word أو عبر الإنترنت، فقد يساعدك ذلك على فهم المشكلة إذا بدأ الملف في العمل بشكل غير صحيح.
9. حماية المستندات الخاصة بك بكلمة مرور
ليس كل ما تكتبه متاحًا للجميع للقراءة، وإذا كنت تريد التأكد من أنه حتى أكثر الجواسيس تجسسًا لا يقرأون ما تعمل عليه، فيمكنك حماية مستندات Word بكلمة مرور.
اعتمادًا على إصدار Word لديك، قد تجد هذا الخيار بالنقر فوقملف,معلومات، وثمحماية الوثيقة. ستمنحك القائمة التالية قائمة بالأشياء التي يمكنك القيام بها، مثل تقييد التحرير أو منح أشخاص معينين فقط حق الوصول إلى الملف. ولكن إذا كنت تريد أن تسلك طريقًا أكثر أمانًا، فاخترتشفير بكلمة مرورواتبع التعليمات.
[ذات صلة: توقف عن اختيار كلمات المرور السيئة بالفعل]
في إصدار 2023 من Word، ستجدحماية الوثيقةالخيار تحتمراجعةفاتورة غير مدفوعة. ستعرض لك النافذة التالية عددًا من الأشياء التي يمكنك القيام بها، بدءًا من إعداد كلمة مرور للوصول إلى المستند، وحتى طلب بيانات الاعتماد لإجراءات معينة مثل عرض التعليقات أو التحرير أو تتبع التغييرات. أدخل كلمة المرور الخاصة بك (احفظها أو احفظها في مكان آمن) ثم انقرنعملإنهاء.
10. قم بمحاذاة كافة الكائنات بشكل مثالي
عندما يتعلق الأمر بإدراج كائنات في مستندك، يمنحك Word قدرًا كبيرًا من الحرية. يمكنك تضمين الصور ومقاطع الفيديو وملفات GIF ورسومات الشعار المبتكرة ونقلها أينما تريد.
لكن كل هذه الحرية تجعل من الصعب أحيانًا معرفة ما إذا كانت الرسوم البيانية التي تضيفها إلى تقريرك السنوي متوافقة بالفعل بشكل صحيح. لقد أمضيت ساعات طويلة جدًا في العمل حتى لا تسمح لصورة ما بإفساد يومك.
للتأكد من أن كل شيء في المكان الذي يجب أن يكون فيه، استخدم الشبكة. تحتتَخطِيطعلامة التبويب، انقر فوقمحاذاة، ومن القائمة المنسدلة اخترعرض خطوط الشبكة. سيؤدي هذا الخيار على الفور إلى تراكب شبكة على منطقة العمل بصفحتك، والتي يمكنك استخدامها كمرجع لمعرفة مكان وضع الكائنات بالضبط أو التأكد من أنها كلها بنفس الحجم. من القائمة محاذاة، يمكنك أيضًا النقر فوقإعدادات الشبكةلتخصيص خيارات مثل مساحة كائنات الصفحة التي سيتم انطباقها عليها أو حجم الشبكة. عند الانتهاء، انقر فوقنعملحفظ الإعدادات الخاصة بك.